Multi-finance.ru

Обзор финансовых рынков
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Риски электронного документооборота

RECS ‘2013: юридические гарантии и юридические риски использования электронных подписей

Возможно, сейчас многим покажется странным, что еще десятилетие назад не только специалисты нашей страны, но и всё мировое сообщество задавалось вопросом: готово ли законодательство различных стран признать электронную подпись (ЭП) как эквивалент рукописной? Можем ли мы вообще использовать ее в каждодневной практике, или это нечто совершенно новое? На сегодняшний день российским законодательством этот вопрос решен однозначно.

О юридических гарантиях и рисках использования ЭП на сегодняшний день в ходе секции, посвященной юридически значимому электронному документообороту в рамках саммита RECS ‘2013 рассказала Нина Соловяненко — старший научный сотрудник сектора предпринимательского права ИГП РАН.

Юридические гарантии

Юридические гарантии — это правовые нормы, разнообразные правовые институты и механизмы, обеспечивающие юридическую силу ЭП.

“Электронный документ, подписанный электронной подписью, приобретает основное юридическое качество — способность оформлять правовые отношения. Проще говоря, вызывать ожидаемые и предусмотренные для него правовые последствия, и это его основная функция, будь то электронный или обычный бумажный документ”, — пояснила г-жа Соловяненко.

По ее словам, гарантий много. К ним относятся нормативно-правовые гарантии, международные договоры, процессуальные нормы, договорные гарантии.

Нормативно-правовые гарантии — законы, подзаконные акты, которые ввели ЭП в юридический электронный документооборот. Революционным на сегодняшний день является закон о введении электронного документа, подписанного ЭП, в трудовые отношения (ФЗ № 60 от 05.04.2013.) “То есть эти гарантии спускаются на самый важный для каждого уровень частной жизни”, — отметила г-жа Соловяненко.

Говоря о правовых институтах, считает она, следует отметить правовой институт удостоверяющих центров, появление дистанционных договоров как возможности заключать и исполнять договоры электронным способом, используя ЭП. Создан институт госзакупок, который связан с оформлением электронной документации, и закрепленная ответственность за ненадлежащее оформление договоров по государственным закупкам, предусмотренным для них электронным способом.

Среди международных договоров следует выделить Конвенцию о применении электронных сообщений в международных договорах.

Данная конвенция применяется к использованию электронных сообщений в связи с заключением или исполнением договоров между сторонами, коммерческие предприятия которых находятся в разных государствах. “К сожалению, мы не используем эту конвенцию даже в модельном виде”, — прокомментировала г-жа Соловяненко.

Существует соглашение о применении информационных технологий при обмене электронными документами во внешней и взаимной торговле на единой таможенной территории Таможенного союза. Соглашение направлено на формирование договорно-правовой базы Таможенного союза, принятие единых правил электронного документооборота, развитие и применение информационных технологий в целях обеспечения процессов экономической интеграции, развития внешней и взаимной торговли на единой территории Таможенного союза.

Процессуальные нормы, закрепляющие возможность для документов, подписанных электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, быть представленными в качестве письменных доказательств. А также возможность предоставления копий документов в электронном виде. “Это сильная гарантия того, что, к примеру, факт совершения сделки будет не только закреплен договором, но при необходимости и рассмотрен в судебном порядке с последующим принятием решения”, — пояснила г-жа Соловяненко.

Договорные гарантии — это договоры присоединения, включая приложения, правила, регламенты.

В настоящее время создалась тенденция, когда к договорам и всему, что с ними связано, уделяется приоритетное внимание. По словам г-жи Соловяненко это связано с тем, что гражданское законодательство, которое регулирует бизнес-отношения, основной “центр тяжести” — правовые последствия этих отношений — переносит не на закон, а на договор.

“В этой связи я как человек, который занимается судебными спорами, не без сожаления хочу отметить довольно частое использование клиентами в суде устаревших договорных конструкций”, — отметила она.

Юридический риск

Юридический риск — это возможность наступления негативных юридических последствий при применении электронной подписи.

Как пояснила г-жа Соловяненко, в юридическом контексте и взгляде на риск присутствует категория, называемая случайностью. А в области правового применения ЭП случайностей быть не должно. “Их просто не может быть, их необходимо сводить к минимуму, потому что юридический риск электронного документооборота отражается на результате правовых отношений. И это самое главное. Если риском является недоставленный или неправильно подписанный документ, то результатом может быть сорванная сделка, упущенная выгода”.

По ее мнению, к настоящему времени основной юридический риск непризнания электронного документа с ЭП устранен, но существуют иные риски, которые в основном связаны с законодательной неопределённостью. “И эта неопределённость, к сожалению, не может быть полностью решена судом, потому что он лишь толкует закон. Создать свою норму, недостающую в законодательстве, суд пока не может. В результате получается перекос в нормативном закреплении интересов, скажем, производителей и потребителей подобных услуг”, — сказала она.

Также г-жа Соловяненко обратила внимание на принципиальную возможность использования неограниченной ответственности субъектов с применением ЭП: “В отличие от других стран, иных правовых систем, где эта ответственность может быть ограничена, у нас за неправильное применение ЭП, или за неисполнение либо ненадлежащее исполнение обязанностей, предусмотренных законом, или за неисполнение либо ненадлежащее исполнение обязанностей, предусмотренных договором, юридическая ответственность может быть практически не ограничена. Поэтому теоретически упущенную выгоду взыскать можно”.

Немаловажным, по ее словам, является также риск, связанный с расхождением законодательства в области регулирования порядка работы и оформления электронных и бумажных документов.

“Сюда же следует отнести названный уже риск использования устаревшей договорной документации. В моей практике был случай, связанный с устаревшим договором. Результатом было проигранное в суде дело. Оказалось, что люди неправильно закрепили свои права, механически списав этот договор и скомпилировав куски из чужих договорных пакетов. Поэтому рекомендую регулярно обновлять свои договора. Не списывать их друг у друга, а составлять самостоятельно. Помните, что ваши договора — это ваши права и успех вашей деятельности”, — посоветовала г-жа Соловяненко.

Риски электронного документооборота

Широкое применение электронного документооборота наряду с несомненными преимуществами имеет и определенные недостатки. Наиболее существенный недостаток — электронный документооборот может способствовать появлению новых способов незаконного обогащения.

Сергей Анатольевич ПАУТОВ, начальник Контрольно-ревизионной инспекции Владимирской области

Еще 5–10 лет назад попытки прямого завладения денежными средствами организации, например из ее кассы, расчетного или лицевого счета, были довольно редки, поскольку они оперативно выявлялись и пресекались. В настоящее время обилие таких случаев не может не настораживать. Так, например, УМВД России по Рязанской области сообщает о факте незаконного завладения денежными средствами организации в сумме 2,6 миллиона рублей. Виновное лицо — бухгалтер, которая совершила хищение. Она присваивала часть заработной платы сотрудников организации. Каким образом? Бухгалтер, используя доступ к электронным подписям и системе «Клиент-Банк», в течение пяти лет переводила часть причитающихся сотрудникам организации денежных средств на подконтрольные ей счета. Нередко аналогичные факты незаконного завладения денежными средствами фиксируются и в организациях государственного сектора экономики.

Документов стало больше

Рассмотрим некоторые риски, возникающие при использовании безналичного способа расчетов по оплате труда, характерные для государственного или муниципального учреждения. Для этого сравним содержание проводимых хозяйственных операций и первичных документов, их фиксирующих, при различных формах организации выплаты заработной платы. При традиционном документообороте с расчетом наличными денежными средствами перечень необходимых для этого документов ограничен расчетной и платежной ведомостями или одной расчетно-платежной, а факт получения денежных средств подтверждается росписью получателя.

Технология

Перечисление денежных средств с лицевого счета, открытого в казначействе, на счет в банке при безбумажном документообороте осуществляется через систему удаленного финансового документооборота (СУФД) с применением электронных подписей. При направлении перечня получателей денежных средств, которое является следующим шагом, используются предоставляемый банком специальный программный продукт и электронные подписи, отличные от тех, что применяются при работе в СУФД.

Очевидно, что расчеты с применением зарплатных банковских карт и электронного документооборота требуют больше документов. Сохраняется необходимость в расчетной ведомости. Для перечисления денежных средств с лицевого счета учреждения на расчетный счет в банке необходимо сформировать и подписать платежное поручение, кроме того, нужно направить в банк перечень получателей с указанием сумм, подлежащих зачислению на счет каждого из них. Таким образом, функции одного-двух традиционных бумажных документов при безналичных расчетах и безбумажном документообороте выполняют три-четыре электронных.

Нет заслона от злоупотреблений

Формально подписание такого рода документов отнесено к полномочиям руководителя и главного бухгалтера организации, но трудозатраты, необходимые для подписания электронного документа, многократно превышают существовавшие при бумажном документообороте. Причиной такого положения являются как проблемы с наличием устойчивой связи, так и несовершенство организации электронного документооборота, требующего для ознакомления и подписания одного документа совершения множества переходов из одной опции в другую. Руководители и главные бухгалтеры учреждений, как правило, имеют достаточно высокую загрузку и, соответственно, существенную мотивацию для экономного расходования своего рабочего времени. Поэтому техническое подписание необходимых документов своей электронной подписью руководители обычно перепоручают сотруднику более низкого уровня. Иногда для этого создаются бумажные суррогаты электронных документов. В результате такой «оптимизации» руководитель и главный бухгалтер формально подписанные ими документы не видят и две важнейшие операции, а именно перечисление денежных средств с лицевого счета, открытого в казначействе, на счет в банке и направление перечня получателей денежных средств в банк, осуществляются после подписания документов ненадлежащими лицами. Подобное положение создает предпосылки для различных злоупотреблений.

Например

Заведующая сектором бухгалтерского учета государственного казенного учреждения Владимирской области, пользуясь наличием у нее всех необходимых электронных подписей, в течение года регулярно зачисляла на свой счет суммы не положенных ей выплат, причинив учреждению ущерб в размере 265,7 тысячи рублей.

При бумажном документообороте существует естественный заслон от гипотетических злоупотреблений, поскольку руководитель и главный бухгалтер в удобное для них время и с минимальными трудозатратами могут осуществить контроль добросовестности исполнения своими подчиненными их функций. При безбумажном документообороте сделать это гораздо сложнее. Расчетно-платежная ведомость как единый документ существовать перестала, что повлекло необходимость сопоставления расчетной ведомости с перечнем получателей, отправленным в банк. Перечень получателей сам по себе является только поручением банку исполнить определенную процедуру, направленную на зачисление указанных в нем сумм на счета сотрудников, и не является документом, свидетельствующим об исполнении этого поручения. Подтверждением такого исполнения на практике является соответствующая отметка банка.

Читать еще:  Анализ делового риска

Таким образом, руководителю и главному бухгалтеру для контрольных функций необходимо сопоставить расчетную ведомость с документом, исполненным банком. Сделать же это практически невозможно, поскольку исполненный банком документ в учреждении просто отсутствует. Он существует только в базе данных кредитного учреждения, и для ознакомления с ним требуется специальное программное обеспечение. Да и оно позволяет только ознакомиться с его содержимым и распечатать бумажную копию, не являющуюся надлежащим документом. При проведении мероприятий внутреннего государственного финансового контроля вскрытие возможных несоответствий еще более затруднительно, поскольку ревизор не обладает правами, необходимыми для доступа к первичным документам в электронной форме. Документы находятся в базе данных банка, защищенной статьей 26 Федерального закона от 2 декабря 1990 года № 395-1 «О банках и банковской деятельности».

Нормы закона

Электронная подпись в соответствии с пунктом 1 статьи 2 Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63?ФЗ «Об электронной подписи» представляет собой информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Как считает законодательство?

Попробуем разобраться в этой неоднозначной ситуации с точки зрения существующего законодательства. Отношения в сфере бухгалтерского учета регулируются Федеральным законом от 6 декабря 2011 года № 402?ФЗ «О бухгалтерском учете», иными правовыми актами. В соответствии с частью 1 статьи 9 указанного закона каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются в числе прочего подписи лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо ответственных за оформление свершившегося события, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (пункты 6 и 7 части 2). Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (часть 5).

В соответствии со статьей 29 этого же закона первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, а также средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз. Электронная подпись в соответствии с пунктом 1 статьи 2 Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63?ФЗ «Об электронной подписи» представляет собой информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Таким образом, с точки зрения действующего законодательства при безналичных расчетах с применением зарплатных банковских карт в учреждении должны иметься первичные документы, подтверждающие перечисление банку денежных средств, направление ему перечня их получателей и сумм, причитающихся каждому из них, и подтверждение банком исполнения этого поручения. При этом указанные документы должны отвечать следующим требованиям:

  • иметь необходимые реквизиты и подписи (собственноручные или электронные);
  • храниться у экономического субъекта, то есть в той организации, которая осуществляет платежную операцию, при этом в случае принятия к учету первичного документа в электронной форме в этой же организации должны иметься средства, обеспечивающие его воспроизведение.

Как оценить риски, связанные с переходом на ЭДО?

Среди опасений заказчика можно выделить три наиболее ярких

1. Отсутствие ожидаемого эффект от внедрения ЭДО (работать станет хуже, чем раньше).

2. Увеличение юридических проблем с документами, в следствие сложности применения электронных документов при доказательстве в суде.

3. Неуспешное завершение проекта внедрения.

В риск-менеджменте основная идея в том, что нужно принять, что риски всегда будут, и нужно ими грамотно управлять – контролировать и предотвращать. При чем акцент нужно делать на те, у которых сумма факторов вероятность наступления и степень влияния (последствия) наиболее высока.

Первый риск компенсируется при правильном выборе поставщика ИТ-решения, команды внедрения и регулярном участии представителей заказчика в процессе внедрения.

А второй риск компенсируется подходами, которые используются при внедрении, и опять же квалификацией команды внедрения, знанием законодательства, подготовкой плана внедрения (например, начинать автоматизацию с внутренних документов и далее переходить к более критичным).

Законодательство движется к большему использованию электронных документов, в судах создаются положительные прецеденты. Ну и кроме того, необходимо повышать грамотность своих сотрудников, в том числе юридической службы, при работе с электронными документами.

Успех проекта внедрения электронного документооборота сопряжен со множеством рисков, которые не всегда заметны и очевидны, но могут перечеркнуть все затраченные на это силы и ресурсы и не позволят получить желаемый результат. Грамотная команда внедрения имеет опыт работы с рисками и список типовых, которые оценивают в конкретном случае.

Условно риски, возникающие при внедрении СЭД, можно разделить на несколько групп.

Риски, связанные с организацией процесса перехода на ЭДО

Отсутствие бизнес-целей. Когда у руководства организации нет четкого понимания, какие проблемы или вопросы они хотят решить внедрением СЭД и какой результат получить. Часто в такой ситуации цель формулируется как «Перевод документооборота в электронный вид». Но сама по себе автоматизация не может быть целью, она является лишь инструментом.

Неправильное восприятие процесса перехода на ЭДО и отсутствие заинтересованности со стороны руководства. Среди руководителей компании иногда бытует мнение, что достаточно установить СЭД на рабочие места сотрудников, и все заработает. Или достаточно внедрить СЭД у делопроизводителей и дальше система распространится сама собой. То есть автоматизация воспринимается как чисто ИТ-задача, не требующая участия. Но внедрение СЭД – это сложный процесс, состоящий из множества отдельных компонентов, и наибольший эффект достигается, когда автоматизируются все рабочие места сотрудников, задействованных в документообороте. А комплексное внедрение невозможно без участия и заинтересованности руководства.

Проще говоря, если руководство не может сказать, какую бизнес-задачу оно хочет решить с внедрением и полностью игнорирует его, то это серьезный повод задуматься целесообразности автоматизации.

Готовность персонала компании

Следующая группа рисков связана с персоналом компании, а именно с теми сотрудниками, которые непосредственно участвуют в документообороте:

Неприятие нового. Отторжение является естественной реакцией большинства людей на все новое, непонятное. Им необходимо меняться, перестраиваться, а это требует значительных усилий. А для чего это нужно делать, многие сотрудники просто не понимают.

Недоверие электронному документообороту. Этот момент связан с привычкой людей работать с бумагой, незнанием и непониманием новых технологий и законодательства. До сих пор часто встречается мнение, что только бумажный документ с живой печатью и подписью считается юридически значимым.

Боязнь прозрачности. Многие сотрудники, понимая преимущества ЭДО для руководства, и, в первую очередь, повышение прозрачности деятельности, видят в этом риски именно для себя. Возникают опасения, что они могут стать ненужными, т.к. процессы будут оптимизироваться, либо наоборот – нагрузка увеличится и на них будут возложены дополнительные задачи.

Эти проблемы, как в совокупности, так и по отдельности, могут привести к саботажу работы в СЭД всеми сотрудниками. Выявить основных недовольных переменами обычно достаточно просто. Часто это либо сотрудники подразделений, через которые проходят основные потоки документов (канцелярия, юридический отдел), либо старые, опытные сотрудники, которые считают, что в их работе итак полный порядок. Все они как правило имеют влияние на другой персонал и, если вовремя не провести с ними работу, могут настроить значительную его часть негативно.

Внутренние процессы компании

Также значительное влияние на успешность перехода на ЭДО имеют риски, связанные с процессами компании, наличием регламентной базы:

Частые изменения организационной структуры компании. Как следствие постоянные изменения бизнес-процессов. В такой ситуации формализовать документооборот практически невозможно, что очень затрудняет комплексную автоматизацию.

Отсутствие процессов, хаос. Это та ситуация, когда автоматизировать просто нечего. В этом случае либо сначала необходимо выстроить и формализовать бизнес-процессы, а уже потом переходить на ЭДО, либо автоматизировать частями, закрывая сначала наиболее проблемные участки.

Отсутствие нормативной базы использования СЭД. Многие руководители забывают, что мало внедрить СЭД, нужно придать электронному документообороту юридическую значимость, разработав и утвердив соответствующие регламенты. Пока этого не будет сделано СЭД может восприниматься сотрудниками как нечто необязательное и документы будут ходить по старинке.

Техническая оснащенность

Еще одна группа рисков связана с технической оснащённостью компании. Переход на ЭДО зачастую требует модернизации компьютерного парка, сетей, докупки различного периферийного оборудования. Начиная внедрение СЭД, нужно определить архитектуру будущей системы, изучить требования к ПО и оборудованию. Стоимость этого оборудования может превышать стоимость покупки и внедрения самой СЭД, и руководители не всегда готовы на такие траты. Не имея всего необходимого оборудования, нельзя обеспечить комплексный переход на электронный документооборот, а, следовательно, внедрение не даст ожидаемого эффекта.

Риски, приведенные выше, являются наиболее общими и часто встречающимися. Кроме них каждая компания может столкнуться со своими уникальными проблемами, связанными с ее спецификой деятельности, формой управления и т.д.

Для того чтобы выявить наиболее полный список рисков необходимо составить идеальный план внедрения, декомпозированный до отдельных работ, т.е. четко представлять себе, что вам нужно сделать, чтобы достичь поставленной цели. Под идеальным здесь понимается такой план, при котором у заказчика нет никаких помех на пути достижения результата. А затем, используя любой из методов идентификации рисков (мозговой штурм, метод Дельфи и т.д.), который вам более удобен и понятен, постараться выявить все неприятности, которые могут возникнуть при внедрении. Затем необходимо оценить вероятность возникновения каждого риска и степень его влияния, как правило это делается просто экспертной оценкой.

Читать еще:  Налоговые риски организации

Самое важное в работе с рисками – это то, что она должна вестись постоянно, на протяжении всего процесса автоматизации. Должно обеспечиваться выполнение мероприятий по предотвращению рисков или минимизации их последствий, актуализации перечня рисков и методов реагирования на них. Соблюдая эти просты правила, процесс перехода на ЭДО возможно сделать безболезненным и быстрым.

Мифы и реальность электронного документооборота

Источник: группа компаний «Такснет»

Каждая компания, особенно территориально распределенная, несет бремя затрат, используя в документообороте со своими клиентами бумажные носители. Переход к электронному документообороту (ЭДО) является логичным и важным шагом в развитии любого предприятия.

По результатам исследования Mail.ru Group, около 60% офисных работников пользуются мобильными устройствами не только для личных целей, но и для выполнения тех или иных рабочих задач. Работа в офисе, с заваленными бумагой столами, уходит в прошлое. Основное достоинство систем ЭДО: у компании сокращаются материальные и временные затраты. Когда все документы электронные — нет смысла копировать и печатать стопки бумаги.

Сегодня переход на электронный документооборот — шаг, на который решится не каждый руководитель. По мнению многих, «против» — пока больше, чем «за».

В нашем материале мы собрали наиболее частые доводы «против» перехода на электронный обмен документами. И постарались рассказать о реальном положении дел и плюсах перехода на электронный документооборот с контрагентами.

Миф 1. Работать на бумаге надежнее. На ней есть печать и подпись

Работать на бумаге привычнее. Да, сегодня документ в руках — это символ заключенного контракта, который можно «пощупать». О том, что бумажные документы можно подделать — многие знают по собственному печальному опыту. Как результат: финансовые потери, судебные тяжбы и потраченные нервы и в конечном итоге — крах бизнеса.

Сегодня электронная подпись более современный и безопасный аналог бумажного документа. Электронная подпись (ЭП) юридического лица представляет собой зашифрованные данные, прикрепляемые к цифровым документам с целью подтверждения авторства и подлинности информации. По сути, она заменяет обычную собственноручную подпись и синюю печать юридического лица.

С помощью ЭП юридические лица могут заключать и расторгать контракты, обмениваться первичными бухгалтерскими документами с клиентами и партнерами по сети передачи данных, сдавать отчетность в гос.органы через Интернет, подтверждать свое авторство при заверке различной информации и прочее.

Что важно знать при выборе продавца электронной подписи? Главное — отдавать предпочтение аккредитованным удостоверяющим центрам, которые входят в число лидеров на рынке России. Обратите внимание на следующие моменты: сколько лет удостоверяющий центр работает на рынке; узнайте, какое количество сертификатов ключей электронной подписи за последний год он выпустил; если десятки тысяч — значит вы не ошиблись.

Миф 2. В бумажных документах мне проще сохранять порядок

Как бы ни спорили оптимисты и скептики в отношении электронных документов, никто уже не отрицает тот факт, что подавляющее большинство офисных документов создается в компьютерах. Причины столь безоговорочной победы информационных технологий совершенно понятны:

  • электронные документы легко создавать, редактировать, размножать, распространять и пересылать;
  • в электронном виде гораздо легче искать необходимую информацию, а уж контекстный поиск дает возможности, о которых при ведении бумажного делопроизводства можно было лишь мечтать;
  • проще и с меньшими усилиями решаются вопросы резервирования информации и документов, создания страховых архивов и фондов и т.д.;
  • в коммерческой деятельности электронные документы, при грамотном их использовании, позволяют в разы ускорить принятие решений и повысить их качество.

Миф 3. Я боюсь, что мои документы могут похитить злоумышленники или оператор ЭДО может передать их третьим лицам без моего ведома

Если говорить о разработанной компанией «Такснет» системе электронного документооборота «Транскрипт», то в ней данные от одного контрагента другому передаются по сети интернет через защищенный протокол HTTPS. Доступ пользователей в систему проводится в двух режимах – по сертификату квалифицированной электронной подписи и по логину-паролю. Утечка данных с сервера системы исключена: учетные пользовательские пароли хранятся в закодированном виде, закрытые ключи сертификатов для доступа хранятся у самих пользователей. Таким образом, если пользователь системы никому не передает информацию доступа — утечка переданной ему информации будет исключена.

Что касается хранения и передачи особо конфиденциальной информации, то более профильным продуктом в данном случае является «облачный» сервис «CRYPTOGRAMM», также разработанный компанией «Такснет». Сервис позволяет держать документы в защищенном облачном хранилище, обмениваться информацией по защищенным каналам связи, а также обладает возможностью удаленного проведения криптоопераций. К таким операциям можно отнести подписание и шифрование электронных документов в адрес одного или нескольких адресатов, расшифровка данных, а также проверка подписи.

Это значит, что пользователь с легкостью может проверить подлинность и корректность любого подписанного электронного документа. Кроме того, в качестве дополнительного инструмента обеспечения безопасности, сервис использует систему двухфакторной аутентификации с использованием мобильного устройства, которая использует факторы двух типов для доступа в систему или при проведении особо важных операций.

Но в любом случае, за утечку информации любой оператор ЭДО отвечает в соответствии с законодательством РФ.

Миф 4. Нам не подходит ЭДО, мои поставщики пользуются электронной подписью разных удостоверяющих центров

Для электронного документооборота необходимо использовать только квалифицированную электронную подпись (ФЗ 63 «Об электронной подписи»). Наличие у контрагентов сертификатов, изданных разными УЦ – не проблема для внедрения ЭДО. Например, в системе «Транскрипт» возможно использование квалифицированных сертификатов, выпущенных любым Удостоверяющим центром (далее – УЦ), входящим в список аккредитованных Минкомсвязи.

Миф 5. Мы не сможем настроить работу с нашими контрагентами – их около тысячи и они расположены по всей территории РФ

Электронный обмен документами — это лучшее решение для компаний с большим числом контрагентов.

Во-первых: переход на электронные документы с бумаги позволит сократить время на обработку и пересылку документов на 80%.

Во-вторых: электронный документооборот повысит производительность труда ваших сотрудников на работу с документами на 25%.

В-третьих, при переходе на систему электронного обмена документами «Транскрипт» время на обработку документов и внесение корректировок в документы бухгалтерами и менеджерами снизится на 75%.

Данные показатели говорят о том, что это правильное решение для современного бизнеса. Для работы в системе вам потребуется лишь электронная подпись и интернет. Чтобы начать работу — пригласите ваших контрагентов в систему и приложите памятку по регистрации в системе.

Мы предоставляем своим клиентам образцы писем-приглашений, памятки по началу работы и помогаем настроить процесс обмена документами совершенно бесплатно.

Миф 6. В системах ЭДО платишь за каждый отправленный документ, в итоге чем это дешевле почты?

Действительно, некоторые компании берут плату за каждый отправленный документ. В нашем решении мы же предусмотрели тот факт, что переход на электронный документооборот должен быть финансово выгодным для наших клиентов. В системе «Транскрипт» плата берется за пакет отправленных документов, что позволяет существенно экономить на обмене документами.

Но до 31 октября вы можете воспользоваться специальным предложением и работать в системе бесплатно. С подробностями можно ознакомиться по ссылке.

Миф 7. Ради передачи актов и счетов-фактур переходить на ЭДО не вижу смысла

Как уже отмечалось не раз, переход на ЭДО — это действительно удобно и выгодно. Вам больше не придется тратить время на подготовку и отправку документов, также, вы можете значительно сэкономить, отказываясь от очень дорогого процесса бумажного документооборота. Вы сможете сэкономить на времени обмена корреспонденцией, что также повысит мобильность и производительность вашей компании. Потому как ЭДО осуществляется очень оперативно, вдобавок не будет присутствовать человеческий фактор, что снижает количество ошибок в электронных документах до минимума.

Практически любой документ можно сделать электронным. В системе “Транскрипт” для них предусмотрен неформализованный документооборот (договоры, важная коммерческая информация, сметы и многое другое).

Файлы таких документов могут иметь произвольный формат и предоставляться контрагенту в одном из следующих типов файлов: *.doc, *.docx, *.xls, *.xlsx, *.mht, *.jpeg, *.jpg, *.jfif, *.rtf, *.pdf, *.txt, *.zip, *.xml. Вообще, в системе вы можете получать и передавать любые электронные документы.

Не стоит забывать и про фактор безопасности и сохранности документов — в системе “Транскрипт” все электронные документы передаются в зашифрованном виде, что исключает перехват и подмену. Да и использование ЭП надежнее любой физической подписи.

Миф 8. У меня не так много контрагентов, чтобы переходить на ЭДО. Это дорогое удовольствие, как мне кажется

Даже если сегодня ваш бизнес небольшой, это вовсе не значит, что вам не следует заниматься оптимизацией финансовых расходов и заботиться о производительности труда ваших сотрудников. Если бизнес процессы в компании настроены изначально верно и отвечают современным рыночным тенденциям — расти и развиваться вашему бизнесу будет значительно комфортнее!

Что такое ЭДО: основные понятия

Широкий выбор технических решений, полный спектр услуг

Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С

Прямая интеграция с 1С:ЭДО и Контур.Диадок. Уникальный по возможностям обмен юридически значимыми электронными документами

Комплекс программно-аппаратных средств, позволяющий развернуть внутренний и внешний безбумажный документооборот в максимально короткие сроки

Электронный документооборот (ЭДО) – далеко не новое явление в индустрии информационных технологий, в последние годы получившее к тому же поддержку государства в виде госпрограмм, законов и мероприятий по популяризации. Но, несмотря на это, документооборот в электронном виде – явление все еще не массовое, хотя внедрение ЭДО в организации может не только упростить отношения с контрагентами, но и значительно сократить издержки бизнеса.

Читать еще:  Коэффициент риска формула

Подтверждением этих слов может стать опыт построения системы электронного документооборота для холдинга Брис-Босфор: Крупнейший российский производитель обуви Брис-Босфор, внедрив систему документооборота, сократил трудозатраты на работу с документами на 30% во всех своих подразделениях, включая склады, фабрику и офисы.

Для понимания преимуществ использования безбумажного документооборота, а также средств и способов его внедрения, разберем основные понятия и определения.

Что такое ЭДО и как это работает?

Электронный документооборот (ЭДО) – совокупность процессов по работе с документами, представленными в электронном виде без использования бумажных носителей.

Если вы и ваш контрагент организовали на своих предприятиях формирование электронных документов по установленным форматам и договорились о том, чтобы ими обмениваться, необходимо обеспечить ваше с ним электронное взаимодействие с технической стороны, то есть организовать систему обмена.

Что представляют собой электронные документы и кому они нужны?

Электронные документы – это информация, представленная в электронной форме, пригодной для восприятия, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (например, в программах системы «1С:Предприятие»).

Электронные документы по утвержденным форматам являются неотъемлемой составляющей бухгалтерских и других учетных информационных систем, но для того чтобы электронный документ имел юридическую силу подписанного бумажного оригинала, то есть давал право на судебную защиту, он должен быть подписан электронной подписью ответственного лица.

Список документов, которыми можно обмениваться по ЭДО

Поэтому отдельными законодательными актами вводились:

  • Электронные счета-фактуры;
  • Трудовые книжки;
  • Часть кадровых документов;
  • б/л и др.

Виды ЭДО и способы его организации

Самым распространенным примером системы ЭДО является электронная почта. Такая система жизнеспособна и даже может быть эффективной только в том случае, когда обе стороны согласовали свои действия (заключили соглашение). При этом обмен счетами-фактурами (УПД — универсальный передаточный документ) в таком варианте невозможен, т.к. не будет соблюдаться регламент передачи. И это не единственный минус. Почта, мало того что небезопасный канал с точки зрения взлома, так еще и некоторые контролирующие органы (например, налоговая) по этой причине не принимают документы через почтовый клиент.

Чтобы избежать рисков, связанных с переходом на цифровой документооборот, и обмениваться с контрагентами как неформализованными (договоры, соглашения, акты сверки и т.д.), так и формализованными документами (для которых ФНС России официально утвердила формат), правильнее осуществлять оборот электронных документов используя специально созданные системы Операторов ЭДО.

Оператор ЭДО – организация, обладающая программно-аппаратным комплексом для обеспечения и поддержки обмена открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота между сторонами. По сути, система оператора ЭДО представляет собой высоконагруженный сервис электронной почты с защищенными каналами связи и шифрованием, обеспечивающими безопасность передачи документов с соблюдением законодательно установленных форматов документов и регламентов передачи.

Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы операторы примерно одинаковы, но в качестве сервиса могут быть отличия:

  • Быстрота отзыва техподдержки;
  • Готов ли оператор помогать подключать контрагентов;
  • Какие возможности интеграции он предлагает;
  • Есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.

Именно на такие моменты следует обращать внимание при выборе посредника для внедрения ЭДО в организации.

При регистрации в системе оператора организация идентифицируется по сертификату электронной подписи уполномоченного лица и получает свой уникальный идентификатор, который может сообщить любому другому участнику для настройки маршрута обмена.

Контрагенту, с которым вам нужно настроить обмен, также придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого – тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи. После отправки и принятия приглашения маршрут будет построен, а обмен с этим контрагентом доступен.

Регистрируясь в системе ЭДО оператора, участник присоединяется к регламенту работы сервиса, поэтому в дальнейшем заключать специальные соглашения с каждым контрагентом не потребуется, что значительно облегчает процесс подключения к ЭДО.

Основные функции электронного документооборота

Помимо стандартного обмена формализованными и неформализованными документами, оператор предоставляет пользователям готовый сервис и автоматически выполняет важные функции:

  • Уведомляет ФНС, что вы присоединились к обмену (важно при обмене счетами-фактурами);
  • Обеспечивает конфиденциальность обмена информацией, используя защищенные каналы передачи данных;
  • Следит за форматами и регламентами (например, при обмене электронными счетами фактурами) и гарантирует соблюдение законодательства РФ;
  • Проверяет электронные подписи на действительность в момент подписания документов;
  • Гарантирует доставку электронных документов контрагенту в соответствии с настроенным маршрутом;
  • Реализует обмен приглашениями.

Как понять, нужен ли переход на ЭДО и каковы будут последствия?

  1. Прежде всего, нужно узнать, используют ли ваши партнеры документооборот в электронном виде. Для этого можно обратиться за помощью к предполагаемому оператору или разослать всем партнерам письма с запросом.
  2. После получения информации оценить объем документов с контрагентами, которые уже используют ЭДО.
  3. Даже если список контрагентов, технически готовых получать и отправлять вам электронные документы, невелик, но объем документов с этими партнерами существенный, вы уже сможете значительно упростить как процессы получения и отправки подписанных документов, так и процессы согласования и своевременной корректировки в случае обнаружения ошибок.
  4. Уточнить у оператора возможности интеграции с учетной системой для минимизации затрат труда на загрузку и выгрузку документов.

Как внедрить ЭДО в организации и начать использовать безбумажный документооборот?

  1. Выбрав оператора ЭДО, вы получите ту самую техническую возможность для защищенного обмена – программу, которая создана для этих целей и позволяет:
    • Пригласить партнеров к обмену или принять входящее приглашение;
    • Создавать, подписывать, отправлять партнерам исходящие документы;
    • Получать электронные документы от партнеров, подписывать/отклонять/проверять электронные подписи;
    • Хранить электронные документы (по закону вы должны хранить первичные документы не менее 4 лет, т.е. переход на ЭДО будет включать в себя организацию электронного архива).
  2. Приобрести (у оператора или в любом аккредитованном удостоверяющем центре) электронную подпись на уполномоченное лицо организации и пройти регистрацию в системе оператора. Если ранее вы приобрели ЭП для сдачи отчетности, то она может подойти для ЭДО (необходимо уточнить у оператора). Каждый сотрудник, который уполномочен подписывать электронные документы, должен иметь электронную подпись.
  3. После регистрации в системе отправить приглашения к обмену контрагентам.
  4. Внедрить интеграционное решение оператора.

Внедряем ЭДО в организации в короткие сроки

Проблемы внедрения систем электронного документооборота

Помимо нежелания контрагентов использовать системы электронного документооборота, зачастую сотрудники внутри компании могут противостоять новшествами и пытаться вести процесс документооборота по старинке. Но, как показывает практика, сотрудники достаточно быстро понимают преимущества ЭДО, поскольку системы электронного документооборота можно легко сравнить с другими телекоммуникационными инструментами, с появлением которых трудовые будни административных департаментов компаний сильно изменились в сторону эффективности:

  • Системы интернет-банкинга позволяют в on-line режиме управлять платежами и бюджетом, поэтому сотрудники больше не тратят время каждое утро, чтобы ехать в банк за выпиской или бежать туда же с платежкой для срочной отправки.
  • Системы электронной передачи отчетности в контролирующие органы. Бухгалтеры перестали стоять в бесконечных очередях в налоговой или на почте в последний день сдачи отчетности, а спокойно формируют ее и передают до начала следующего календарного дня. То же касается и общения с ПФР, ФСС, ФСРАР и другими.
  • Системы электронных торгов, где все процедуры, включая подписание государственных контрактов, осуществляются в электронном виде в системе оператора ЭТП (электронная торговая площадка).

Что изменится при переходе на ЭДО в организации вне зависимости от размера и формы собственности

  1. Скорость получения оригинала документа. Процесс передачи документа занимает, как правило, от нескольких минут в рамках одного оператора до нескольких часов при роуминговом обмене. Бизнесу, которому важно получать оплату товара или услуги в день поступления документов, электронный документооборот позволяет в разы ускорить исполнение договоров. При обнаружении ошибок процесс получения корректировочного документа будет так же быстр и прост.
  2. Способ получения и отправки оригинала документа в режиме online при использовании ЭДО несравним с обменом бумажными оригиналами. Вы получите возможность круглосуточно, находясь в любой точке мира с доступом в интернет, осуществлять любые операции с документами, в том числе подписывать исходящие или полученные документы.

Сколько стоят электронные документы и затраты на переход на ЭДО

Простота и финансовая доступность использования систем операторов делает ЭДО все более популярным сервисом. В среднем стоимость отправки одного исходящего документа составляет около 10 руб., а все входящие документы операторы обрабатывают и хранят бесплатно.

Затраты на электронную подпись, как правило, организацией уже понесены в связи с ее получением для сдачи отчетности. Подпись, подходящая для отчетности подойдет и для ЭДО, но если планируется несколько подписантов, то необходимо приобрести сертификат на каждого. Оператор может установить небольшую оплату за внедрение интеграционного решения, особенно, если вы используете кастомизированную систему учета.

Устанавливая форматы и регламенты обмена частью документов, государство подталкивает бизнес к использованию систем ЭДО, а в тандеме с «правильным» оператором компания получает отличные инструменты мгновенных бизнес коммуникаций без потери юридической значимости взаимодействия. Компания получает массу описанных выше преимуществ и, самое главное, ее персонал не отвлекается от своих основных рабочих обязанностей и процессов, поручая все рутинные заботы оператору.

Переходить на электронные документы выгодно: при любом объеме документов расходы на бумагу и услуги доставки можно легко сократить более чем в 10 раз, а главное – простота и удобство использования электронного обмена вряд ли заставят вас сожалеть о прошлом, наполненном бумажными документами.

Если у вас остались вопросы о системах электронного документооборота и возможностях построения такой системы на базе решений от компании 1С, позвоните нам или оставьте заявку на сайте. Наши специалисты свяжутся с вами и с радостью ответят на все ваши вопросы.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector