Multi-finance.ru

Обзор финансовых рынков
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Расчет командировочных за границу

Суточные при командировке

Бухгалтеры часто спрашивают, как правильно рассчитать суточные в командировке. Особый интерес вызывают суточные при поездках за границу, в том числе в страны СНГ, в 2020 году. Мы постарались дать ответы на все самые важные вопросы, связанные с расчетом и выплатой суточных.

Виды командировочных расходов

Работодатель, который направляет сотрудника в командировку, обязан возместить ему командировочные расходы. Эти расходы перечислены в статье 168 ТК РФ . К ним относятся:

  • стоимость проезда;
  • затраты по найму жилья;
  • суточные (т.е. дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства);
  • иные издержки работника, согласованные с работодателем.

Таким образом, суточные являются одним из видов командировочных расходов, которые организация или ИП должна компенсировать своему сотруднику.

Рассчитайте зарплату командированного работника в веб-сервисе Рассчитать бесплатно

Размер и нормы суточных при командировках

Суточные необходимо выплачивать за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздники, а также за дни нахождения в пути (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749; далее — Положение о командировках).

Величина суточных не ограничена. Каждый работодатель может установить тот размер суточных, который считает нужным. Главное, отразить выбранный вариант в локальном нормативном акте организации, например, в положении о командировках.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

СПРАВКА. Работодатель вправе утвердить разные величины суточных для отдельных категорий сотрудников. В частности, суточные директора могут быть больше, чем суточные менеджера. При загранкомандировках размер суточных может отличаться в зависимости от страны, в которую направлен сотрудник.

Однако существуют нормативы, которые применяются при расчете НДФЛ и страховых взносов. Суточные в пределах норматива освобождаются от налога на доходы физлиц и взносов, а на сумму превышения надо начислить НДФЛ и взносы. Нормативы для командировок по России отличатся от нормативов, установленных для служебных поездок за границу (подп. 3 ст. 217 НК РФ и п. 2 ст. 422 НК РФ ).

Командировка по России

Суточные освобождаются от НДФЛ и страховых взносов в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.

Приведем пример. Допустим, сотрудник находился в служебной поездке 5 дней. Ему начислили суточные из расчета 1 000 руб. в сутки. Размер суточных составил 5 000 руб.(1 000 руб. х 5 дн.). От налога на доходы освобождена сумма 3 500 руб.(700 руб. х 5 дн.). Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 1 500 руб.(5 000 руб. – 3 500 руб.).

Командировка за границу

Суточные освобождаются от НДФЛ и взносов в пределах 2 500 руб. за каждый день нахождения в зарубежной командировке.

ВАЖНО. При следовании сотрудника в зарубежную командировку день пересечения границы РФ считается как день, проведенный в загранкомандировке. При возвращении из такой поездки день пересечения границы РФ считается как день, проведенный в командировке на территории России. Даты пересечения границы нужно определять по отметкам, сделанным пограничниками в загранпаспорте (п. 18 Положения о командировках).

Приведем пример. Допустим, сотрудник находился в заграничной командировке 6 дней, границу РФ пересекал в первый и в последний день поездки. Ему начислили суточные из расчета 3 000 руб. в сутки. Размер суточных составил 18 000 руб.(3 000 руб. х 6 дн.). От налога на доходы освобождена сумма: за первые 5 дней — 12 500 руб.(2 500 руб. х 5 дн.); за день возвращения в Россию — 700 руб. Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 4 800 руб.(18 000 руб. – 12 500 руб. – 700 руб.).

В страны СНГ

Здесь действуют те же правила, что и при других заграничных командировках. Но есть одна особенность: при пересечении границы РФ пограничники не ставят в загранпаспорт никаких отметок. Поэтому дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения о командировках).

Пример расчета суточных при командировке в Казахстан в 2020 году

Работник выехал в командировку в Казахстан 18 мая 2020 года, а вернулся обратно 22 мая 2020 года. Продолжительность служебной поездки составила 5 дней. Сотруднику начислили суточные из расчета 3 000 руб. в день. Размер суточных составил 15 000 руб.(3 000 руб. х 5 дн.).

Из проездных документов следует, что 18 мая работник выехал на поезде из Москвы в 19 часов 20 минут. На границу с Казахстаном (станция «Петухово») поезд прибыл 20 мая в 09 часов 00 минут. Значит, даты 18 мая и 19 мая считаются днями, проведенными на территории России. А дата 20 мая — день пересечения границы — считается днем, проведенным в Казахстане.

Обратно работник вернулся 22 мая на самолете. Вылет из Алма-Аты состоялся в 15 часов 00 минут, а прилет в Москву — в 22 часа 00 минут. Значит, дата 22 мая считается днем, проведенным в России.

Получается, что дни, проведенные в России — это 18 мая, 19 мая и 22 мая (итого 3 дня), а дни, проведенные на территории Казахстана — это 20 мая и 21 мая (итого 2 дня).

От налога на доходы освобождается сумма: за 3 дня в России — 2 100 руб.(700 руб. х 3 дн.); за 2 дня в Казахстане — 5 000 руб.(2 500 руб. х 2 дн.).

Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 7 900 руб.(15 000 руб. – 2 100 руб. – 5 000 руб.).

Бесплатно заполнить и сдать 6‑НДФЛ и 2‑НДФЛ через оператора ЭДО

Суточные при однодневных командировках

Если командировка длится всего один день, то суточные работнику не полагаются. Об этом прямо сказано в пункте 11 Положения о командировках. Но многие организации и предприниматели все же выплачивают суточные даже при однодневных служебных поездках. Нужно ли платить с них НДФЛ и взносы?

В Минфине России считают, что все зависит от наличия подтверждающих документов. Если работник их представил, то выплату при однодневной командировке хоть и нельзя признать суточными, зато можно отнести к другой категории командировочных расходов. А именно, к иным издержкам, согласованным с работодателем. Тогда выплата в полном объеме освобождается от налога на доходы и взносов (письмо от 17.05.18 № 03-15-06/33309; см. « НДФЛ с «суточных» при однодневной командировке: Минфин изменил свою позицию »).

Порядок выплаты командировочных и отчетность по ним

Деньги на командировку выдают работнику перед началом служебной поездки в кассе, либо перечисляют на карту. При загранкомандировке суточные можно выплатить либо в валюте, либо в рублях, пересчитав по курсу на день выдачи.

Сумму, предназначенную для оплаты проезда, жилья, питания и иных издержек работника, согласованных с работодателем, оформляют как подотчетные средства. По возвращении сотрудник должен отчитаться по ним в течение трех рабочих дней. Для этого нужно оформить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие указанные траты. Деньги, которые остались неизрасходованными, работник обязан вернуть работодателю (п. 26 Положения о командировках).

Расходы в валюте при загранкомандировке нужно пересчитать в рубли:

  • если работник платил с рублевой карты — по курсу, установленному банком на дату списания денег (письмо Минфина России от 22.01.16 № 03-03-06/1/2318; см. « Минфин напомнил, как определить курс валюты в целях учета затрат на оплату проживания в загранкомандировке »);
  • если работник покупал валюту в обменном пункте — по курсу, указанному в документах на покупку валюты (письмо Минфина России от 15.06.11 № 03-03-06/1/347; см. « Минфин: курс валюты, приобретенной работником в загранкомандировке, определяется по документам на ее покупку »);
  • если работник не представил первичный документ на обмен валюты — по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату выдачи работнику подотчетной суммы в рублях (письмо Минфина России от 03.09.15 № 03-03-07/50836; см. « Как пересчитать валюту в рубли, если командированный работник не представил документы на ее покупку »).

Отчитываться по суточным сотрудник не должен, поэтому суточные не надо оформлять как подотчетные средства. Их следует просто выдать работнику.

ВНИМАНИЕ. Выплату взамен суточных при однодневной командировке нужно передать работнику под отчет наравне с деньгами на проезд и на другие командировочные расходы. Впоследствии сотрудник обязан отчитаться по такой выплате, предъявив в бухгалтерию подтверждающие документы.

Автоматически рассчитать зарплату командированного работника по действующим правилам Рассчитать бесплатно

Налогообложение суточных

Командировочные расходы, в том числе суточные, можно учесть при налогообложении прибыли в полном объеме (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ ). Налогоплательщики на УСН с объектом «доходы минус расходы» также вправе списать суточные при командировках (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ ). Выплаты взамен суточных при однодневных служебных поездках можно учесть, только если работник представил подтверждающие документы.

Расчет суточных при загранкомандировках в 2018-2019 гг.

Размеры суточных при загранкомандировках имеют значение для расчета налога на прибыль, а также для целей исчисления и уплаты НДФЛ.

Напомним, что размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, закрепив суммы в коллективном договоре или в локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ).

Некоторые компании устанавливают различные размеры суточных при загранкомандировках в зависимости от того, в какую страну отправляется работник для выполнения служебного задания.

Кстати, бюджетным организациям размер суточных при загранкомандировках устанавливает Правительство РФ. И коммерческие организации, при желании, могут ориентироваться на эти размеры суточных.

Читать еще:  Отчетность ип по расчетному счету

Суточные при загранкомандировках в 2018-2019 гг.: таблица

Для понимания приведем некоторые размеры суточных при загранкомандировках, установленных Правительством РФ для бюджетников (Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812):

Суточные при загранкомандировках: в какой валюте выдавать

Работодатель сам определяет, в какой валюте устанавливать и выплачивать суточные для загранкомандировок. Например, размер таких суточных может быть установлен в иностранной валюте, но на руки работник получит сумму в рублях, эквивалентную этим валютным суточным.

Загранкомандировка: как считать суточные

Расчет суточных при загранкомандировках в 2018-2019 гг. зависит от количества дней, проведенных работником за пределами РФ.

  • при отправлении в загранкомандировку за день пересечения границы суточные выплачиваются как за время нахождения за границей;
  • при возвращении из зарубежной поездки за день пересечения границы суточные выплачиваются как за командировку внутри страны.

Правда, компания вправе установить свой порядок расчета выплачиваемых суточных.

Суточные в загранкомандировке в 2018-2019 гг. для «прибыльных» целей

Всю сумму суточных (без каких-либо ограничений) можно учесть в составе расходов при определении базы по налогу на прибыль (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если суточные выдаются в рублях, то никаких затруднений учет таких расходов не вызовет – просто вся сумма списывается в состав «прибыльных» расходов.

Если же суточные выданы до командировки в иностранной валюте, то необходимо перевести данную сумму в рубли по официальному курсу ЦБ на дату выдачи суточных (п. 10 ст. 272 НК РФ):

Полученная сумма учитывается в расходах.

Суточные по загранкомандировкам 2018-2019: что с НДФЛ

При загранкомандировках НДФЛ не облагается сумма суточных, не превышающая 2500 руб. в день (п. 3 ст. 217 НК РФ). Соответственно, с суммы сверх этого лимита необходимо удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет.

Если суточные были выплачены в рублях, то облагаемая база по НДФЛ будет считаться по следующей формуле:

Кстати, если суточные в организации устанавливаются в иностранной валюте, но выплачиваются работнику в рублях, то никаких перерасчетов делать не нужно (Письма Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252, от 09.02.2016 № 03-04-06/6531 ).

Если же суточные выплачены в инвалюте, то в целях уплаты НДФЛ нужно иметь в виду одну важную особенность: пересчитать данную сумму в рубли нужно по официальному курсу ЦБ, установленному на последний день месяца, в котором утвержден командировочный авансовый отчет (Письмо Минфина от 21.03.2016 № 03-04-06/15509 ). Следовательно, база по НДФЛ в данном случае считается так:

Расчет суточных при загранкомандировках в 2018-2019 гг.: страховые взносы

По общему правилу суточные, выплачиваемые работникам в 2018-2019 гг., облагаются страховыми вносами по тому же принципу, что и НДФЛ. То есть взносы нужно начислить с суммы суточных, превышающей 2500 рублей (п.2 ст.422 НК РФ).

Зарубежная командировка: особенности отражения расходов

Расходы, связанные с зарубежными командировками, имеют свои особенности по сравнению с командировками внутри страны. Эти особенности обусловлены прежде всего тем, что загранкомандировки требуют дополнительных затрат (оформление загранпаспорта, виз, обязательной медицинской страховки, консульские сборы). Кроме того, многие расходы осуществляются в валюте, а значит, в бухгалтерском и налоговом учете возникают курсовые разницы. В данной статье мы расскажем, как правильно рассчитать суточные при загранкомандировках, а также как учесть курсовые разницы, если аванс выдан работнику в иностранной валюте (в рублях).

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки

Согласно этому документу работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (п. 3). При этом срок командировки устанавливается работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4).

В силу п. 11 Положения командированным работникам возмещаются:

  • расходы по проезду и найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

При направлении сотрудника в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются (п. 23 Положения):

  1. расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
  2. обязательные консульские и аэродромные сборы;
  3. сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
  4. расходы на оформление обязательной медицинской стра­ховки;
  5. иные обязательные платежи и сборы.

Все перечисленные расходы учитываются при расчете облагаемой базы по налогу на прибыль на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, для коммерческих организаций определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (в соответствии с положениями ст. 168 ТК РФ).

Обратите внимание

Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым этим работником по возвращении из служебной командировки.

В случае проезда сотрудника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется этим сотрудником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование данного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.) (п. 7 Положения).

Отметим, что до 08.01.2015 (с этой даты действуют изменения, внесенные в Положение [2] ) в случаях командирования работников в государства – участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, необходимо было оформлять командировочное удостоверение. С 08.01.2015 это требование отменено.

Добавим: направление работника в командировку в страны, не относящиеся к указанным государствам, и до этой даты производилось по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения.

В соответствии со ст. 26 Положения работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических затратах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой. До 08.01.2015 эта норма предусматривала еще и необходимость составления отчета о выполненной работе в командировке.

Суточные во время загранкомандировок

Согласно этим нормам за время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются:

  • при проезде по территории РФ – в порядке и размерах, которые предусмотрены для командировок в пределах территории РФ;
  • при проезде по территории иностранного государства – в порядке и размерах, которые установлены для командировок на территории иностранных государств.

День пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются:

  • в иностранной валюте – при следовании работника с территории РФ;
  • в рублях – при следовании на территорию РФ.

Даты пересечения государственной границы РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Если сотрудник выехал в командировку на территорию иностранного государства и в тот же день вернулся, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.

Итак, в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте можно установить любой размер суточных, а также дифференцировать этот размер в зависимости от страны, в которую командируется работник.

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт такой задержки (п. 19 Положения).

Пример 1

Заместитель директора Козырев С. Н. (г. Москва) направлен в зарубежную командировку. Сначала он должен был посетить Австрию, потом Венгрию и возвратиться в Москву.

Согласно коллективному договору суточные в организации установлены для командировок по России – 700 руб.; для командировок в Австрию и Венгрию – 120 евро и 80 евро соответственно.

27 марта 2015 года в 23.20 Козырев С. Н. вылетел в Австрию и прибыл туда 28 марта. Пересечение границы РФ 27 марта подтверждается отметкой в заграничном паспорте.

29 марта он выехал из Австрии и прибыл в Венгрию.

31 марта вернулся в Москву, о чем имеется отметка в загранпаспорте.

3 апреля Козырев С. Н. представил авансовый отчет, который в этот же день был утвержден.

Размер суточных, которые подлежат выплате данному работнику, составит:

  • за 27 марта (день пересечения государственной границы РФ при следовании работника с территории РФ) – 120 евро;
  • за 28 марта (день пребывания в Австрии) – 120 евро;
  • за 29 марта (день прибытия в Венгрию) – 80 евро;
  • за 30 марта (день пребывания в Венгрии) – 80 евро;
  • за 31 марта (день прибытия в Россию) – 700 руб.

Итого размер суточных, которые причитаются работнику в евро, составил 400 евро (120 + 120 + 80 + 80).

Если аванс выдан в валюте

В силу п. 16Положения оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории РФ, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом № 173‑ФЗ [3] .

Читать еще:  Выдача расчетных листков под роспись сотрудникам

В пункте 1 ст. 9 этого закона, с одной стороны, прописано общее правило о запрете валютных операций между резидентами, а с другой – предусмотрены исключения из этого правила. В частности, разрешается производить в валюте операции при оплате и (или) возмещении расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории РФ, а также операции при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (пп. 9 п. 1 названной статьи).

Как следует из п. 2.1 Указания ЦБ РФ № 2054-У [4] , выдача юридическому лицу наличной иностранной валюты осуществляется с его банковского валютного счета на основании письма на ее получение.

При совершении операций в иностранной валюте в бухгалтерском учете они отражаются в валюте платежей и в рублях (п. 4, 20 ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» [5] ). Пересчет иностранной валюты в кассе организации производится по курсу ЦБ РФ, действующему на дату совершения операции (п. 5 – 7 ПБУ 3/2006).

Случается, что поступление денег в кассу организации с валютного счета и выдача их из кассы в качестве аванса командированному работнику происходят в разные дни. При этом курс иностранной валюты по отношению к рублю меняется. В таком случае возникают курсовые разницы. Эти разницы имеют место и при возврате части неизрасходованной суммы аванса в иностранной валюте, если курс на дату возврата отличен от курса на дату выдачи аванса.

В бухгалтерском учете курсовые разницы отражаются в составе прочих доходов (п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации» [6] ) или прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации» [7] ), в налоговом учете – в составе внереализационных доходов (п. 11 ст. 250, пп. 7 п. 4 ст. 271 НК РФ) или внереализационных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 265, пп. 6 п. 7 ст. 272 НК РФ).

На какую дату берется курс иностранной валюты к рублю для целей принятия расходов в бухгалтерском и налоговом учете?

Согласно п. 3 ПБУ 3/2006 датой совершения операции в иностранной валюте является день возникновения у организации права в соответствии с законодательством РФ или договором принять к бухгалтерскому учету активы и обязательства, которые являются результатом этой операции.

Для расходов организации в иностранной валюте, связанных со служебными командировками за пределы территории РФ, такой датой будет день утверждения авансового отчета (приложение к ПБУ 3/2006).

Расходы, выраженные в иностранной валюте, для целей налогообложения пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату их признания (п. 10 ст. 272 НК РФ). Для расходов на командировки это дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Таким образом, при признании в расходах затрат на загранкомандировки в иностранной валюте разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает.

Пример 2

Организация направила своего работника в зарубежную командировку с 27 по 31 января 2015 года.

27 января 2015 года с валютного счета была снята сумма в размере 1 000 евро. В этот же день деньги были выданы работнику под отчет.

Работник вернулся из командировки 31 января, а 2 февраля представил авансовый отчет на сумму 990 евро и сдал неизрасходованную валюту в размере 10 евро.

Курс евро к рублю, установленный ЦБ РФ, составил:

– 27.01.2015 – 73,5633 руб./евро;

– 02.02.2015 – 78,1105 руб./евро.

В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:

Особенности расчета суточных в командировке

Отправляясь в служебную командировку, работник несет расходы в интересах работодателя, следовательно, эти расходы подлежат компенсации. Кроме проезда, оплаты жилья, затрат на проведение переговоров, иных служебных затрат, компенсируются также и суточные. Суточными называют затраты дополнительного характера, связанные с проживанием работника вне привычных ему условий. Как правильно начислить и выдать суточные, чем подтвердить для включения в авансовый отчет, какую роль играют лимиты суточных в этих расчетах, поговорим ниже.

Командировка и нормативы суточных

Термин «суточные» приводится в ст. 168 ТК РФ, устанавливающей правовые нормы возмещения командировочных работнику. Суточные упомянуты в ст. 217 НК РФ п.3, как одна из компенсационных выплат, не облагаемых НДФЛ.

Установлены лимиты в целях налогообложения: расходов внутри страны — 700 руб. в сутки, а для зарубежных командировок – 2500 руб. в сутки. Нижний предел суточных прописан в правительственном постановлении от 02/10/2002 г. №729 и составляет 100 руб. в сутки по России. Документ касается работников государственных бюджетных учреждений, однако на этот нижний лимит должны ориентироваться в выплатах и коммерческие структуры – ухудшение положения работника частной компании, по сравнению с госструктурой, может спровоцировать проверку Роструда или судебный иск против коммерческой фирмы.

Работникам госучреждений, отправляющимся за границу, суточные начисляются по нормам постановления №812 от 26/12/2005 г. и рассчитываются в иностранной валюте.

Важно! Основные общие принципы и требования к начислению суточных изложены в правительственном документе №749 от 13/10/2008 г.

Фирма должна разработать и принять локальный НА по командировкам либо учесть все нюансы порядка, размеров возмещения суточных затрат работнику в колдоговоре. Госучреждение, муниципальное учреждение обязаны руководствоваться нормативными актами властных структур соответствующего уровня.

В ЛНА размер суточных может быть прописан в любом размере, но, если он превышает предельные нормы, разница облагается НДФЛ. Сверх установленных пределов облагаются суточные и страховыми взносами (ст. 422-2 НК РФ). Взносы «на травматизм» рассматриваются в связи с суточными по правилам ФЗ-125 от 24/07/98 г. ст. 20.2-2. Взносами не облагаются все суммы, предусмотренные ЛНА работодателя.

На практике при установлении норм суточных работодатели часто берут за основу предельные лимиты, обозначенные в НК РФ относительно НДФЛ, чтобы минимизировать разницу между бухгалтерским и налоговым учетом, число учетных ошибок и проблем с налоговой.

Однодневные командировки по России работодатель может не учитывать при начислении суточных. В то же время подобное вполне можно прописать в ЛНА и компенсировать работнику даже один день.

Отметим, что вопрос удержания НДФЛ с суммы такой однодневной выплаты спорный:

  1. Минфин считает, что облагать налогом на доходы, например, расходы на питание в пределах 700 и 2500 рублей соответственно, противозаконно (Письмо Минфина России №03-04-07/6189 от 01/03/13 г.).
  2. ВАС РФ полагает, что суточные не являются доходом работника и должны компенсироваться ему без обложения НДФЛ (Постановление Президиума ВАС №4357/12 от 11/09/12 г.).
  3. ФНС РФ, руководствуясь ст. 122, 123 НК РФ, может доначислить на «лишний» оплаченный день работнику, помимо налога, штраф и пени.

Выбор, как поступить, предстоит сделать налогоплательщику.

Если работник отправляется за границу, ему обязательно нужно компенсировать однодневную поездку в размере 50% установленной в компании суммы суточной выплаты (Пост. 749 п. 20). При расчете налога на прибыль или «упрощенного» налога расходы по суточным берутся на уменьшение базы полностью (ст. 264-1-12, 346.16-1-13 НК РФ). Если в ЛНА установлен расчет суточных для загранкомандировок в валюте, при расчете налоговой базы делается пересчет по курсу на дату признания расхода (ст. 272-10 НК РФ), т.е. утверждения авансового отчета (п. 7 пп. 5 той же статьи).

При отъезде в командировку суточные работнику авансируются: рассчитываются заранее и выдаются. Планируемое число дней командировки берется бухгалтером из приказа по организации. При возвращении суточные пересчитывают в зависимости от фактического срока командировки и либо доплачивают работнику, либо ставят на взаиморасчеты с последующим удержанием излишне выплаченной суммы.

Дни считаются по календарю, со дня отъезда до прибытия на место постоянной работы, включая выходные, праздники. Сутки берутся до 0 часов, т.е. с нуля часов считается, что наступили новые сутки командировки. За каждые сутки выдается полная выплата, без пропорциональных расчетов по часам.

Если в один и тот же день произошло возвращение из командировки и одновременно гражданин направлен в другую командировку, суточные он должен получить дважды. Если сотрудник едет за границу, ему платят «российские» суточные до дня пересечения рубежа с Россией, после чего применяют «заграничные» нормативы, установленные фирмой, и по возвращении поступают аналогично. Момент пересечения можно отследить в загранпаспорте либо, если речь идет об СНГ, где пересечение границы таких отметок не требует, по проездным документам.

В локальных НА могут быть прописаны различные суточные для разных стран, посещаемых командированным. Если командировка предполагает поездку по нескольким зарубежным государствам, суточные считаются по концу дня и стране посещения.

Внимание! Сотрудник, по условиям трудового договора постоянно выполняющий свои обязанности в пути либо имеющий разъездной характер работы, не признается командированным, и суточные ему не выплачиваются.

Примеры расчета суточных

По России

Менеджер Мартынова выехала в командировку 1 июля в 10 часов 00 минут и вернулась 15 июля в 19 часов 15 минут. Фирма, которую она представляет, установила размер суточных 1000 рублей в сутки.

  1. Мартынова находилась в командировке 15 дней.
  2. 15 * 1000 = 15000 руб. Начислено суточных.
  3. 700 * 15 = 10500 руб. Не облагаемая НДФЛ сумма.
  4. 15000 — 10500 = 4500 руб. Облагаемая НДФЛ сумма.
  5. 4500 * 13% = 585 руб. Начисление НДФЛ.
  6. 4500 — 585 = 3915 руб. Облагаемая сумма за вычетом налога.
  7. 3915 + 10500 = 14415 руб. Суточные к выдаче Мартыновой перед поездкой.
Читать еще:  Расчет зарплаты районный коэффициент

За рубеж

Условия, как в предыдущем примере, но Мартынова командирована за границу. Суточные установлены для всех заграничных поездок фиксированные — 4000 рублей в сутки. Пусть Мартыновой уже был выдан аванс ранее, а теперь необходимо рассчитать фактическую сумму. Мартынова 2 июня пересекла границу, выполнила служебное поручение и вернулась в Россию 14 июля, судя по отметкам в документе при пересечении границы.

  1. 1000 * 2 = 2000 руб. 700 * 2 = 1400 руб. 2000 — 1400 = 600 руб. Расчет суточных и облагаемой суммы по России.
  2. 4000 * ( 15 — 2) = 52000 руб. 2500 * 13 = 32500 руб. 52000 — 32500 = 19500 руб. Расчет суточных и облагаемой суммы в зарубежной части командировки.
  3. 600 + 19500 = 20100 руб. 20100 * 13%= 2613 руб. Расчет НДФЛ с облагаемых сумм.
  4. ( 2000 + 52000 ) – 2613 = 51387 руб. Суточные к выдаче.

С облагаемых сумм необходимо рассчитать и перечислить так же взносы, кроме сумм «на травматизм».

Документирование и учет

В течение трех дней после возвращения работник обязан отчитаться по командировочным расходам, в том числе и по суточным, составить авансовый отчет, на основании которого ему пересчитают выданный ранее аванс.

По суточным это в основном проездные документы и отметки о пересечении границы. Если сотрудник использовал для поездки личный автомобиль, он может предъявить путевой лист и любой иной документ, доказывающий служебный характер отсутствия на работе.

На основании этих документов составляется записка-расчет на суточные, где указываются:

  • ФИО работника, его табельный номер;
  • реквизиты приказа об отправке в командировку;
  • период командировки;
  • законодательная норма суточных;
  • фактическая выдача суточных в день.

Основным элементом этой записки является расчет выдачи: по норме, фактически, и исчисление сверхнормативно выданной суммы с учетом дней командировки. Сверхнорматив считается, если в организации приняты повышенные, по сравнению с предельно установленными, нормы выдачи суточных.

Внимание! Рассчитанные суточные вносятся в авансовый отчет отдельной строкой.

Как оформляется командировка за границу в 2018 году

При решении некоторых производственных вопросов возникает необходимость в загранкомандировках. В соответствии со ст. 166 ТК РФ поездка сотрудника по приказу руководителя для выполнения должностных обязанностей за пределами места работы трактуется как служебная командировка. Её полагается оформить по закону, выдать сотруднику суточные командировочные и оплатить расходы. Выезд по подобным вопросам за пределы РФ считается зарубежной командировкой. С 2017 года правила оформления командировки за границу значительно упростились.

Кто может стать зарубежным командировочным, а кто не может

Руководитель должен знать, что в зарубежную командировку можно послать не каждого сотрудника, в этом плане закон устанавливает ограничения. Следующие категории работников нельзя командировать за границу:

  • беременных;
  • граждан с инвалидностью, связанной с ограничениями на разъездную деятельность;
  • не достигших совершеннолетия, за исключением людей творческих профессий, например, на время осуществления съёмок;
  • работников, находящихся в учебном отпуске, если только поездка не имеет связи с учёбой.

При условии согласия сотрудников разрешается отправлять в командировку за границу:

  • одиноких отцов;
  • одиноких родителей малолетних детей до 5 лет;
  • работников, у которых находятся на иждивении дети с инвалидностью;
  • попечителей или опекунов несовершеннолетних;
  • Сотрудники, на которых возложена обязанность ухода за тяжелобольными родственниками.

Оформление командировки за границу в 2017 году

Поводом для командировки за рубеж обычно бывает приглашение на международную конференцию, выставку или производственная необходимость.

Чтобы правильно оформить документы, существует пошаговая рекомендация:

  • докладная генеральному директору компании от руководителя структурного подразделения, в которой излагается необходимость отправить сотрудника в заграничную командировку;
  • составление приказа (распоряжения), в этом документе указываются сроки, задачи и цели, а также место назначения — название страны, подробного адреса организации;
  • оформление и выдача командировочного удостоверения для стран СНГ;
  • подпись командированного на приказе о зарубежной командировке;
  • авансовые выплаты в соответствии с расчётами расходов в командировке.

Работодатель издаёт приказ по установленной форме Т-9, если командируется один сотрудник и Т-9а, если отправляются в поездку несколько сотрудников.

Кроме приказа, если в этом есть необходимость, составляется служебное задание (унифицированная форма NТ-10а). По закону раньше это было обязанностью, а с 2016 года — действие добровольное.

Кадровики делают специальные пометки в Книге учёта командировок, уточняя конкретные даты. В табеле также отмечаются командировочные дни кодом «К» или «06».

Иногда составляется задание о служебной командировке, хотя эта форма на данный момент не является обязательной.

Нужно ли командировочное удостоверение

В законодательстве РФ произошли изменения касательно положения о командировках, в частности отменена необходимость выдачи командировочного удостоверения для дальнего зарубежья. Теперь это является главным отличием от поездок по российской территории и странам СНГ. Законодатели сочли бессмысленным нагромождением лишних документов, ведь в паспорте и так проставляется отметка о пересечении границы с указанием всей необходимой информации (даты и названия страны). По окончании командировки к отчёту прилагаются копии тех страниц паспорта, где указаны данные отметки. Наличие билетов на поездку туда и обратно также станет доказательством пребывания в зарубежной командировке.

Командировочное удостоверение нужно тогда, когда в загранпаспорт не ставится отметка о пересечении границы. Это касается поездок по России и странам СНГ.

Таблица: документы, оформляемые при командировках

Последовательность подготовки к зарубежной командировке

Процесс подготовки к командировке за рубеж требует строгой последовательности:

  • оформить визу. Это можно сделать самому или обратиться в компанию, предлагающую подобные услуги;
  • забронировать номер в гостинице принимающей страны;
  • подготовить необходимый пакет документов;
  • рассчитать расходные средства, положенные для заграничной командировки;
  • за дни командировки начислить среднюю зарплату;
  • оплатить НДФЛ и все внебюджетные фондовые взносы на командировочные расходы.

Руководитель должен подробно изучить и вникнуть в суть приглашения от зарубежной компании. Важный момент в принятии решения заключается в финансовых возможностях предприятия. Если принимающая сторона заинтересована в присутствии данного сотрудника (это может быть полезный обмен опытом), иногда она берёт на себя часть командировочных расходов.

Если у работника, которого планируется отправить за рубеж, нет заграничного паспорта, следует предусмотреть расходы на его оформление. В ОВиР должен обратиться сам сотрудник, он оплачивает все госпошлины и сохраняет квитанции об оплате. После этого он предъявляет их в бухгалтерию компании и получает потраченные на оформление паспорта деньги.

Длительность поездки

До 2016 года существовали ограничения по срокам командировки за рубеж. На данный момент она может продолжаться столько, сколько требуется для решения производственных вопросов компании. На предприятиях разрабатываются положения о командировках, где уточняются некоторые специфические моменты, в частности, их продолжительность.

Длительность служебной поездки за рубеж аргументируется следующими моментами:

  • экономическая обоснованность (результаты командировки благотворно отразятся на финансовых показателях);
  • документы с расчётами получения более высоких доходов.

Работодатель, отправляющий в сотрудника за границу, должен учитывать, что если командировка продлится более чем 183 дня в пределах 12 месяцев, придётся выплатить налог с начисленных расходов в размере 30%, а не 13%.

Видео: особенности оформления командировки

Как рассчитать и оплатить расходы на командировку: суточные и прочее

Перед отъездом работника бухгалтер готовит смету, содержащую следующие статьи расходов, после чего выдаёт работнику аванс:

  • расходы на проезд к пункту назначения и возвращение обратно;
  • оплата гостиничного номера или аренды снятого жилья;
  • размер суточных;
  • стоимость медицинской страховки;
  • стоимость перевозимого багажа до 30 килограммов;
  • услуги телефонной связи;
  • оформление визы;
  • получение заграничного паспорта;
  • затраты на обмен валюты.

Разработанная смета прилагается к расходному ордеру, на её основе рассчитывается размер аванса, который желательно выдать в валюте страны, куда отправляется работник.

Чтобы правильно рассчитать затраты на загранкомандировку, берётся во внимание количество дней во время проезда по России и с момента въезда на территорию зарубежного государства, что будет отмечено представителями таможни.

Какую валюту брать для расчёта

Строго соблюдая положения законов о валютном регулировании, сотруднику может быть выдана иностранная валюта под отчёт.

За основу берётся курс обмена, который определён на день списания затрат. Для выдачи работнику необходимой суммы в валюте, её следует заранее закупить. Кроме иностранных денег, командировочному могут выдать и российские рубли, которые при необходимости он может сам обменять. При сдаче авансового отчёта, если не все наличные деньги были потрачены, они возвращаются в кассу предприятия.

Валюту расчёта работодатель определяет своим решением. Это могут быть деньги страны назначения или, для удобства, доллары или евро.

По какому курсу считать суточные и каков должен быть их размер

Статья 217 НК РФ регламентирует норму суточных расходов, не подлежащих налогообложению: на территории России — 700 рублей, за рубежом — 2500 рублей. Эта сумма остаётся актуальной и на 2017 год.

Если к компании есть финансовые возможности, в локальном документе (положении о командировках) может быть предусмотрено повышение данных нормативов. С суммы разницы между нормой необходимо заплатить НДФЛ.

Обычно увеличение размера суточных сопряжено с уровнем жизни в стране, куда направляется сотрудник. В наиболее развитых намного выше цены на проживание, питание и прочие расходы, без которых командировочный не может обойтись. Как правило, для каждой страны имеются свои нормативы суточных, на них и равняются при решении увеличить оплату. Если заграничная командировка длится всего один день, суточные выплачиваются в размере 50% от установленного норматива.

Нередки случаи, когда работнику приходится за одну командировку в нескольких странах. Тогда выплата суточных производится в размерах, предусмотренных для каждой из них.

Для бюджетных организаций нормативы суточных расходов устанавливаются правительством. Коммерческие предприятия могут брать их в качестве ориентиров.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector