Multi-finance.ru

Обзор финансовых рынков
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Учет печатей и штампов

Печати организации: виды, хранение, учет

Первая запись о порядке использования печати появилась в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), одобренной постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04.09.73 № 435 и рекомендованной для использования всеми министерствами, ведомствами и их подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями при совершенствовании делопроизводства. Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени.

Основные и вспомогательные печати

По своему назначению печати и штампы делятся на основные и вспомогательные.

Оттиск основной печати ставится на документах для удостоверения их подлинности.

Пункт 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» устанавливает состав информации в печати общества: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».

Организации могут иметь вспомогательные (дополнительные) печати – они воспроизводят наименование организации, ее структурное подразделение, вид печати. В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись: «Секретариат», «Для счетов», «Для справок» и т.д.

Оттиск вспомогательных печатей проставляется для заверения справок, копий документов, выписок из документов, учетных документов и др.

Штамп – это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы, по существу, представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот. Штампы также бывают разных видов.

Угловой (адресный) штамп используется в том случае, если в организации или у предпринимателя отсутствуют типографские или «электронные» бланки. Угловой штамп может использоваться при краткосрочной переписке, выдаче текущих справок и т.п. В данном случае угловой штамп, изготовленный в соответствии с необходимыми требованиями, придает документу официальный характер.

В угловых штампах реквизиты организации располагаются в той же последовательности, что и в бланке, т.е. реквизиты, указанные в угловых штампах и печатях, должны совпадать.

Размер углового штампа, как правило, соответствует размерам углового бланка (70х100 мм).

Регистрационный штамп устанавливает ответственность организации за документ, начало отсчета срока исполнения. Он содержит наименование предприятия, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Данный штамп не проставляется на приложениях к документу.

Штамп ограничения доступа проставляется в верхнем правом углу каждого листа документа. Штамп может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

Штампы с реквизитами предприятия, как правило, небольшого размера, с рамкой; включают краткое наименование фирмы, место регистрации, ИНН.

Маркировочные штампы используются для внутренних нужд предприятия. Их размеры, форма и содержание не регламентируются. Использование специальной штемпельной краски позволяет применять такие штампы для решения производственных задач – маркировки тары, тканей, пластмассы и других поверхностей.

Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает персонально руководитель организационного отдела, назначенный приказом руководителя организации. В случае его увольнения приказ переиздается. Ответственность за использование и хранение печатей и штампов, после выдачи их структурным подразделениям, возлагается приказом руководителя на работников, получивших такие печати и штампы. Выдача печатей и штампов регистрируется в учетном журнале.

Использование и хранение печатей и штампов

Основная круглая печать организации должна находиться у руководителя организационного отдела и храниться у него в сейфе. Она может выдаваться под расписку другим сотрудникам в ситуации, когда руководитель организационного отдела отсутствует длительное время либо возникает необходимость использования печати в выходные и праздничные дни или использования ее за пределами организации.

Вспомогательные печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.

Вспомогательные штампы хранятся в закрывающихся столах. Основная и вспомогательные печати, адресный штамп хранятся в опечатываемых сейфах (металлических шкафах), доступ к которым имеет работник, получивший печати и штампы и отвечающий за их сохранность.

Учет печатей и штампов

Для учета печатей и штампов ведется журнал, который находится у работника, ответственного за сохранность печатей и штампов. Журнал ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется сургучной печатью и подписью руководителя организации. Журнал хранится в несгораемом шкафу.

Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы.

ЖУРНАЛ
учета печатей и штампов

4 главных правила заполнения и ведения журнала учета печатей и штампов

Вспомогательные и основные печати, а так же штампы — имеют большую юридическую ценность, поэтому выдаются исключительно под подпись и только доверенным работникам. Для учета штампов и печатей на предприятии ведется «Журнал учета печатей и штампов».

Для чего необходим журнал учета печатей и штампов?

Журнал учета и содержания средств защиты: образец заполнения и основные реквизиты можно посмотреть в нашей новой статье по ссылке.

Читать еще:  Расшифровка баланса по счетам бухгалтерского учета

При его наличии не составит труда в кратчайшие сроки выяснить, у кого, в каком подразделении находятся предметы и когда они были выданы, а в случае их утери или уничтожения — дату события и решение комиссии, подтвержденное составленным актом.

Для чего необходимо вести журнал учета печатей и штампов?

Форма и порядок ведения журнала учета

Форма документа не регламентирована законодательно — каждая организация вправе разработать ее самостоятельно и внести в документ соответствующие графы.

Несмотря на это, ведется Журнал в соответствии с требованиями к документам строгой отчетности (ГОСТ Р 6.30-2003):

  1. страницы нумеруются по порядку;
  2. документ прошнуровывается;
  3. обязательно скрепляется сургучной печатью и подписывается руководителем;
  4. хранится Журнал в несгораемом сейфе.

Что такое журнал регистрации несчастных случаев на производстве и как его заполнить, вы можете узнать в статье по ссылке.

Образец заполнения журнала учета.

Как правильно оформить журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда? Образец и пошаговая инструкция содержатся по ссылке.

После выдачи печати или штампа структурному подразделению, ответственность за предмет возлагается на работников, их получивших (это утверждается распоряжением руководства).

Осуществляется выдача исключительно под подпись, которую работник оставляет в Журнале.

Журнал учета печатей и штампов: реквизиты и образец заполнения

В Журнале учета печатей и штампов обязательно указываются:

  • порядковый номер записи;
  • наименование клише и дата его поступления;
  • подразделение, ФИО и должность получившего штамп или печать;
  • дата и личная подпись получателя;
  • результаты проведенной проверки наличия штампов и печатей (дата и оттиск).

Если печать или оттиск подлежит уничтожению, то заполняются и такие данные:

  • порядковый номер записи;
  • оттиск и дата возврата печати;
  • номер акта и дата уничтожения, отметка о проведенной процедуре;
  • при необходимости заполняется графа «Примечание».

Что такое журнал учета огнетушителей и как его правильно вести на предприятии – узнайте в этой статье.

В данном случае происшествие отражается в акте и в Журнале, в графе с примечаниями — здесь вместо «Печать уничтожена (штамп уничтожен) в связи с износом» будет указано, — «Утеряна (утерян)» и номер акта.

Тут вы можете узнать о том, для чего нужна печать индивидуальному предпринимателю и какие требуются документы для ее изготовления.

Страницы журнала учета печатей и штампов – Фото 1. Страницы журнала учета печатей и штампов – Фото 2.

Где можно скачать бесплатно образец документа?

Журнал учета печатей и штампов – образец заполнения находится по этой ссылке. А бланк документа можно скачать бесплатно здесь.

Образец заполнения учетного журнала.

О процессе изготовления печатей в экспонирующей камере, вы можете больше узнать в следующей видео-инструкции:

4 главных правила заполнения и ведения журнала учета печатей и штампов

Вспомогательные и основные печати, а так же штампы — имеют большую юридическую ценность, поэтому выдаются исключительно под подпись и только доверенным работникам. Для учета штампов и печатей на предприятии ведется «Журнал учета печатей и штампов».

Для чего необходим журнал учета печатей и штампов?

Журнал учета и содержания средств защиты: образец заполнения и основные реквизиты можно посмотреть в нашей новой статье по ссылке.

При его наличии не составит труда в кратчайшие сроки выяснить, у кого, в каком подразделении находятся предметы и когда они были выданы, а в случае их утери или уничтожения — дату события и решение комиссии, подтвержденное составленным актом.

Для чего необходимо вести журнал учета печатей и штампов?

Форма и порядок ведения журнала учета

Форма документа не регламентирована законодательно — каждая организация вправе разработать ее самостоятельно и внести в документ соответствующие графы.

Несмотря на это, ведется Журнал в соответствии с требованиями к документам строгой отчетности (ГОСТ Р 6.30-2003):

  1. страницы нумеруются по порядку;
  2. документ прошнуровывается;
  3. обязательно скрепляется сургучной печатью и подписывается руководителем;
  4. хранится Журнал в несгораемом сейфе.

Что такое журнал регистрации несчастных случаев на производстве и как его заполнить, вы можете узнать в статье по ссылке.

Образец заполнения журнала учета.

Как правильно оформить журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда? Образец и пошаговая инструкция содержатся по ссылке.

После выдачи печати или штампа структурному подразделению, ответственность за предмет возлагается на работников, их получивших (это утверждается распоряжением руководства).

Осуществляется выдача исключительно под подпись, которую работник оставляет в Журнале.

Журнал учета печатей и штампов: реквизиты и образец заполнения

В Журнале учета печатей и штампов обязательно указываются:

  • порядковый номер записи;
  • наименование клише и дата его поступления;
  • подразделение, ФИО и должность получившего штамп или печать;
  • дата и личная подпись получателя;
  • результаты проведенной проверки наличия штампов и печатей (дата и оттиск).
Читать еще:  Учет скидок у покупателя

Если печать или оттиск подлежит уничтожению, то заполняются и такие данные:

  • порядковый номер записи;
  • оттиск и дата возврата печати;
  • номер акта и дата уничтожения, отметка о проведенной процедуре;
  • при необходимости заполняется графа «Примечание».

Что такое журнал учета огнетушителей и как его правильно вести на предприятии – узнайте в этой статье.

В данном случае происшествие отражается в акте и в Журнале, в графе с примечаниями — здесь вместо «Печать уничтожена (штамп уничтожен) в связи с износом» будет указано, — «Утеряна (утерян)» и номер акта.

Тут вы можете узнать о том, для чего нужна печать индивидуальному предпринимателю и какие требуются документы для ее изготовления.

Страницы журнала учета печатей и штампов – Фото 1. Страницы журнала учета печатей и штампов – Фото 2.

Где можно скачать бесплатно образец документа?

Журнал учета печатей и штампов – образец заполнения находится по этой ссылке. А бланк документа можно скачать бесплатно здесь.

Образец заполнения учетного журнала.

О процессе изготовления печатей в экспонирующей камере, вы можете больше узнать в следующей видео-инструкции:

Печать фирмы: изготавливаем, используем, утилизируем

Как правильно обращаться с печатью

Печать фирмы может изготавливаться как при создании компании, так и позднее, к примеру в связи с утерей или порчей прежней печати. В любом случае надо отразить в бухгалтерском и налоговом учете затраты на изготовление печати.

Кроме того, именно в бухгалтерию могут передать на хранение печать, причем не только вспомогательную (например, печать «Для счетов» или «Бухгалтерия»), но и основную. И подходить к вопросу ее хранения надо очень ответственно. Ведь за утрату вверенной печати вас могут привлечь к дисциплинарной ответственности.

Бухгалтерский и налоговый учет

Затраты на изготовление печати учитываются в бухучете в составе общехозяйственных или прочих расходов. Сумма НДС, предъявленная фирмой — изготовителем печати, принимается к вычету на дату принятия печати на учет (при наличии счета-фактуры ) подп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ .

Для целей налогообложения прибыли расходы на изготовление печати можно учесть в составе прочих расходо в подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ .

При упрощенке расходы на изготовление печати можно учесть в составе материальных расходов после оплат ы подп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16, подп. 6 п. 1 ст. 254, подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ . Входной НДС, уплаченный упрощенцем при приобретении печати, учитывается в составе расходо в подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ .

Использование печати

Вам придется отвечать за сохранность и использование печати по назначению, если:

  • есть приказ руководителя о назначении вас ответственным за нее лицом постоянно или на время;
  • в вашем трудовом договоре или должностной инструкции прописано, что вы храните конкретную печать. А если в инструкции заместителя главбуха записано, что в отсутствие главного бухгалтера он несет ответственность за сохранность и использование печати по назначению, то приказ тоже не понадобится.

Хранение печатей (штампов)

Как лучше организовать учет печатей, нам рассказал представитель аудиторской компании.

ОБМЕН ОПЫТОМ

“ Многие организации совершенно неоправданно пренебрегают контролем движения печатей. С одной стороны, действительно, изготовление печатей давно перестало быть проблемой и поэтому наличие или отсутствие на документе печати играет уже не столь важную, как раньше, роль. С другой стороны, традиционно оттиск печати рассматривается как повышение защиты документа от подделок. Поэтому контроль за количеством изготовленных в организации печатей, местами их хранения и правомерностью оттисков на документах остается важным для компании.

В практике уже сложились некоторые правила работы с печатью: в той или иной степени ими руководствуются в крупных или средних организациях, имеющих несколько печатей.

Формируется журнал (каталог) печатей. Например, для каждой печати отводится собственный лист, где указываются дата изготовления печати, образец ее оттиска (как правило, сильно увеличенный и обычный), назначение, порядок применения и место хранения печати, основание и дата выбытия или уничтожения печати.

Если же говорить об основной печати организации (раньше она называлась гербовой, так как на ней размещался герб государства), то ее выдают за пределы организации только через руководителей — директора или его заместителей. В этом случае может быть использован журнал выдачи печати, в котором ответственное за ее хранение лицо указывает, кому, какого числа и во сколько была передана печать и на каком основании (устное распоряжение и т. п.). В этом журнале проставляется подпись сотрудника о получении печати и предполагаемый срок ее возврата. Возврат печати оформляется отдельной записью в журнале с проставлением расписки принимающего лица. На каждую печать можно заводить отдельный журнал.

Читать еще:  Учет электронных авиабилетов в бухгалтерском учете

Понятно, что все эти «сложности» кажутся излишними для малого предприятия. Однако чем предприятие крупнее, чем больше риски несанкционированной выдачи от его имени обязательств (векселей, отступных), незаконного вывода его активов, тем серьезнее служба внутреннего контроля должна регламентировать и контролировать работу с печатям и ” .

Итак, если у вас в компании несколько печатей, вам могут поручить вести их учет. Для этого лучше завести специальный журнал. Его обязательная форма не установлена законодательством, поэтому каждая компания делает подобный журнал «под себя». В этом документе важно отражать факты:

  • поступления любой печати в компанию;
  • выдачи ее на руки работнику, который изначально уполномочен ее хранить;
  • уничтожения непригодных печатей.

После того как вы создали такие журналы, оформите их по тем же правилам, что и документы строгой отчетности:

  • пронумеруйте каждый лист журнала;
  • прошнуруйте журнал, скрепите печатью и подписью руководителя организации.

Хранить журналы лучше в сейфе.

ОБМЕН ОПЫТОМ

“ Передачу печати от увольняющегося сотрудника вновь принятому можно оформить актом приема-передачи в трех экземплярах — увольняемому, новому сотруднику и в службу делопроизводства (отдел кадров или бухгалтерию ) ” .

ЕФРЕМОВА Анна Алексеевна
Генеральный директор ООО «Вектор развития»

Мы предлагаем такие варианты журналов для учета печатей в компании:

  • в журнале поступления печатей фиксируете, какие вообще печати есть в организации и кто за них отвечает;
  • в журнале движения печатей отражаете передачу конкретной печати на время определенному сотруднику для выполнения текущих задач и возврат печати ответственному за нее лицу.

Подборки из журналов бухгалтеру

Бухгалтерский учет штампов и печатей

  • » rel=»nofollow»>

Подробности Категория: Подборки из журналов бухгалтеру Опубликовано: 22.06.2015 00:00

Срок службы печатей и штампов, как правило, превышает 12 месяцев, однако поскольку их стоимость менее 40 000 руб. в бухгалтерском учете ее учитывают как материально-производственные запасы ( п. 5 ПБУ 6/01 ).

Стоимость приобретенной печати учитывают на счете 10 «Материалы» (субсчет «Инвентарь и хозяйственные принадлежности»). Далее ее стоимость списывают в расходы по обычным видам деятельности. Для этого используется счет 26 «Общехозяйственные расходы» или счет 44 «Расходы на продажу».

Что касается документального оформления, то списание оформляется либо актом на отпуск материалов, либо требованием-накладной.

Для контроля сохранности печатей их целесообразно учитывать на забалансовом счете. Ниже вы найдете бухучет штампов на примере.

Пример
ООО «Седьмое небо» (турагент) приобрело новую печать, так как прежняя пришла в негодность. Ее стоимость составила 2360 руб., в том числе НДС – 360 руб. Всю сумму, включая налог, бухгалтер перечислил на расчетный счет изготовителя.

А 27 мая курьер турфирмы доставил печать с комплектом документов (счетом-фактурой и товарной накладной), датированных 27 мая. Именно на эту дату бухгалтер туристической фирмы сделал в учете следующие проводки:

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51
– 2360 руб. – перечислены средства за печать для организации

ДЕБЕТ 10 субсчет «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» КРЕДИТ 60
– 2000 руб. – принята стоимость печати к бухгалтерскому учету;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
– 360 руб. – отражен «входной» налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
– 360 руб. – принят к вычету «входной» НДС;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 10 субсчет «Инвентарь и хозяйственные принадлежности»
– 2000 руб. – списана стоимость печати в расходы турфирмы по обычным видам деятельности;

ДЕБЕТ 013 «Активы стоимостью не более 40 000 руб. со сроком полезного использования свыше 12 месяцев»
– 2000 руб. – принята стоимость печати к забалансовому учету.

Отметим, что если печать приобретается в связи с физическим износом прежней, то для такой замены нужно оформить приказ руководителя о смене оттиска печати со старого на новый и представить его копию в банк налоговую инспекцию и фонды.

Налоговый учет

Стоимость печати без НДС можно полностью включить в состав материальных расходов. Сделать это можно в момент оформления отпуска печати актом или требованием-накладной. То есть в налоговом учете расход отражается в тот же день, что и в бухгалтерском. Такой вывод следует из подпункта 3 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ. Если турфирма применяет «упрощенку», она сможет учесть стоимость печатей и штампов в составе материальных расходов на основании подпункта 5 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. Подтвердить расходы на изготовление печати помогут полученные от продавца акт выполненных работ или накладная.

С 2013 года организации используют формы первичных учетных документов, утвержденные руководителем ( ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ ). Это, в частности, касается акта выполненных работ и товарной накладной.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector