Multi-finance.ru

Обзор финансовых рынков
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Полноценный документ это

Вопрос 6. Приемы исследования бухгалтерских документов

Вопрос 5. Классификация бухгалтерских документов по качественным признакам

Важное значение для юристов при обнаружении и выявлении преступлений имеет классификация бухгалтерских документов по качественным признакам.

По качественным признакам все документы подразделяются на две основные группы: А) полноценные; Б) неполноценные.

Полноценный бухгалтерский документ должен отвечать следующим требованиям:

1. Формальное требование. В соответствии с ним, каждый бухгалтерский документ должен быть составлен по установленной форме и иметь необходимые реквизиты.

2. Требование законности. Полноценный бухгалтерский документ должен отражать законную по своему содержанию хозяйственную операцию.

3. Требование действительности. Полноценные бухгалтерские документы отражают хозяйственные операции, которые были совершены на самом деле.

Документы, не отвечающие хотя бы одному из вышеперечисленных требований, являются неполноценными. В зависимости от того, какое требование нарушено, неполноценные документы подразделяются на следующие группы:

1. Неправильно оформленные. К ним относятся документы, в которых отсутствуют необходимые реквизиты, документы, имеющие лишние реквизиты, документы с ненадлежащими реквизитами (расходный кассовый ордер, в котором в качестве распорядителя о выдаче денег расписалось лицо, не имеющее на это полномочий).

2. Документы, отражающие незаконные по своему содержанию хозяйственные операции. К ним относятся те документы, которые составлены с нарушением действующих законов и правил, и документы с нарушением действующих норм и расценок.

3. Документы, отражающие такие хозяйственные операции, которые в действительности не были совершены. Эти документы называют также бестоварными или безнадежными. Такие документы отражают вымышленные (фиктивные) хозяйственные операции.

При решении вопроса о полноценности бухгалтерских документов необходимо решать вопрос о подлинности или подложности бухгалтерских документов. Решая данный вопрос, необходимо учитывать следующее: Полноценные документы, отвечающие трем основным требованиям, всегда являются подлинными, также как и документы, отражающие незаконные, но в действительности осуществленные хозяйственные операции. Документы же, отражающие операции, которые в действительности не совершались, всегда являются подложными. К подложным документам относятся такие документы, в которые занесены заведомо ложные сведения о содержании, дате или сумме хозяйственной операции.

Все нарушения и злоупотребления при ведении бухгалтерского учета находят отражение в учетных данных, в основном, в трех формах:

1) Противоречия или несоответствия в содержании одного, отдельно взятого документа.

2) Противоречия между содержанием нескольких взаимосвязанных документов.

3) Отражение в учетных документах данных об отклонении от нормального порядка движения материальных ценностей.

Исходя из этого, методы исследования учетных данных, соответственно кругу изучаемых объектов, подразделяются на три группы:

1. приемы исследования одного, отдельно взятого документа;

2. приемы исследования нескольких документов, отражающих одну и ту же или несколько взаимосвязанных хозяйственных операций;

3. приемы исследования учетных данных, отражающих движение однородных ценностей.

Рассмотрим более подробно каждый из этих приемов.

1.Исследование одного, отдельно взятого документа осуществляется тремя основными методами:

А) проверка документа по форме. При формальной проверке производится осмотр документа с целью выявления материального подлога, следов подчистки, травления, приписок, подклейки. Обращается внимание на оттиски штампов, печатей. Выясняется наличие в документе необходимых реквизитов.

Б) арифметическая проверка устанавливает правильность итоговых показателей, подсчитанных как по горизонтальным, так и по вертикальным строчкам и графам документа.

В) нормативная проверка содержания отдельного документа предусматривает его изучение с точки зрения соответствия действующим на момент составления документа законам, ведомственным нормативным актам, инструкциям, правилам.

2.Приемы исследования нескольких документов, отражающих одну и ту же или несколько взаимосвязанных хозяйственных операций. Для обнаружения такого несоответствия применяются два метода:

А) метод встречной проверки;

Б) метод взаимоконтроля.

Метод встречной проверки документов состоит в сопоставлении разных экземпляров одного и того же документа. Цель такого сопоставления – установить тождество всех экземпляров. Экземпляры одного документа могут находиться в различных организациях. Данный метод эффективен, когда между злоумышленниками нет сговора.

Метод взаимоконтроля заключается в сопоставлении содержания различных документов и учетных данных, в которых прямо или косвенным образом отражается проверяемая хозяйственная операция.

3.Приемы исследования учетных данных, отражающих движение однородных ценностей, помогают выявить отклонения, противоречия, необъяснимые при нормальном, правильном движении учтенного в документах имущества. К данным приемам относятся:

А) метод восстановления количественно-суммового учета;

Б) метод контрольного сличения остатков.

Данные методы мы рассмотрим с вами при изучении темы № 3.

Документ — это. Виды, классификация, функции

В связи с тем, что мы в повседневной жизни постоянно сталкиваемся с документами на работе и дома, то дальнейший разговор мы хотим посвятить именно им. Давайте выясним, что такое документ и какие их виды существуют.

Что такое документ?

Документ – это информация, зафиксированная на материальном носителе, имеющем реквизиты, которые позволяют ее идентифицировать. Существуют и другие определения данного понятия. Так, можно сказать, что документ – это информация, сохраняемая физическими лицами и организациями в качестве подтверждения деятельности или обязательств.

Сущность документа

В основном, все имеющиеся определения документа подчеркивают его информационный характер (сущность).

В Законе об «Информации, информационных технологиях» говорится, что информация – это предоставленные сведения вне зависимости от форм и методов их подачи. И значит, отобразив в документе, мы можем сохранять и передавать имеющиеся сведения другим лицам, а также пользоваться ими неоднократно.

Носитель задокументированной информации – это объект, который используется для ее хранения и закрепления в звуковой, речевой и наглядной форме.

Из сказанного можно сделать вывод, что документ – это еще и непременный элемент внутренней работы любой организации, учреждения, фирмы, который обеспечивает взаимодействие отдельных подразделений. Ведь именно информация является причиной принятия всех управленческих решений, а также доказательством их выполнения и материалом для дальнейшей деятельности.

В управленческой сфере документ – это предмет труда, так как любое принятое решение записывается в письменной форме.

Внешние признаки документов – это характерные черты, которые отражают его размер и форму, способы записи и элементы оформления. Автором его может быть как физическое лицо, так и юридическое. Любой рабочий документ при правильном оформлении имеет юридическую силу.

Реквизиты документов

Оформление документов связано с соблюдением всех обязательных элементов, которые называют реквизитами. К ним можно отнести:

  • название;
  • адресата;
  • автора;
  • дату;
  • текст;
  • подпись;
  • резолюцию;
  • утверждение и согласование.

Надо отметить, что различные документы имеют и совершенно разные реквизиты. Их количество зависит от его целей и назначения. Многие, например, имеют ограниченное число реквизитов. Кстати, если хотя бы один из них указан неверно, то документ считается недействительным.

Учет документов

Какие документы нужны в работе? В сфере управления организацией используют самые разные формы. Все зависит от того, куда и с какой целью нужно подать документы.

Все они существуют не сами по себе, а подлежат строгой систематизации. Иными словами, любое предприятие ведет учет документации. Это необходимо, прежде всего, для того, чтобы любые сведения всегда можно было с легкостью и в нужный момент отыскать.

Читать еще:  Почему бумажные деньги называются неполноценными

Личные и официальные документы

Документы имеют свою классификацию по разным основаниям. Так, по происхождению они бывают личные и официальные.

  • Личные создаются вне рабочей сферы. Это может быть переписка, дневник, заметки.
  • А вот официальные — это документы организации, оформленные определенным образом и в установленной форме.

Но и в группе официальных документов выделяют личные, например: паспорт, диплом, аттестат, вид на жительство, трудовая книжка.

Понятно, что в делопроизводстве принимают участие в основном официальные бумаги, большая часть из которых – это управленческие документы. С их помощью реализуются функции управления организацией: планирование, финансирование, контроль, снабжение и учет.

Классификация по способу документирования

По способу документирования информация может носить разный характер:

  • письменный;
  • текстовый;
  • рукописный;
  • машинописный;
  • электронный;
  • изобразительный.

Это может быть видео-, аудио-, фотодокумент, а также беловой и черновой. Как видите, тут их огромное разнообразие.

Какие документы нужны в управленческом учете? Абсолютно все. Многие из них присутствуют в любой организации. Невозможно обойтись использованием только одного вида. Все они нужны в зависимости от ситуации.

Входящие, исходящие и внутренние документы

Входящие, исходящие документы и внутренние — о такой классификации все мы слышали. Так вот, совокупность таких бумаг и образует документооборот всей организации. Входящие и исходящие бумаги подлежат строгому учету. Они регистрируются в соответствующих журналах входящей и исходящей корреспонденции.

По количеству же затронутых вопросов документы делятся на простые и сложные. В первых затрагивается только один вопрос, а в других – несколько.

Виды по ограничению доступа к бумагам

По доступности бумаги определяются как секретные, несекретные и для общего служебного использования. Секретные помечают специальным грифом. Для их использования требуется специальное разрешение. А для работы с остальными документами не требуется никаких допусков. Они предназначены для работников организации.

Способ изложения текста документа

По способу изложения документы делят так:

В индивидуальных бумагах изложение идет в своем собственном стиле, как бы от себя. Оформление документов трафаретного типа происходит по определенной схеме с использованием набора стандартных фраз. Наиболее распространенным видом таких бумаг являются анкета или справка. Как правило, они напечатаны на готовых бланках, в которые потом вписывают некоторые данные.

Какие документы нужны в ежедневной работе? Конечно же типовые. Они оформляются на основе определенного образца, используются в однотипных ситуациях. Создаются шаблоны, которые при необходимости берут за основу, вставляя лишь дополнительную информацию. Очень часто приходится оформлять одни документы для получения других, например, в налоговой службе или в других инстанциях.

Виды документов по подлинности

По подлинности документы делят на оригиналы, копии и дубликаты. Понятно, что подлинник – это первый единственный экземпляр. Он заверяется мокрой печатью и подписью.

Дубликат является повторным экземпляром оригинала, чаще всего оформляется при потере оригинального документа и тоже имеет юридическую силу. А вот что касается копий, то они хоть и полностью совпадают с оригиналом, однако не имеют никакой юридической силы.

Деление документов по срокам хранения и способу передачи

По срокам хранения документы делятся на бумаги постоянного, временного (срок хранения до десяти лет) и долговременного хранения (более десяти лет).

А по способу передачи, на телеграммы, письма, факсы и сообщения (электронные).

Что ни говори, а документы плотно вошли в нашу жизнь. Ежедневно мы имеем дело с разного рода бумагами. И в какой бы сфере мы ни трудились, всегда используем документы для получения и передачи той или иной информации.

Виды бухгалтерских документов

Содержание:

Существует два основных принципа классификации бухгалтерских документов:

  • экономический принцип, что подразумевает классификацию бухгалтерских документов по роли и значимости в учетном процессе;
  • правовой принцип, при котором производится классификация по качественным характеристикам, позволяющим выявить необоснованные отклонения от документооборота. Помимо этого данный принцип дает возможность доказать противоправную деятельность.

Экономический принцип классификации бухгалтерских документов

По экономическому признаку бухгалтерские документы классифицируются:

  • по назначению;
  • по отражению и охвату хозяйственных операций;
  • по количеству позиций, которые учитываются;
  • по месту составления;
  • по способу осуществления.

Рассмотрим более подробно каждый признак классификации.

При классификации по назначению выделяют четыре вида бухгалтерских документов:

  • распорядительные;
  • исполнительные;
  • документы бухгалтерского оформления;
  • комбинированные бухгалтерские документы.

К распорядительным документам относятся документы, в которых содержатся указания руководства для исполнителей хозяйственных операций. Это могут быть приказы, распоряжения и доверенности.

Исполнительные бухгалтерские документы необходимы для удостоверения факта осуществления хозяйственной деятельности. К ним относятся накладные, акты на списание ценностей, отчеты кассиров и платежные требования. Материально ответственные лица используют данные документы для оправдания выдачи и получения материальных ценностей.

Документами бухгалтерского оформления являются документы, составленные в бухгалтерии, в основе которых лежат исполнительные и распорядительные документы. Основная цель этого вида бухгалтерских документов – обобщение и использование в учетном процессе исполнительных и распорядительных документов. К данному виду бухгалтерских документов относятся мемориальные ордера, справки, карточки, группировочные ведомости и т.д.

При помощи комбинированных документов происходит ряд последовательных операций. К этому виду бухгалтерских документов относятся кассовые ордера и авансовые отчеты.

При классификации по порядку отражения операций можно выделить два вида бухгалтерских документов:

Первичными документами являются бухгалтерские документы, которые служат для отражения конкретных хозяйственных операций, а также для образования основ текущего учета. Это накладные, кассовые ордера, чеки и счет-фактуры.

Сводными же бухгалтерскими документами являются документы, составленные на основе первичных. Служит данный вид документов для обобщения первичных документов. К нему относятся отчеты о расходах материалов, кассовые отчеты и т.д.

При классификации по способу охвата выделяют два вида документов:

К разовым бухгалтерским документам относятся документы, отражающие выполнение хозяйственных операций за один прием. Это платежные требования и чеки.

Накопительными документам, считаются бухгалтерские документы, которые составляются в несколько рабочих этапов. Данный вид документов отражает однородные операции за согласованный период времени. Это лимитно-заработные карты, накопительные ведомости и табели учета рабочего времени.

При классификации по количеству учитываемых позиций выделяют:

К однострочным документам относятся бухгалтерские документы, которые имеют одну учетную позицию.

Многострочными же бухгалтерскими документами являются документы, в которых находится более одной учетной позиции. Это расчетно-платежные ведомости.

При классификации по месту составления выделяются:

  • внешние документы;
  • внутренние документы.

Внешними бухгалтерскими документами являются документы, связанные с взаимоотношениями компании со своими партнерами в ключе финансовой деятельности. Этот вид документов приходит в компанию от партнерской организации. Это платежные поручения и счет-фактуры.

Внутренними же бухгалтерскими документами являются документы, отражающие факт совершения хозяйственной операции внутри компании. Это накладные, кассовые ордера и т.д.

При классификации по способу исполнения выделяют документацию, составляемую:

  • ручным методом;
  • механизированным методом.

При ручном методе бухгалтерские документы составляются от руки.

Читать еще:  Деятельность по организации торговли ценными бумагами

Механизированная подготовка бухгалтерских документов происходит при помощи персонального компьютера.

Сегодня практически вся бухгалтерская документация осуществляется компьютерным оформлением.

Статья 3 Федерального закона от 10.01.2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» закрепила следующую информацию, что электронный документ – это документ, содержащий данные в электронно-цифровой форме. Из этого можно сделать заключение, что на законодательном уровне нет различий юридической значимости среди обычных и электронных документов.

Правовой принцип классификации бухгалтерских документов

При классификации по правовому принципу выделяют два вида документов:

  • доброкачественные документы, или как их еще называют полноценные;
  • недоброкачественные документы.

Определение 1

Доброкачественные бухгалтерские документы – это документы, которые отвечают требованиям ст. 9 Закона о бухучете.

Существует три критерия доброкачественных документов:

  • формальный;
  • законный;
  • критерий действительности.

При формальном критерии предусматривается подготовка документа в определенной форме. В РФ распространены типовые межведомственные формы разных первичных документов. Для экономических субъектов они необходимы в использовании на разных этапах финансово-хозяйственной деятельности. При данном критерии происходит отражение выбранной операции на бланках соответствующих первичных документов.

Важно отметить: в данных документах необходимо заполнить все реквизиты.

Критерий законности означает, что хозяйственные операции, которые отражены в документе, должны быть законны по своему содержанию, а также должны быть санкционированы уполномоченными должностными лицами.

Нельзя принимать к исполнению и оформлению первичную документацию по операциям, противоречащим действующему законодательству. Главный бухгалтер компании обеспечивает контроль за корректным исполнением и оформлением хозяйственных операций.

Критерий действительности необходим для отражения в документации реальных хозяйственных операций, их объемов, дат, информации о лицах, принимающих участие в них и т.д.

Лица, которые оформили документ, должны своевременно оформить первичные учетные документы, а также передать их в бухгалтерию в согласованные сроки.

Недоброкачественными бухгалтерскими документами являются документы, которые не отвечают хотя бы одному из указанных требований.

Существует три вида недоброкачественных документов:

  • неверно оформленные;
  • документы, которые отражают незаконные операции;
  • документы, которые отражают вымышленные операции.

К первому виду относятся бухгалтерские документы, в которых отсутствует указание необходимых реквизитов, либо наоборот, указаны лишние реквизиты, либо наличие ненадлежащих реквизитов. Такие документы бухгалтерия не примет к учету.

Второй вид относится к документам, которые составлены на хозяйственные операции, которые не не должны происходить согласно существующим правовым нормам. Это могут быть акты на списание материалов на капитальный ремонт, в которых стоимость завышена.

И последний вид недоброкачественных документов , отражающих вымышленные операции, показывает операции, которые на самом деле не осуществлялись. С данным видом документов тесно связано понятие «фиктивных документов», то есть вымышленные первичных документов, которые не имеют подлинного аналога.

Бестоварные и безденежные бухгалтерские документы

Так как вся бухгалтерская документация содержит в себе данные движения денежных средств и товарно-материальных ценностей, следует выделить бестоварные и безденежные документы.

Бестоварные документы – это документы неосуществленной по факту передачи товара, содержащие все реквизиты.

Безденежные бухгалтерские документы – это расходные кассовые ордера, по которым не происходила передача денежных средств по факту.

Статья 3. Основные понятия, применяемые в настоящем Федеральном законе

Статья 3. Основные понятия, применяемые в настоящем Федеральном законе

В целях настоящего Федерального закона применяются следующие основные понятия:

1) архивное дело в Российской Федерации (далее также — архивное дело) — деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

2) архивный документ — материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

3) документы по личному составу — архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;

4) документ Архивного фонда Российской Федерации — архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;

5) особо ценный документ — документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования;

6) уникальный документ — особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности;

7) архивный фонд — совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;

8) Архивный фонд Российской Федерации — исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению;

9) архив — учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;

Информация об изменениях:

Федеральным законом от 8 мая 2010 г. N 83-ФЗ в пункт 10 статьи 3 настоящего Федерального закона внесены изменения, вступающие в силу с 1 января 2011 г.

10) государственный архив — федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией (далее — федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации (далее — государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

Информация об изменениях:

Федеральным законом от 28 ноября 2015 г. N 357-ФЗ в пункт 11 статьи 3 настоящего Федерального закона внесены изменения

11) муниципальный архив — структурное подразделение органа местного самоуправления или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным образованием, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

12) постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации — хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное);

13) временное хранение архивных документов — хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;

14) временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации — хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в порядке, установленном статьей 21 настоящего Федерального закона;

Информация об изменениях:

Федеральным законом от 18 июня 2017 г. N 127-ФЗ пункт 15 статьи 3 настоящего Федерального закона изложен в новой редакции

15) депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации — хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства;

16) экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

Читать еще:  Общая характеристика федеральных государственных ценных бумаг

Информация об изменениях:

Федеральным законом от 18 июня 2017 г. N 127-ФЗ в пункт 17 статьи 3 настоящего Федерального закона внесены изменения

17) упорядочение архивных документов — комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства;

18) владелец архивных документов — государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором;

19) пользователь архивными документами — государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

ГАРАНТ:

См. комментарии к статье 3 настоящего Федерального закона

Что включает в себя понятие «документ»?

Докуме́нт (от лат. documentum — «образец, свидетельство, доказательство») — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве [1] .

Официальная формулировка в законодательстве России:

Документ — материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения

Важный вид документов — различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью.

o организационные документы ( Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность);

o распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение);

o информационно-справочные документы ( Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка);

o учетно-расчетные (бухгалтерские) документы (Платёжное поручение, Счет-фактура, Накладная, Акт и т.п.);

o нормативные документы (с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как Стандарты, Нормы, Правила, Своды правил, Регламенты и другие подобные документы);

· По времени создания — первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т. д.)

· По способу изготовления — черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал)

· По типу содержания — текстовые, иконические (графические), идиографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные

· По способу представления — электронный, на бумажных носителях

· По месту издания — внутренние, внешние

· По направлению отправки — входящие, исходящие

· По распространению — опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные

· По необходимости технических средств — человекочитаемые, машиночитаемые

· По уровню секретности — не секретные, секретные, с разным уровнем секретности.

Виды обработки документов делятся на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, передача, преобразование в другую форму представления).

Для автоматизации обработки документов с XX века широко используются компьютеры.

На протяжении истории носители информации менялись.

Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, компакт-диск, дискета, магнитная лента, глиняные таблички и т. п.

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно принято разделять на три блока:

· Информационная функция — каждый документ обладает определенной информационной «емкостью» — количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нём информации.

· Функции, обеспечивающие процесс управления

· Функции, носящие культурно-исторический характер.

Общие функции документа:

· Информационная — определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации,

· Коммуникативная — документы являются средством обмена информации,

· Социальная — состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства.

Специальные функции документа:

· Управленческая — в ней документ выступает как средство управления деятельностью,

· Организационная — документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений,

· Правовая — документ может являться письменным доказательством и быть источником права,

· Общекультурная — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе,

· Историческая — документ является историческим источником.

Юридический документ — материальный носитель, оформленный и составленный в соответствии с требованиями действующего законодательства, создающий у лиц права и обязанности.

52. Чем отличается документ личного происхождения от официального документа?

Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Личный документ — автобиография, дневник, письмо, мемуары или иной записанный или воспроизведенный человеком документ, являющийся описанием его жизненного опыта.

ОФИЦИАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ — документ, составленный (изготовленный), выданный или находящийся в обороте государственных (муниципальных) органов, учреждений, организаций и предприятий и отвечающий определенным требованиям. По более узкому определению ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» от 23 ноября 1994 г. «произведения печати, публикуемые от имени органов законодательной, исполнительной и судебной власти, носящие законодательный, нормативный, директивный или информационный характер».

53. Назовите основные признаки документа и дайте краткую характеристику каждого из них.

Важным документообразующим признаком является наименование вида документа (приказ, справка, заявление и т.п.). Оно позволяет получить первое самое общее представление о документе, его юридической значимости.

К числу важнейших признаков документированной информации относится датирование документа. Дата – это время создания документа. Однако информация об этом может быть зафиксирована по-разному. Отсюда даты различают:

Дата создания документа необходима для правовой оценки содержащейся в нём информации, а также для оценки отношений, возникающих, изменяющихся или прекращающихся в связи с выражением в документе воли органа управления. Если в документе хотя бы на один день смещена дата, то “фактические отношения, сложившиеся на основе имеющей правовое значение информации, могут расцениваться как незаконные” 118 .

Достоверность документированной информации подтверждается удостоверением документа, т.е. подписью, печатью, грифом утверждения.

В совокупности рассмотренные документообразующие признаки придают документу необходимую юридическую силу. Иначе говоря, несоблюдение условий, правил документирования может иметь соответствующие правовые последствия. Вместе с тем следует заметить, что юридическая сила документа зависит также от соблюдения и ряда других условий. Прежде всего она базируется на действующем законодательстве, которое придаёт бесспорность, обязательность документа для того круга лиц, которые будут основывать на нём свои действия. Кроме того, юридическая сила документа зависит от функций, прав, обязанностей, т.е. от компетенции органа управления или должностного лица. Документ, выданный некомпетентным, не уполномоченным на то лицом либо оформленный без предварительного согласия, не будет считаться законным 119 . Таким образом, согласно ГОСТу, юридическая сила документа – это “свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector