Multi-finance.ru

Обзор финансовых рынков
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Документооборот в бухгалтерском учете

Документация и документооборот в бухгалтерском учете.

ЭКЗАМЕНАЦИОННЫЙ БИЛЕТ № 1

Счета бухгалтерского учёта. Метод двойной записи на счетах.

Для руководства хоз. процессом и осуществления контроля необходимо иметь показатели о движении имущества и обязательств организации. Получение этих сведений отражается с помощью бух. счетов. Счет представляет собой способ группировки и текущего отражения изменения, происходящих в имуществе и обязательствах. Отражение операций на бух. счетах ведется в денежном выражении. Все изменения, происходящие с имуществом или обязательствами представляют собой либо увеличение либо уменьшение, поэтому бух. счет представляет собой двухстороннюю таблицу.

Двойная запись по счетам. Сущность двойной записи по счетам заключается в том, что каждая хоз. операция отражается в одной и той же сумме на 2-х бух. счетах по ДТ одного счет и по КТ другого. Для получения обобщенных учетных данных бухгалтерский учет осуществляется в двух разрезах: синтетическом и аналитическом. Необходимо уяснить назначение синтетических и аналитических счетов, их взаимосвязь и учет. Промежуточным звеном между синтетическим и аналитическим учетами являются субсчета, на которых имеется возможность получить необходимые сведения об отдельных группах объектов, входящих в состав номенклатуры.

Обобщение учетных данных за месяц осуществляется в оборотной ведомости, которая представляет собой свод оборотов и сальдо по всем счетам синтетического учета. Следует иметь в виду что, в данной ведомости сальдо на начало месяца по дебету всех счетов должно быть равно сальдо начальному по кредиту всех счетов, что обусловлено равенством актива и пассива баланса на начало месяца. Оборот за месяц по дебету всех счетов должен быть равен обороту по кредиту всех счетов, что обусловлено применением двойной записи на счетах бухгалтерского учета. Сальдо конечное по дебету всех счетов должно быть равно сальдо конечному по кредиту всех счетов, поскольку это новый баланс.

ЭКЗАМЕНАЦИОННЫЙ БИЛЕТ № 2

Основные хозяйственные процессы на предприятиях, их особенности и учёт.

Предприятие (организация), производя продукцию, выполняя работы или оказываяуслуги совершает огромное количество хозяйственных операций. Эти хозяйственные операции в совокупности составляют хозяйственные процессы, которые подразделяются на:1. процесс снабжения;2. процесс производства;3. процесс реализации – продажа.В результате производственной деятельности хозяйственные средства находятся в постоянном кругообороте.Кругооборот хозяйственных средств совпадает с хозяйственными процессами.На первой стадии кругооборота (процессе снабжения) денежные средства предприятия превращаются в необходимые материальные ценности (сырье), необходимые для процесса производства.На второй стадии кругооборота (процессе производства) происходит превращение хозяйственных средств (материальных ценностей), которые соединяются с рабочей силой, в новый товар, в новую продукцию предприятия, которая отличается по своему внешнему виду, назначению и стоимости.На третьей стадии (процессе реализации – продаж) продукция предприятия превращается в денежные средства, но большего размера, чем их первоначально затрачено.

Хозяйственный учетэтоколичественноеотражение и качественная характеристика средств и хозяйственных процессов дляконтроля и активного воздействия на их развитие.

Хозяйственный учёт состоит из 3 последующих этапов:

Наблюдение хозяйственных операций измеряется в соответствующих единицах(в тоннах, метрах, и др. ) и регистрируется в первичных документах. Данные первичных документов систематизируют и переносят в учётные регистры- книги, карточки. На основании записи в учётных регистрах составляют отчётность и осуществляют контроль за деятельностью предприятия.

Учёт состоит из 3 частей:

1) Статистический учет — осуществляет массовое наблюдение за явлениями природы, состоянием общества и производства с целью выявления закономерностей их развития.

2)Оперативный учет — это самый быстрый и простой вид учета. Характерной особенностью его является то, что от его показателей не требуется абсолютной точности, но вместе с тем эти показатели должны быть достаточно правильны. Данные оперативного учета могут передаваться в устной форме, по телефону, факсу, телеграфом и т. д. Отличительными особенностями оперативного учета являются: быстрота; ограниченность во времени значимости оперативной информации;

3)Бухгалтерский учет — это система сплошного, непрерывного и взаимосвязанного наблюдения и контроля за хозяйственной деятельностью предприятия с целью получения о ней текущей итоговой информации. Бухгалтерский учёт имеет ряд особенностей, которые отличают его от других видов учёта: 1)он является сплошным, т. к. в нём отражается сплошь всей хозяйственной операции в том порядке в котором они совершаются. В б. у. отражаются все виды имущества организации и все операции вызывающие его движение , поэтому его необходимо вести постоянно с охватом всех без исключения хозяйственных операций. 2)Он является не прерывным. Происходит постоянное наблюдение и отражение хозяйственных операций с момента создания предприятия на протяжении всей его деятельности. 3)Он является документальным. Обоснованные данные б. у. должны быть точными. Это обеспечивает отражение всех хозяйственных операций бухгалтерских документов. В б. у. применяются все виды измерителей, но особое значение придаётся денежному измерителю.

ля управления и контроля за всеми процессами общественного воспроизводства, за деятельностью отдельных предприятий и фирм учет должен представлять объективную информацию, реально отражающую действительность.

ЭКЗАМЕНАЦИОННЫЙ БИЛЕТ № 3

Документация и документооборот в бухгалтерском учете.

Документ в переводе с латинского означает свидетельство, доказательство, поэтому любая хозяйственная операция оформляется документом, который подтверждает факт ее свершения и делает бухгалтерскую запись юридически законной. Благодаря документу точно известно место, время, объект учета и ответственные лица. Документом в учете подтверждается законность и обоснованность всех текущих учетных записей.

В составе документов бухгалтерского учета различают (рис. 5.2):

Под первичным учетом понимают первоначальную стадию учетного процесса, на которой производится измерение данных хозяйственной операции и регистрация их в документах. Документы должны быть составлены в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания, они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Все первичные документы имеют унифицированные, т. е. типовые формы. К основным первичным документам относятся: документы, оформляющие прием и выдачу денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера), перечисление денежных средств с расчетного счета (платежные поручения), поступление и отпуск материалов (доверенности, требования, акты о приемке) и т.д. Документы подразделяются также на внутренние, которые используются непосредственно на предприятии, и внешние, поступающие от других физических и юридических лиц.

На основе первичных документов составляются бухгалтерские проводки и формируется исходная информация, которая используется для дальнейшей обработки в целях’получения различных экономических показателей, характеризующих деятельность предприятия.

Бухгалтерские проводки, составленные в соответствии с первичными документами, затем переносятся и группируются в учетных регистрах. Таким образом, регистры несут вторичную информацию, источником которой были документы. Под учетными регистрами подразумеваются носители упорядоченной информации, в которых систематизируются признаки и показатели хозяйственных операций.

Учетные регистры различаются по внешнему виду, способу ведения учета и содержанию.

По внешнему видуучетные регистры подразделяются на книги, карточки и свободные листы

Документооборот – движение документов от момента их составления или поступления от других организаций, лиц до исполнения или отправки, передачи в архив или уничтожения. К основным принципам документооборота относятся: кратчайший путь прохождения и минимальный срок обработки на каждой инстанции.

Читать еще:  Учет основных средств стоимостью менее 40000

Поэтому понятие документооборота включает в себя: график прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и отражением на счетах бухгалтерского учета. Документооборот позволяет установить количество необходимых документов и число работников, которые работают с данными документами.

При составлении графика должны быть соблюдены следующие требования:

– в документах, принимаемых бухгалтерией, должны быть заполнены все реквизиты;

– при приемке документов производится проверка по существу, по форме, арифметическая;

– исправления в документах должны быть произведены корректурным способом и т.д.

При составлении графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц работящих с определенными документами. До их сведения доводятся правила оформления, сроки представления в бухгалтерию этих документов.

Организация документооборота имеет большое значение, так как усиливает контрольные функции учета, ускоряет сроки составления бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтерского учета.

Организация документооборота в бухгалтерском учете

Одной из главных составляющих нормальной деятельности любой компании является грамотная организация документооборота в бухгалтерском учете. Для этого необходимо соблюдать требования Закон №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а также общероссийского стандарта ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». В статье рассмотрим порядок организации документооборота бухучета в компании.

Что такое документооборот в бухучете

Основой любого предприятия являются и документы и документооборот. При его организации важно соблюдать подход, соответствующий требованиям законодательства и бухгалтерских стандартов.

Согласно ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», документооборот представляет собой движение документов бухгалтерского учета внутри компании с момента составления либо получения до момента завершения исполнения. По завершением исполнения понимают:

  • использование документа для составления отчетности (бухгалтерской, финансовой);
  • отправка документов;
  • направление документов в архив;
  • иные действия.

Важно! В соответствии с законом 402-ФЗ, ответственным за организацию бухгалтерского учета в компании является руководитель. То есть не главный бухгалтер или заместитель руководителя и даже не бухгалтерская служба.

Цели документооборота

Планируя организацию документооборота в бухучете, руководитель ставит перед собой определенные цели:

  • документооборот должен обеспечивать оперативное отражение хозяйственных операций в бухучете;
  • осуществление передачи первичных документов для регистрации содержащихся в них сведений в регистры бухучета, а также составление на основе этих данных отчетности (бухгалтерской, финансовой).

Организация документооборота в бухгалтерском учете

На практике в первую очередь происходит разработка и утверждение внутреннего положения о документообороте в бухучете. После этого уже формируется график документооборота. Последний документ составляется главным бухгалтером, руководитель составляет на него приказ. График может составляться в виде таблицы, схемы или просто списка, но при этом он должен содержать следующее:

  • число отделов и исполнителей, через которые проходит каждый первичный документ;
  • минимальный период, который документ может находиться в одном подразделении.

Лица, отвечающие за документооборот

Обеспечение документооборота в бухгалтерской системе осуществляется лицами, составляющими и подписывающими бухгалтерские документы. При этом они должны осуществлять следующее:

  • оформлять первичные документы своевременно и качественно;
  • осуществлять передачу первичных документов в установленный срок для того, чтобы содержащиеся в них данные отразились в бухучете;
  • обеспечивать правдивость информации, содержащейся в первичных документах.

Все документы, с которыми работают бухгалтеры условно делят на следующие группы:

  • бухгалтерские;
  • налогового учета и отчетности.

В свою очередь бухгалтерские документы можно разделить на 3 группы:

  • первичные документы;
  • регистры;
  • формы отчетности.

К отчетным документам относят налоговую отчетность и регистры.

Первичные документы

Любой факт хозяйственной деятельности подтверждается первичным документом. Если документ не имеет подтверждения факта хозяйственной жизни, то принимать его к учету нельзя. Форма первичного документа определяется руководителем компании, однако разработать ее может лицо, которое является ответственным за ведение бухучета. При разработке бланка следует учитывать, что первичный документ в обязательном порядке содержит следующие реквизиты:

  • наименование;
  • дата составления;
  • наименование организации, составившей документ;
  • факт хозяйственной жизни;
  • величину измерения (в натуральном или денежном выражении) факта хозяйственной жизни;
  • наименование должности каждого лица, совершившего операцию, а также ответственных за оформление документа лиц;
  • подписи всех указанных в документе лиц, расшифровка подписи, а также иная информация, если она необходима для идентификации лиц.

Составляется первичный документ, как правило, в момент совершения факта хозоперации, однако если это не представляется возможным, то сразу же после ее совершения (Читайте также статью ⇒ Подписание бухгалтерских документов).

Важно! Первичные документы составляются на бумажном носителе или в электронном виде. В последнем случае они должны подписываться усиленной цифровой подписью.

Регистры

Сведения, которые содержаться в первичных документах должны отражаться в бухгалтерских регистрах, которые представляют собой перечень определенных операций, внесенных в хронологическом порядке, а также объединенные по счетам бухучета. В качестве примера можно привести ведомость или отчет, составленный в виде таблицы. Форму регистров также утверждает руководитель компании, при это ее обязательными реквизитами будут являться:

  • наименование документа;
  • наименование организации, составляющей регистр;
  • дата начала и дата окончания ведения документа либо период за который он составляется;
  • хронологическое объединение, систематическое объединение объектов;
  • единица измерения;
  • ответственные лица с указанием их должности, подписи и расшифровки подписи.

Важно! Как и первичка, регистры бухучета могут составляться на бумаге или в электронном виде.

Если в регистр необходимо внести исправление, то следует указать дату внесения верной информации, а также подпись и расшифровку лица ответственного за ведение регистра (Читайте также статью ⇒ Порядок обработки первичных бухгалтерских документов).

Организация документооборота в бухгалтерском учете обособленного подразделения

Каким именно способом ведется бухгалтерский учет компания определяет самостоятельно, при этом это должно указываться в учетной политике. Причем те положения, которые указываются в учетной политике распространяются и на обособленные подразделения. Причем даже если обособленное подразделение ведет бухгалтерию самостоятельно, то они могут это делать на основании документов, которые оформлены от имени головного офиса. При этом нарушения законодательства не будет.

Документы, оформленные в электронном виде

Как уже упоминалось выше, первичные документ можно оформлять не только на бумаге, но и в электронном виде. Оформление электронного документа возможно в том случае, если имеется электронная подпись.

Различают несколько видов электронной подписи:

  • простая неквалифицированная;
  • усиленная неквалифицированная;
  • усиленная квалифицированная.

От того, какая подпись используется в компании и будет определяться юридическая сила документа.

Если первичка заверяется первыми двумя видами подписей, то для целей бухгалтерского или налогового учета они не могут быть приняты. В этом случае их нельзя будет признать документами, имеющими такую же силу, как и документы, составленные на бумаге и заверенные личной подписью. К подписанным вручную документам приравнивают только документы, которые заверяются усиленной квалифицированной подписью. Они и могут быть приняты к бухгалтерскому и налоговому учету.

В соответствии с законом или соглашением с контрагентом представление документа может предусматриваться исключительно на бумажном носителе. В этом случае компания за свой счет изготавливает копию электронного документа на бумаге.

Читать еще:  Списание незавершенного производства в налоговом учете

Приняв решение о том, что первичные документы оформляются в электронном виде, это необходимо закрепить в учетной политике. При этом указывается следующее:

  • документы, которые будут участвовать в электронном документообороте;
  • сотрудники, имеющие право подписи документов;
  • способ обмена электронными документами (то есть привлекается оператор или нет);
  • порядок, по которому хранятся документы;
  • способ представления электронных документов при запросе ИФНС (на бумаге или в электронном виде).

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Возможно ли, чтобы обособленное подразделение отражало хозоперации, опираясь на первичку, оформленную от имени головного офиса?

Ответ: Да, причем в учетной политике должно содержаться условие о том, что оформление первички осуществляется от имени головного офиса.

Вопрос: Нужно ли в учетной политике закреплять формат электронных документов?

Ответ: Нет, форматы документов, составленных в электронном виде можно и не отражать в учетной политике.

Организация документооборота в бухгалтерском учете

Без грамотного поставленного документооборота в бухгалтерском учете не сможет нормально функционировать ни одна организация. А для выполнения этой задачи теперь нужно следовать требованиям не только Закона № 402-ФЗ, но и общероссийского стандарта для предприятий не госсектора – о ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (далее также – Стандарт). Рассказываем, каких правил и принципов следует придерживаться.

Определение

Вопросы, связанные с документами и документооборотом в бухгалтерском учете – это основа основ любого предприятия. Здесь важен подход, который соответствует требованиям действующего законодательства, а также национальных бухгалтерских стандартов.

Упомянутый ФСБУ даёт такое понятие документооборота в бухгалтерском учете: это движение документов бухучета внутри предприятия с момента их составления или получения до завершения исполнения.

В последнем случае имеется в виду:

  • использование для составления бухгалтерской/финансовой отчетности;
  • отправка;
  • помещение в архив и др.

Кто отвечает

В законе чётко прописано, что за организацию документооборота в бухгалтерском учете отвечает именно глава компании, не его заместители или главный бухгалтер, бухгалтерская служба в целом.

Зачем нужно упорядочить движение документов

При организации в бухучете документооборота руководитель должен преследовать следующие цели:

  • чтобы система обеспечивала оперативное отражение фактов хозяйственной жизни в бухгалтерском учете;
  • передача первички для регистрации сведений из неё в регистрах бухучета и составления на их основе бухгалтерских/финансовых отчетов.

Как регламентировать документооборот

На практике сначала разрабатывают и утверждают внутреннее положение о документообороте в бухгалтерском учете, а затем вдогонку к нему формируют график документооборота в бухгалтерском учете.

Последний регламентирующий документ составляет главбух, чтобы потом закрепить его приказом руководства. График должен отражать 2 важных момента (это может быть схема, таблица, список):

  • оптимальное число отделов/служб и исполнителей для прохождения каждым первичным документом;
  • минимальный срок присутствия документа в подразделении.

Отметим, что новый ФСБУ порядок документооборота в бухгалтерском учете, по сути, регулирует в самых общих чертах. А это значит, что каждое предприятие вольно самостоятельно прописать для себя все правила, но соотнося их с общими принципами, которые приведены в этой консультации.

Кто отвечает за функционирование документооборота

Лица, которые составили и подписали соответствующие бухгалтерские документы, обеспечивают также документооборот в системе бухгалтерского учета. А именно:

  • вовремя и качественное оформление первички;
  • передачу её в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете;
  • правдивость содержания первичных документов учета.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Документы и документооборот — основы бухгалтерского дела

Документооборот – это движение первичных учетных документов в бухгалтерском учете, их создание или получение от других организации, принятие к учету, обработка, передача в архив. Работы, связанные с составлением графика документооборота, организует главный бухгалтер предприятия.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Как установлено п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

График документооборота утверждается приказом руководителя организации, он должен быть рациональным, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей, которые должен проходить каждый первичный учетный документ, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Он может быть оформлен в виде схемы или перечня работ (создание, проверка и обработка документов), выполняемых каждым подразделением организации, а также, всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники организации (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, где перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, сроки их представления и подразделения организации, в которые они представляются.

Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и, наконец, обеспечивают своевременность составления отчетности. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и качественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

С учетом назначения и среды обращения документов можно весьма условно разделить документооборот на внутренний и внешний. Первый образуют внутренние документы, а также входящие документы, поступившие на предприятие и не подлежащие возврату в адрес отправителя.

В соответствии с масштабом движения документов разделяют документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации как юридического лица, корпорации с рядом филиалов, отрасли управления или государства в целом. Нормативные акты и методические пособия, в частности Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), рассматривают в качестве базового объекта документооборот организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого элемента, обладающего полным набором технологических процессов и достаточно простого для описания этих процессов.

Рис. 2.1. Документооборот предприятия.

Порядок движения документов в организации вторичен по отношению к структуре организации и внутреннему распределению обязанностей, в том числе неформальной системе субординационных отношений. Однако это не значит, что система организации документооборота не поддается самостоятельному регулированию и нормированию.

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов обязательными являются пять основных этапов:

1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов;

2) передача документа в бухгалтерию, где контролируют своевременность и полноту сдачи его для учетной обработки;

Читать еще:  Журнал учет в строительстве 2 2005г

3) проверка принятых документов бухгалтером. Проверка осуществляется по форме (проверяется полнота и правильность оформления документов, заполнение их обязательных реквизитов), по содержанию (проверяется законность документированных операции, логическая увязка отдельных показателей) и, кроме того, включает арифметическую проверку;

4) обработка документа в бухгалтерии:

• таксировка, или расценка, предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель.

• группировка — подбор документов, однородных по экономическому содержанию (приход ТМЦ и расход ТМЦ);

• котировка — указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Требования главного бухгалтера к порядку оформления операции и представления в бухгалтерию или на вычислительные установки необходимых документов и сведений обязательны для всех подразделений и служб организации.

Пунктом 3 статьи 9 закона «О бухгалтерском учёте» установлено, что перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Согласно п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности, оформления которых определяются отдельными указаниями Минфина России).

Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому

Документы и документооборот — основы бухгалтерского дела

Документооборот – это движение первичных учетных документов в бухгалтерском учете, их создание или получение от других организации, принятие к учету, обработка, передача в архив. Работы, связанные с составлением графика документооборота, организует главный бухгалтер предприятия.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Как установлено п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

График документооборота утверждается приказом руководителя организации, он должен быть рациональным, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей, которые должен проходить каждый первичный учетный документ, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Он может быть оформлен в виде схемы или перечня работ (создание, проверка и обработка документов), выполняемых каждым подразделением организации, а также, всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники организации (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, где перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, сроки их представления и подразделения организации, в которые они представляются.

Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и, наконец, обеспечивают своевременность составления отчетности. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и качественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

С учетом назначения и среды обращения документов можно весьма условно разделить документооборот на внутренний и внешний. Первый образуют внутренние документы, а также входящие документы, поступившие на предприятие и не подлежащие возврату в адрес отправителя.

В соответствии с масштабом движения документов разделяют документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации как юридического лица, корпорации с рядом филиалов, отрасли управления или государства в целом. Нормативные акты и методические пособия, в частности Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), рассматривают в качестве базового объекта документооборот организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого элемента, обладающего полным набором технологических процессов и достаточно простого для описания этих процессов.

Рис. 2.1. Документооборот предприятия.

Порядок движения документов в организации вторичен по отношению к структуре организации и внутреннему распределению обязанностей, в том числе неформальной системе субординационных отношений. Однако это не значит, что система организации документооборота не поддается самостоятельному регулированию и нормированию.

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов обязательными являются пять основных этапов:

1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов;

2) передача документа в бухгалтерию, где контролируют своевременность и полноту сдачи его для учетной обработки;

3) проверка принятых документов бухгалтером. Проверка осуществляется по форме (проверяется полнота и правильность оформления документов, заполнение их обязательных реквизитов), по содержанию (проверяется законность документированных операции, логическая увязка отдельных показателей) и, кроме того, включает арифметическую проверку;

4) обработка документа в бухгалтерии:

• таксировка, или расценка, предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель.

• группировка — подбор документов, однородных по экономическому содержанию (приход ТМЦ и расход ТМЦ);

• котировка — указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Требования главного бухгалтера к порядку оформления операции и представления в бухгалтерию или на вычислительные установки необходимых документов и сведений обязательны для всех подразделений и служб организации.

Пунктом 3 статьи 9 закона «О бухгалтерском учёте» установлено, что перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Согласно п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности, оформления которых определяются отдельными указаниями Минфина России).

Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector