Multi-finance.ru

Обзор финансовых рынков
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как правильно подписывать акт сверки

Акт сверки взаиморасчётов

Составление Акта сверки взаиморасчетов необходимо обычно в том случае, когда двум юридическим лицам надо удостоверить произведенные между друг другом перечисления. Чаще всего такие акты сверок производятся по конкретным договорам или счетам-фактурам, также возможны сверки и по контрактам за определенный временной период. Стоит отметить, несмотря на то, что данный документ не имеет обязательного значения и создается только по взаимному согласию сторон, он распространен во всех сферах деятельности и в ходу у большинства организаций.

Кто составляет акт

Акт сверки может востребовать любая из сторон той или иной сделки. Составлением, как правило, занимаются бухгалтера.

Оформляется акт взаимных расчетов по запросу одной из сторон и его составлением занимаются специалисты бухгалтерских отделов. Перед тем, как отправить документ контрагенту, его необходимо обязательно подписать у главного бухгалтера или руководителя организации, либо уполномоченного на подписание таких документов сотрудника.

Как проводится сверка по расчётам

Данная процедура может производиться только по одной из следующих позиций: наименование или номер товара, договор, конкретная поставка, определенный промежуток времени. Чтобы данный документ являлся достоверным, его следует составлять либо после проведения последнего перечисления, либо с момента поставки. Кроме того, сверку удобно проводить во время ежегодной инвентаризации средств и имущества предприятия. Довольно часто по результатам подобных проверок выявляются задолженности: дебиторские или кредиторские.
Если подобные факты подтвердились, нужно сразу же сделать акт сверки и отправить его партнерской организации.

Правила оформления акта

Унифицированной, стандартной для всех формы составления акта не существует, поэтому его можно писать в свободной форме или же по разработанному на предприятии шаблону. Для заполнения подойдет обычный лист А4 формата.

Напечатать акт необходимо в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон.

Оба подписанных и заполненных экземпляра отправляются контрагенту, специалисты которого сравнивают сведения из присланного акта с имеющимися у них данными. Если возражений по финансовым перечислениям, указанным в акте, нет, вся информация совпадает, то контрагент подписывает документы и один экземпляр возвращает обратно, второй уставляет у себя.

При необходимости акт можно заверить печатью, но с 2016 года наличие печати у юридических лиц не является требованием закона (тем не менее, без печати, в случае возникновения судебных разбирательств, документ может быть признан не имеющим юридической силы).

Чтобы процесс по подписанию акта сверки не затянулся, при пересылке документа следует указать сроки, в которые его необходимо вернуть обратно.

Цель составления акта

Если информация в документе, составленном инициатором сверки, не будет совпадать с той, что имеется у его контрагента, то в конце документа следует зафиксировать имеющиеся расхождения. То же самое касается задолженностей: если такие факты будут выявлены, нужно обязательно обозначить период, в течение которого следует их погасить. В противном случае суд, при возникновении претензии, не сможет принять во внимание аргумент по нарушению сроков денежных перечислений.

Акт сверки взаиморасчетов по закону может являться основанием для прерывания трехлетнего срока исковой давности. То есть, в тех случаях, если должник подписывает акт сверки в течение трех лет, он считается признавшим свои долговые обязательства и обязан их погасить в установленные сроки.

Бывает так, что за истекший с момента подписания договора и исполнения обязательств период контрагент был признан банкротом. В таких ситуациях кредиторские долги спустя определенное время могут быть списаны на расходы организации.

Инструкция по заполнению акта сверки

В «шапке» нужно вписать данные о том, за какой период проводится акт сверки, а также указать договор, который послужил основанием для создания данного документа. Здесь же следует вписать название компаний в соответствии с учредительными документами (можно без таких подробностей, как КПП, ИНН, ОГРН и т.д.).

Вторая часть документа включает в себя таблицу, в которую каждая из сторон вносит сведения, содержащиеся в ее бухгалтерском учете по перечислениям согласно рассматриваемому договору или за определенный период времени. Они должны полностью совпадать. Под таблицей каждое предприятия вписывает имеющуюся задолженность. Эти данные также должны быть одинаковы. Если долги отсутствуют, это необходимо письменно отметить.

В завершение документ должен быть обязательно подписан руководителями предприятий с обязательным указанием должностей и расшифровкой подписей. Оформленный по всем правилам делопроизводства документ при наличии подписей директоров предприятий обретает юридическую силу.

Что важно знать об акте сверки взаиморасчетов

Подготовке акта сверки взаиморасчетов часто не уделяется должного внимания. А зря — ведь именно правильно оформленный акт может сыграть решающую роль в суде. На что важно обратить внимание при проведении сверки взаиморасчетов и как правильно составить акт?

Когда составляется акт сверки

В нормативных документах содержится лишь кос­венное указание на то, что необходимо составлять акт сверки расчетов. Так, в п. 27 Положения по веде­нию бухучета, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, сказано, что перед составлением годовой бухгалтерской отчетности нужно обязательно провести инвентаризацию расчетов со всеми контра­гентами. Очевидно, речь идет о контрагентах, с которы­ми были взаимоотношения в течение последнего года, а также о тех, с кем не было операций, но есть остатки расчетов.

Если же в налоговом учете создается резерв по со­мнительным долгам, то инвентаризацию дебиторской задолженности нужно проводить на конец каждого от­четного (налогового) периода, то есть ежеквартально или даже ежемесячно (п. 4 ст. 266 НК РФ).

Кроме того, проведение инвентаризации расче­тов может быть установлено материнской компанией для своих «дочек». Сроки обязательной сверки расчетов также могут быть включены в договор с контрагентом.

Читать еще:  Закон архангельской области об административных правонарушениях

Акт сверки расчетов, подписанный обеими сто­ронами, — самое достоверное подтверждение саль­до расчетов с контрагентом. Более того, если в учете и отчетности отражена существенная сумма, которая не подтверждена актом сверки, то аудитор вряд ли ее признает.

Контур.Взаиморасчеты быстро сверит операции по трем параметрам: дате, сумме и номеру счета-фактуры или договора.

Как оформляется акт

Единой утвержденной формы акта сверки расчетов нет, но можно договориться с контрагентом и исполь­зовать любую произвольную форму, в которой будут указаны реквизиты первичного учетного документа, предусмотренные ст. 9 Федерального закона «О бухгал­терском учете». Эту форму можно закрепить в договоре с контрагентом или использовать произвольную форму, например, из бухгалтерской программы.

Особое внимание нужно уделить подписанию акта. Если акт от имени контрагента подписывает не руководитель, то у него должны быть на это соответствующие полномочия, подтвержденные доверенностью или иным аналогичным документом. Однако возможно исключение: полномочия на подписание акта могут явствовать из обстановки. Например, судебная практика признает акт сверки надлежаще оформленным, если он подписан главным бухгалтером, чья подпись заверена печатью организации (Определение Верховного Суда РФ от 30.11.2016 по делу № А27-13820/2015). Если же акт сверки расчетов подписан неуполномоченным лицом, то он не повлечет за собой вообще никаких последствий. В частности, не будет служить доказательством признания долга.

Смотрите шпаргалку по оформлению акта сверки с рекомендациями по отражению сведений.

Для чего нужен акт сверки

Сам по себе акт сверки взаиморасчетов не может устанавливать какие-либо права и обязанности. Суды отказываются взыскивать с контрагента задолжен­ность, которая отражена только в акте сверки и не под­тверждена подписанными первичными документами (постановления Арбитражных судов Западно-Сибир­ского округа от 22.11.2018 по делу № А45-19208/2017, Московского округа от 17.07.2018 по делу № А40-8569/2017, Восточно-Сибирского округа от 07.07.2017 по делу № А33-10710/2016). Однако если в правильно оформленном акте сверки не отражена задолжен­ность перед контрагентом, которая числится в учете организации, то она, скорее всего, будет нереальной. В этом случае акт можно расценивать как признание того, что за­долженность уже погашена — например, прощением долга. Правильнее всего будет еще раз проверить дан­ные учета и по результатам проверки списать задол­женность.

Акт сверки расчетов используется и для подтверж­дения долга. Если должник его признает, то срок иско­вой давности прерывается, и его течение начинается снова (ст. 203 ГК РФ, п. 20 Постановления Пленума ВС РФ от 29.09.2015 № 43). А это значит, что продлевается период, в течение которого этот долг можно взыскать и нельзя списать. Если акт сверки подписан уже после того, как истек срок исковой давности по долгу, возник­шему после 1 июня 2015 года, течение исковой давно­сти начинается заново (п. 2 ст. 206 ГК РФ, Федеральный закон от 08.03.2015 № 42-ФЗ).

С помощью акта сверки контрагент также может признать действия тех лиц, которые ранее выступа­ли от его имени, но не имели на это полномочий (п. 1 ст. 183 ГК РФ, п. 123 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25). Например, если от имени поку­пателя в накладной расписался сотрудник, у которого не было на это права, но акт сверки подписан тем ли­цом, у которого такие полномочия были, то товар будет считаться принятым надлежащим образом.

Когда контрагент отказывается подписывать

Сверка расчетов фиксирует уже сложившуюся ситуацию и служит для обеих сторон подтверж­дением того, что в учете все отражено верно. Если контрагент уклоняется от оформления актов сверки, то формально он ничего не нарушает (если такая обязанность не предусмотрена договором), но есть вероятность, что он хочет что-то скрыть. В этом случае мы рекомендуем тщательно проверить все операции с контрагентом, а в будущем, возможно, отказаться от взаимоотношений с ним.

Энциклопедия заблуждений: Акт сверки расчетов составляет и подписывает бухгалтер! А нам нужно другое!

Для того, чтобы акт сверки расчетов был признан в качестве относимого и допустимого доказательства, отражающего действительные обязательства сторон и их волеизъявление (в частности, должника на признание долга), он должен содержать следующие реквизиты:

— Отсутствие в этом акте ссылок на первичные документы, а также даты подписания акта сверки свидетельствует об отсутствии действий, направленных на признание долга должником. — Уполномоченным лицом будет признан работник, действия которого по подписанию акта входят в круг его должностных (служебных) обязанностей, или основываются на доверенности или вызваны обстоятельствами, в которых он действовал (п. 22 постановления Пленума ВС РФ от 29.09.2015 N 43 «О некоторых вопросах, связанных с применением норм Гражданского кодекса Российской Федерации об исковой давности»)

— Акт сверки взаиморасчетов, подписанный работником, действующим без доверенности, не принимается в качестве основания для прерывания срока исковой давности (постановление Северо-Западного округа от 09.04.2013 N Ф07-1502/13). Так, например, если в акте сверки взаиморасчетов стоит только подпись главного бухгалтера, то такой документ может быть признан недействительным, при условии, что это лицо не было уполномочено руководителем на такие действия. В этом случае акт сверки рассматривается как технический документ бухгалтерского характера, он не является правоустанавливающим документом, порождающим права и обязанности сторон, а лишь подтверждает размер долга на определенную дату и не свидетельствует о признании ответчиком долга (постановление ФАС Дальневосточного округа от 16.02.2009 N Ф03-250/2009, определение ВАС РФ от 06.08.2013 N ВАС-11147/13).

Читать еще:  Организационно правовая форма крестьянского фермерского хозяйства

— При этом само по себе наличие акта, подтверждающего принятие исполнения, не лишает кредитора права представлять суду возражения относительно неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательства (см., например, п. 12 информационного письма Президиума ВАС РФ от 24.01.2000 N 51) В некоторых случаях документирование приемки исполнения производится без составления двустороннего акта. Так, в рамках отношений по договорам энергоснабжения, купли-продажи (поставки) электрической энергии (мощности) на собственника энергопринимающих устройств по общему правилу возлагается обязанность снять показания расчетных приборов учета, составить акт снятия таких показаний и направить его другой стороне договора (п.п. 159, 161 Основных положений функционирования розничных рынков электрической энергии, утвержденных постановлениемПравительства РФ от 04.05.2012 N 442). Если приемка исполнения обязательства не предполагается по характеру обязательства, должник должен доказать сам факт исполнения, а если предполагается — также и факт приемки такого исполнения.

Кроме того, законодатель защищает интересы стороны, столкнувшейся с необоснованным отказом другой стороны от надлежащего оформления документов, удостоверяющих приемку. Так, при отказе одной из сторон договора строительного подряда от подписания акта в нем делается отметка об этом и акт подписывается другой стороной. Односторонний акт сдачи результата работ может быть признан судом недействительным лишь в случае, если мотивы отказа от подписания акта признаны им обоснованными (п. 4 ст. 753 ГК РФ; см. также п. 14 информационного письма Президиума ВАС РФ от 24.01.2000 N 51).

При этом судьи обращают внимание, что подписанные в одностороннем порядке акты оказанных услуг, могут быть приняты в качестве доказательств объема и качества оказанных услуг по договору, если для подтверждения факта оказания услуг не требуется представления предусмотренных законом или договором иных документов, подтверждающих результаты оказания услуг (постановление АС Уральского округа от 18.03.2016 N Ф09-1164/15). Если характер обязательства таков, что результаты работ (услуг) имеют овеществленный характер (например, предметом договора является санитарное содержание территории), для доказывания того факта, что услуги были надлежащим образом оказаны, составленных в одностороннем порядке актов оказанных услуг может оказаться недостаточно (см. постановление АС Северо-Западного округа от 17.02.2016 N Ф07-3846/15).

— Закон связывает возникновение обязанности оплатить исполнение с фактом его предоставления кредитору, а не с составлением документов о приемке такого исполнения (см., например, постановление Президиума ВАС РФ от 09.10.2012 N 5150/12, постановления ФАС Уральского округа от 09.12.2013 N Ф09-11711/13, ФАС Поволжского округа от 25.01.2011 по делу N А65-1477/2010). Поэтому отсутствие документов, подтверждающих приемку исполнения, не означает, что стороны не могут ссылаться на другие доказательства, подтверждающие фактическое исполнение, хотя бы закон или договор предписывал необходимость составления соответствующих документов. Такими доказательствами с учетом характера исполнения и обстоятельств спора могут выступать экспертное заключение, свидетельские показания и пр. Поэтому для взыскания долга недостаточно сослаться только на акт сверки, а необходимо представить также документы, подтверждающие исполнение обязательства или иным образом подтверждающие обоснованность предъявленного требования. Однако нередко отсутствие документов, подтверждающих приемку исполнения, может повлечь негативные правовые последствия для одной из сторон, к примеру, парализовать возможность предъявления заказчиком по договору подряда требований, связанных с недостатками результата работ (п.п. 2, 3 ст. 720 ГК РФ).

Как правильно составить акт сверки взаиморасчетов?

Контроль – это главное условие для удачного ведения бизнеса. Работая с различными контрагентами, надо хорошо владеть информацией и не забывать время от времени подтверждать слова реальными цифрами. Именно для этого в современном документообороте и существует акт сверки взаиморасчетов.

Описание документа

Отношения между партнерами не могут строиться только на доверии. Помимо чувств, должны присутствовать реальные факты, которые в любой момент смогут подтвердить или опровергнуть разные подозрения. Любая деятельность фактически связана с приобретением или реализацией чего-либо. Одни производят товар или оказывают услуги, а другие покупают их, заключив соответствующее соглашение. И тем, и другим периодически требуется производить ревизию своих расходов.

Для этого они используют акт сверки взаиморасчетов. В каких случаях появляется необходимость составлять такой документ? Причины могут быть самые разные:

  1. Если одна из сторон предоставляет свой товар без предоплаты или с рассрочкой платежа.
  2. В случае когда реализуется особо ценная продукция.
  3. У предприятия имеется большое количество партнеров, каждый из которых поставляет товары в достаточно широком ассортименте.
  4. В случае длительного и постоянного сотрудничества контрагентов.
  5. В ситуации, когда обе стороны решают расширить область своих отношений, заключая новые договоренности.

Любая из этих причин может послужить поводом для того, чтобы затребовать у своего партнера акт сверки взаиморасчетов. В этом не должно усматриваться недоверие или предвзятость.

Немаловажные подробности

Каждый бухгалтер знает, что такое акт сверки взаиморасчетов. Это и не удивительно, ведь именно им приходится его составлять. В данной ситуации требуется сотрудник, владеющий определенной информацией. Для составления такого документа приходится поднимать данные с разных счетов:

  • по выданным ранее авансам;
  • по доходам;
  • по взятым на себя обязательствам;
  • по имеющимся недостачам.

Доступ к такой информации имеет только работник бухгалтерии. По указанию руководителя он собирает нужные сведения и оформляет их в виде документа определенного образца. Однако ответственность за предоставленные данные несет в итоге главный бухгалтер. Если между партнерами нет видимых разногласий, то подобный бланк как подтверждение результатов деятельности за конкретный период. Некоторые бухгалтера поступают, таким образом, в случае, когда выясняется, что утеряны первичные документы сделок или им просто лень их искать. Тем не менее это не снимает с них ответственности за предоставляемую информацию.

Порядок действий

Как же следует составлять акт сверки взаиморасчетов? Образец заполнения будет представлять собой последовательное изложение конкретных сведений.

Читать еще:  Нормативно правовой акт это пример

Любой подобный акт должен содержать в себе следующую информацию:

  1. Название документа.
  2. Период, за который он составлен.
  3. Наименование контрагентов.
  4. Основание сделки (договор, соглашение).
  5. Даты, номера и конкретные цифры, взятые из первичных документов (платежных поручений, счет-фактур и других). В них содержится информация, которая подтвердит поставку или оплату товара. Такие сведения для удобства восприятия, как правило, собирают в таблицу, разделенную на две части. В этом случае каждая из сторон имеют возможность указать отдельно имеющиеся у нее данные.
  6. Подписи представителей каждой из сторон.

Документ составляется обязательно в двух экземплярах, чтобы каждая организация могла оставить его у себя. Подпись главного бухгалтера здесь должна быть обязательно. Причем иногда она может быть единственной. Так можно поступать в тех случаях, когда в данных нет расхождений. Чаще всего в качестве подтверждения требуется еще и подпись руководителя предприятия.

Автоматизация бухучета

Некоторые работники интересуются, составляя акт сверки взаиморасчетов, как заполнять его в программе «1С:Бухгалтерия»? Здесь нет особых сложностей. Благодаря компьютеру, работа намного упрощается.

Необходимо просто выполнить несколько последовательных операций:

  1. Зайти в раздел «Продаж» или «Покупок» (по необходимости). Затем во вкладке «Расчеты с контрагентами» выбрать «Акт сверки».
  2. Находясь внутри выбранного журнала, нажать кнопку «Создать», а потом зайти на вкладку «Акт сверки с контрагентами». Появится диалоговое окно, которое можно заполнить двумя способами: автоматически или вручную. Специалист выбирает для себя именно тот, который ему нужен.
  3. Выбрать вкладку «По данным организации», после этого нажать «Заполнить» и конкретизировать запрос клавишей «Заполнить по данным бухучета». На экране появится список всех проведенных операций. Если нужны сведения по всем договорам за указанный период, то нужно просто поставить галочку «Разбить по договорам».
  4. Сделать пометку «Сверка согласована».
  5. Найти закладку «Дополнительно» и выбрать из списка лиц, нужных для подписи акта.

Останется только записать этот документ, и можно будет отправлять его на печать.

Правила составления документа

Бухгалтерам часто приходится делать акт сверки взаиморасчетов. Пример составления и заполнения такого бланка строго индивидуален для каждой организации. Учитывая то, что закон не предусматривает для этого какой-то строгой унифицированной формы, работники любого предприятия вынуждены сами формировать ее, руководствуясь общими правилами и требованиями:

  1. Начинается любой акт «шапкой» с исходной информацией о партнерах.
  2. Далее идет стандартная фраза, которая используется во всех договорах. В ней говорится о том, что нижеподписавшиеся представители двух сторон составили настоящий акт, подтверждая, что следующее состояние бухучета.
  3. Вслед за этими словами идет уже известная таблица. Первой строкой в ней стоит «сальдо на начало периода». Далее идут операции, разделенные на «дебет» (выполнение работ или поставка товара) и «кредит» (оплата). Затем следует сальдо на конец данного периода. А заканчивается таблица расчетом задолженности.
  4. Подпись уполномоченных лиц должна быть подтверждена круглой печатью компании.

Вместо руководителя, акт может подписать и другое лицо. Для этого нужна доверенность, которая даст ему такие полномочия. Кстати, в суде ее отсутствие может поставить под сомнение весь документ.

Как правильно «акты сверки» или «акты сверок»

Акт сверки – это документ, который составляется ежегодно.Сверка нужна, чтобы понять, есть долги или нет. Такой документ составляется при согласии двух сторон. Это могут быть как два юридических лица, либо юридическое с физическим (в качестве индивидуального предпринимателя). Есть два понятия, и некоторые люди думают, что могут написать или сделать что-то неправильно. Затруднение вызывает вопрос, как правильно писать – акты сверки или акты сверок.

Как правильно

  1. Акт сверки – такая фраза используется тогда, когда сверка была одна. То есть один раз произвели и все, значит, записываем таким образом.
  2. Если было несколько сверок и большое количество актов, принято записывать и говорить – акты сверок.

Оба варианта правильны, но каждый применяется исходя из ситуации.

Зачем используют акт сверки

Для того, чтобы не было задолженности у одной компании перед другой, проводят сверку.

Обычно акт составляется каждый год, но если появились сомнения, можно сделать за конкретный период. Такая проверка используется для того, чтобы найти расхождения в денежных средствах. Когда такое расхождение обнаружено, оно фиксируется, и обе стороны договариваются о сроках погашения задолженности.

Если срок был нарушен, а на руках у компании есть акт, можно легко обращаться в суд.

Как его сделать

  • Акт составляется по соглашению двух сторон.
  • Документ составляет бухгалтер или ответственный человек, который отвечает за такую документацию.
  • Документ отправляют другой компании (контрагенту).
  • Перед отправкой его обязательно должны прочитать, изучить и подписать (руководитель или директор организации).

Акт должен содержать:

  • Дату создания, и порядковый номер.
  • Название организации.
  • Период проверки.
  • Сальдо (на начало периода, и конец).
  • Дебет и кредит.
  • Реквизиты документов.

Документ обязательно должен содержать два экземпляра. Две таблицы, одну из которых заполняет фирма отправитель. Вторая остаётся пустой, чтобы другой контрагент внёс свои данные.

Когда необходимо составлять акт, в каких ситуациях использовать

  • Ошибки, которая выявила бухгалтерия. Возможно, появилась недостача или наоборот.
  • Его проводят при длительном сотрудничестве с одной и той же компанией.
  • Если поставка предлагает товар, который слишком дорого стоит.
  • Ежегодная инвентаризация.

Процедуру сверки необходимо проводить регулярно. Таким образом, вы ничего не потеряете, а документ имеет юридическую силу.

Теперь вы знаете, как правильно писать – акты сверки или акты сверок.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector