Multi-finance.ru

Обзор финансовых рынков
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Учет смарт карт

В бюджетном учреждении бухгалтерский учет ведется с применением Инструкции, утвержденной приказом Минфина РФ от 16.12.2010 N 174н. Пропуска, выданные ученикам, представляют собой пластиковую карту со встроенной микросхемой (смарт-карта), на которой записывается информация, позволяющая пройти через турникет, установленный при входе в здание школы. В бюджетном учреждении разработано и утверждено положение, регулирующее вопросы выдачи/сдачи смарт-карт работникам и ученикам школы. Первоначально смарт-карты учитываются в составе материальных запасов, учет выданных смарт-карт работникам учреждения ведется с использованием забалансового счета 27. Ответственным за организацию работы по выдаче смарт-карт ученикам, своевременной их замене, сдаче смарт-карт при отчислении ученика из школы (перевод, окончание) назначены классные руководители. Каков порядок бухгалтерского учета смарт-карт?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Бухгалтерский учет смарт-карт, выданных школьникам, может быть организован на отдельном (специальном) забалансовом счете.

Обоснование вывода:
Бюджетное учреждение ведет учет хозяйственных операций на основании требований Инструкции, утвержденной приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н (далее Инструкция N 157н), Инструкции, утвержденной приказом Минфина РФ от 16.12.2010 N 174н (далее Инструкция N 174н), а также федеральных стандартов бухгалтерского учета для организаций государственного сектора.
Отметим, что в случае передачи материальных запасов работникам (сотрудникам) учреждения в личное пользование для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей такие активы подлежат списанию с балансового учета с одновременным отражением на забалансовом счете 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)» (п. 385 Инструкции N 157н, п. 37 Инструкции N 162н). Однако для случаев выдачи имущества учреждения в пользование лицам, не являющимся его работниками (в рассматриваемом случае — это учащиеся школы), конкретного порядка учета не предусмотрено.
В такой ситуации порядок отражения на счетах бухгалтерского учета информации о выданных пропусках (смарт-картах) учащимся может быть установлен учреждением самостоятельно и закреплен в рамках формирования своей учетной политике, с соблюдением порядка, установленного п. 4 Инструкции 174н.
Так, например, учитывая специфику рассматриваемых активов, а именно, тот факт, что смарт-карты предназначены для выдачи ученикам школы в пользование, в бюджетном учреждении может быть организован учет на дополнительно введенном забалансовом счете по аналогии с учетом материальных ценностей, переданных в личное пользование работникам. Право учреждения вводить дополнительные забалансовые счета для сбора информации в целях обеспечения управленческого учета, а также для обеспечения внутреннего контроля за сохранностью имущества, выданного в пользование, предусмотрено абз. 3 п. 332 Инструкции N 157н.
Ведение на данном счете подробного аналитического учета в разрезе каждого ученика не обязательно — подробный учет электронных пропусков (смарт-карт), как правило, организуется в специальной Книге (специальном Журнале). Обязанность по ведению учета электронных пропусков по каждому ученику может быть возложена руководителем учреждения на специальное структурное подразделение или ответственное лицо, в том числе классного руководителя. При этом нет никакой необходимости дублировать эту информацию в регистрах бухгалтерского учета. На дополнительном забалансовом счете может учитываться, например, общее количество пропусков ответственному лицу (в условной оценке: один пропуск, один рубль).
Первичным документом, подтверждающим передачу смарт-карт учащимся (ответственному лицу), а также основанием для их списания с балансового учета и отражения на дополнительно введенном забалансовом счете может служить «Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210)» или Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230). Выбранный первичный документ для конкретной хозяйственной ситуации следует закрепить в учетной политике учреждения.
При таком способе учета хозяйственная операция по выдаче смарт-карт в пользование ученикам может быть отражена следующим образом:
1. Дебет 0 109 00 272 (0 401 20 272) Кредитом 0 105 Х6 440
— отражается выбытие смарт-карт при их выдаче ответственному лицу;
2. Одновременно отражается увеличение по дополнительно введенному забалансовому счету.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Профессиональный бухгалтер, член ИПБ России Андреева Наталья

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Суховерхова Антонина

13 апреля 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Учет смарт карт

Дата публикации 05.07.2016

Будет ли нарушением правил бухгалтерского (бюджетного) учета ведение учета топливных карт на счете 03 «Бланки строгой отчетности»? Некоторые эксперты предлагают учитывать топливные карты на забалансовом счете 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)» или на специально созданном забалансовом счете. По их мнению, учет топливных карт на забалансовом счете 03 некорректен, поскольку карты не обладают признаками бланков строгой отчетности. Как правильно учитывать топливные карты и приобретение ГСМ по ним?

Порядок бухгалтерского учета топливных карт в инструкциях по бухгалтерскому учету для учреждений госсектора не установлен. Следовательно, учреждение, исходя из экономического содержания операции, вправе разработать его самостоятельно и закрепить в учетной политике.

Согласно п. 1.7 Технических требований к электронным контрольно-кассовым машинам (ККМ) для осуществления денежных расчетов с населением в сфере торговли нефтепродуктами и газовым топливом (утв. решением Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам, протокол № 14 от 10.11.1994) магнитные и чиповые карты являются эквивалентами заранее оплаченного определенного количества нефтепродуктов.

С этой точки зрения топливную карту можно было бы рассматривать как денежный документ аналогично талонам на ГСМ (п. 169 Инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, далее – Инструкция № 157н). Однако карта не имеет одного из основных признаков денежного документа – номинальной стоимости. Кроме того, карту можно пополнить и заблокировать, срок ее действия не ограничен, в то время как при предъявлении денежного документа обычно предоставляется товар (услуга) на всю его номинальную стоимость. Поэтому организовать достоверный учет топливных карт на счете 201 35 не представляется возможным.

Топливная карта содержит техническую информацию о видах топлива и установленных суточных лимитах (в литрах или рублях). Она не является средством расчета (платежа) за приобретаемое топливо. Суды отмечают, что топливные карты используются как средство строгой отчетности, позволяя их держателю получить от имени покупателя определенное количество нефтепродуктов (постановление АС Северо-Западного округа от 03.03.2016 № Ф07-2618/2016 по делу № А56-2768/2015, постановления ФАС Поволжского округа от 05.06.2008 № А12-987/08-С22, от 03.04.2008 № А12-16953/07-С22).

Если рассматривать карты исключительно как техническое средство для учета операций получения топлива (носитель информации), то для обеспечения их сохранности и контроля за выдачей наиболее оправдана организация учета карт на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». Это не означает, что топливные карты являются бланками строгой отчетности. Учет карт и бланков должен вестись раздельно. Речь идет о том, что данный счет позволяет учесть всю необходимую информацию о картах с наименьшим количеством трудозатрат.

Учет на забалансовом счете 03 ведется в разрезе ответственных за их хранение и (или) выдачу лиц, мест хранения. Внутренние перемещения бланков строгой отчетности в учреждении отражаются по забалансовому счету на основании оправдательных первичных документов путем изменения ответственного лица и (или) места хранения.

Применительно к топливным картам имеет значение и тот факт, что учет на забалансовом счете 03 может вестись как в условной оценке (один бланк, один рубль), так и по стоимости приобретения бланков. Дело в том, что в зависимости от условий договора топливные карты могут передаваться как бесплатно, так и за плату.

Аналитический учет смарт-карт можно вести в разрезе каждой карты по номеру или закрепить каждую карту за автомобилем или за водителем. Списание карты с забалансового счета производится в случае ее утраты или расторжения договора с топливной компанией.

В письме Минфина России от 03.06.2008 № 02-14-10а/1611 также выражено мнение, что карты эмитентов, не являющихся кредитными организациями, которые предназначены для получения юридическими лицами (в т.ч. уполномоченными физическими лицами, держателями карт) предварительно оплаченных товаров, работ, услуг (карты ГСМ), необходимо учитывать на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности».

Следовательно, вводить специальный забалансовый счет для учета топливных карт нецелесообразно. Ведение учета ценностей на забалансовом счете 27 предполагает наличие у них балансовой стоимости (п. 385 Инструкции № 157н), которой в случае с топливными картами может и не быть.

Читать еще:  Документооборот в бухгалтерском учете

Таким образом, организация учета топливных карт на забалансовом счете 03 представляется оптимальной. Главное – закрепить такой порядок в учетной политике. Тогда ни о каком нарушении методологии бухгалтерского учета не может быть и речи.

Как правило, поставщик обобщает данные о нефтепродуктах, отпущенных по топливным картам на автозаправочных станциях, за определенный период времени (месяц) и оформляет единую накладную (счет-фактуру, реестр операций и т.д.).

Чтобы оперативно принимать к учету полученные ГСМ, для водителей (ответственных лиц) в учреждении могут быть установлены более сжатые сроки для представления документов, которые подтверждают получение нефтепродуктов. В составе таких документов обязательно должны быть чеки ККТ электронного терминала. Сводные документы об отпуске нефтепродуктов, представленные поставщиками по окончании периода, могут служить для сверки с показателями бухгалтерского учета.

Стоимость топлива списывается в состав расходов на основании данных путевых листов.

В бухгалтерском учете бюджетного (автономного) учреждения приобретение ГСМ с использованием топливных карт можно отразить следующими записями (на примере деятельности в рамках выполнения задания):

Учет топливных карт

Организация впервые решила приобрети топливные карты. Как учитывать это платежное средство за топливо, на какие нюансы стоит обратить внимание, рассказала Ирина Разумова, ведущий эксперт по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения ООО «ИК Ю-Софт».

Понятие «топливная карта» отсутствует в российском законодательстве. Ранее этот термин содержался в Распоряжении Правительства Москвы от 5 ноября 2008 года № 2591-РП «О порядке предоставления топливных карт владельцам малолитражных автомобилей», согласно которому топливная карта (смарт-карта со встроенной микросхемой) – техническое средство учета отпуска нефтепродуктов на АЗС, на которых допущены к приему топливные карты, представляющее собой носитель информации, подтверждающей право на получение нефтепродуктов. Однако данный документ утратил силу с 18 июня 2013 года.

Согласно разъяснениям УФНС РФ по г. Москве, данным в письме от 30 июня 2010 года № 16-15/068679@, топливные карты не имеют статуса кредитных или иных платежных карточек, эмитентом которых является кредитное учреждение, они используются как средство строгой отчетности, позволяющее держателю карты получить от лица покупателя определенное количество товара. Карта фиксирует объем приобретенного топлива в литрах и позволяет ее держателю заправлять топливный бак в пределах расходного лимита, который устанавливается в заявке организации-покупателя.

Как правило, порядок расчетов с поставщиками горючего по топливным картам устанавливается в договоре. В нем стороны должны определить лимит топлива, который может быть отпущен ежедневно (за месяц), размер предоплаты за ГСМ и обслуживание карты, а также иные условия (например, предоставление скидки, порядок сверки расчетов). Ежемесячно поставщик топлива представляет организации-покупателю счет-фактуру, акт приема-передачи на проданные ГСМ (накладную), а также отчет (или реестр) операций по картам. В отчете должно быть указано, когда и сколько топлива было приобретено.

Бухгалтерский учет карт

Топливная карта может быть как получена бесплатно, так и приобретена за плату. В первом случае порядок ведения бухгалтерского учета законодательством не установлен. Нормами также не урегулировано отражение на счетах учета операций с нулевой стоимостной оценкой. Поэтому организация стоимость полученных топливных карт на балансовых счетах отдельно не отражает.

При этом в учетной политике может быть установлено, что с целью обеспечения сохранности топливных карт на основании абзаца 4 пункта 5 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утвержденного Приказом Минфина России от 30 марта 2001 года № 26н, их учет организуется на специально открытом для этих целей забалансовом счете, например, 012 «Топливные карты» в условной оценке. Аналитический учет может вестись в разрезе номеров карт, автомобилей, либо сотрудников – водителей.

Также организации целесообразно вести журнал учета выдачи и возврата топливных карт.

При получении карты от поставщика и передаче ее водителю в учете делается запись Дебет 012. При утрате топливной карты, ее возврате водителем либо расторжении договора с поставщиком – Кредит 012.

В случае приобретения топливных карт за плату у бухгалтера могут возникнуть сложности с их учетом.

Учитывать карты на счете 50 субсчет 3 «Денежные документы» будет неправильно, поскольку, как было указано выше, они не являются денежным документом, это техническое средство для приобретения ГСМ. Учитывать стоимость карт в цене приобретенного топлива также будет неверным, так как заранее не известно, сколько они будут использоваться. Возможно два варианта учета топливных карт (выбранный способ необходимо закрепить в учетной политике).

Первый: в момент получения топливных карт отнести затраты на их приобретение в состав прочих расходов на основании пункта 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного Приказом Минфина от 6 мая 1999 года № 33н. При этом используются затратные счета 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» и т. д., на которые будет списываться стоимость приобретенного ГСМ.

Второй метод предполагает, что топливные карты учитываются в качестве МПЗ, поскольку даже если срок их полезного использования превышает 12 месяцев, стоимость составляет менее 40 000 руб. (п. 4, 5 ПБУ 6/01). Исходя из положений подпунктов 5, 6 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», утвержденного Приказом Минфина от 9 июня 2001 года № 44н, топливные карты принимаются к учету по фактической себестоимости, равной сумме затрат на их приобретение, – сумме, подлежащей уплате поставщику топливных карт (без учета НДС). При передаче карт водителям их стоимость относится в состав прочих расходов.

Топливная карта может быть как получена бесплатно, так и приобретена за плату. В первом случае порядок ведения бухгалтерского учета законодательством не установлен. Нормами также не урегулировано отражение на счетах учета операций с нулевой стоимостной оценкой. Поэтому организация стоимость полученных топливных карт на балансовых счетах отдельно не отражает.

При выборе любого из двух указанных вариантов учета организация должна организовать учет карт с целью обеспечения их сохранности на забалансовом счете, например, 012 «Топливные карты» в условной оценке.

Обратите внимание, что денежные средства, которые перечислит организация на приобретение ГСМ и которые будут числиться на карте, являются предоплатой за топливо, поэтому расходом они не признаются и учитываются как дебиторская задолженность по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (п. 3, 16 ПБУ 10/99).

Налоговый учет

НДС, предъявленный поставщиком по счету-фактуре при приобретении топливных карт, подлежит вычету у покупателя при наличии первичных документов и после принятия карт на учет при условии, что они будут использоваться в деятельности, облагаемой НДС (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

При расчете налога на прибыль организаций стоимость топливных карт (без учета НДС) подлежит включению в состав материальных расходов в полной сумме по мере их ввода в эксплуатацию (передачи карт водителям). Для списания топливных карт в течение более чем одного отчетного периода налогоплательщик вправе самостоятельно определить порядок признания материальных расходов в виде стоимости карт с учетом срока их использования или иных экономически обоснованных показателей (подп. 3 п. 1, п. 2 ст. 254 НК РФ).

Теперь несколько строк о документальном оформлении. Как указано в Постановлении АС Северо-Западного округа от 3 марта 2016 года № Ф07-2618/2016 по делу № А56-2768/2015, топливные карты используются как средство строгой отчетности, позволяя их держателю получить от имени покупателя определенное количество товара. При этом такая карта не является универсальным платежным средством, ее можно использовать только для оплаты топлива и только на заправках конкретного поставщика. В силу специфики поставки топлива по картам отчетными документами будут являются: акт взаиморасчетов, товарная накладная, реестр об операциях. Бумаги оформляются не в момент отгрузки топлива на АЗС, а по истечении отчетного периода, и включают в себя информацию обо всех АЗС по топливным картам в сети заправок в течение этого периода.

Как было указано выше, организации целесообразно вести журнал учета выдачи и возврата топливных карт. Если водитель воспользуется картой в личных целях, компания сможет доказать неправомерность его действий, поскольку в журнале будет его подпись о получении карты.

Так, хотелось бы обратить внимание на Определение Свердловского областного суда от 10 июля 2012 года № 33-8185/2012. Работодатель уволил сотрудника по пункту 7 части 1 статьи 81 ТК РФ в связи с совершением виновных действий, дающих основания для утраты доверия со стороны работодателя.

Читать еще:  Как организовать складской учет

Ссылка работодателя на то обстоятельство, что работник сознательно указывал в путевом листе недостоверные сведения о времени и месте заправки транспортных средств, была отклонена судом, поскольку порядок заправки автомобилей на конкретных автозаправках с фиксацией в путевом листе работодателем утвержден не был. Более того, работнику не вверялась лично под персональную ответственность топливно-заправочная карточка. Как установлено судом и не оспорено работодателем, указанная карта находилась в фактическом пользовании четверых водителей и передавалась вместе с машиной «в кармашке» без фиксации факта ее нахождения. Поэтому суд пришел к выводу об отсутствии объективной возможности установить виновный характер в действиях работника по искажению сведений в путевых листах.

Бухгалтерский учет топлива по смарт-картам

Суть операций сводится к следующему: организация приобретает топливную карту Роснефть или Магистраль, по ней расплачивается за топливо на АЗС в течение месяца единовременными платежами. Информация о количестве приобретенного топлива отражается на карте. Расходы на топливо включаются в состав расходов организации.

Для удобства используем числовой пример.

Пример. Организация перечислила поставщику предоплату за 1000 л бензина по цене 11,8 руб. за 1 л (в том числе НДС 1,8 руб.), отпускаемого по топливной карте. Отдельно была оплачена поставщику стоимость топливной карты в сумме 118 руб., в том числе НДС 18 руб. По данной карте было выбрано 990 л бензина, из которых на конец месяца 20 л осталось неизрасходованными в бензобаке автомобиля.

В данной ситуации можно рекомендовать 3 варианта учета (третий вариант наименее трудоемкий):

Перечислены поставщику денежные средства в порядке предоплаты приобретаемого бензина

Д 60-2 Субсч. «Авансы выданные» К 51 Сумма, руб. 11 800 (1000 х 11,8)

Перечислены поставщику денежные средства в оплату приобретаемой топливной карты

Д 60-1 Субсч. «Расчеты с поставщиками» К 51 Сумма, руб. 118

Принята к учету полученная от поставщика топливная карта

Д 50-3 К 60-1 Сумма, руб. 100 (118 — 18)

Отражена сумма НДС, предъявленная организации поставщиком

Д 19 К 60-1 Сумма, руб. 18

Принята к вычету сумма НДС, оплаченная организацией при приобретении карты

Д 68 К 19 Сумма, руб. 18

Примечание: для принятия НДС к вычету в соответствии со статьей 172 НК РФ должны выполнятся следующие условия:

• Товары (работы, услуги) приобретались для производства товаров (работ, услуг) реализация которых признается объектом налогообложения НДС
• Наличие счета-фактуры
• Оприходование приобретенных товаров (работ, услуг)
• Фактическая оплата приобретенных товаров (работ, услуг)

Отражена выдача топливной карты под отчет водителю

Д 71 К 50-3 Сумма, руб. 100

Оприходован бензин, заправленный в бак автомобиля по топливной карте на основании отчета и иных документов, выданных электронным терминалом

Д 10-3 К 71 Сумма, руб. 9900 (990 х (11,8 — 1,8))

Отражена сумма НДС по оприходованному бензину

Д 19 К 71 Сумма, руб. 1782 (990 х 1,8)

Зачтен ранее выданный аванс (предоплата)

Д 60-1 Субсч. «Расчеты с поставщиками» К 60-2 Субсч. «Авансы выданные» 11 682

Возвращена водителем топливная карта в кассу организации

Д 50-3 К 71 Сумма, руб. 100

Списана стоимость израсходованного организацией бензина по картам на основании путевого листа автомобиля

Д 20 (23, 26, 29, 44) К 10-3 Сумма, руб. 9 700 ((990 — 20) х (11,8-1,8))

Фактически израсходованное количество бензина определяется исходя из пробега автомобиля и нормы расхода бензина на 100 км. Норма расхода бензина утверждается приказом руководителя исходя из контрольного замера расхода топлива.

В соответствии с Руководящим документом Р3112194-0366-03 «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (утв. Минтрансом РФ 29 апреля 2003 г.) нормы расходов топлива устанавливаются на основе фактического пробега (на основании путевого листа) помноженного на норму расхода топлива для соответствующей марки машины (л/100 км), скорректированную на коэффициенты учитывающие факторы, изложенные в Р3112194-0366-03. В соответствии с письмом УМНС по г. Москве от 30 апреля 2004 г. № 26-12/31459 оправдательным документом для списания расходов на ГСМ служит путевой лист.

Примечание: в соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК организация вправе отнести на расходы для целей налогообложения расходы на бензин, это можно сделать, даже если транспортное средство взято организацией в аренду (Письмо Управления МНС по г. Москве от 23 января 2003 г. N 26-12/4740).

По окончании месяца, на основании документов, выставленных поставщиком производятся следующие записи:

Отражен отпуск бензина поставщиком держателю топливной карты по АКТу ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ топлива поставщика.

Д 71 К 60-1 Субсч. «Расчеты с поставщиками» Сумма, руб. 11 682 (990 х 11,8)

Принят к вычету НДС по оплаченному и оприходованному бензину по картам на основании полученного счета-фактуры.

Д 68 К 19 Сумма, руб. 1 782

Перечислены поставщику денежные средства в порядке предоплаты приобретаемого бензина

Д 60-2 Субсч. «Авансы выданные» К 51 Сумма, руб. 11 800 (1000 х 11,8)

Перечислены поставщику денежные средства в оплату приобретаемой топливной карты

Д 60-1 Субсч. «Расчеты с поставщиками» К 51 Сумма, руб. 118

Принята к учету полученная от поставщика топливная карта

Д 50-3 К 60-1 Сумма, руб. 100 (118 — 18)

Отражена сумма НДС, предъявленная организации поставщиком

Д 19 К 60-1 Сумма, руб. 18

Принята к вычету сумма НДС, оплаченная организацией при приобретении карты

Д 68 К 19 Сумма, руб. 18

Примечание: для принятия НДС к вычету в соответствии со статьей 172 НК РФ должны выполнятся следующие условия:

• Товары (работы, услуги) приобретались для производства товаров (работ, услуг) реализация которых признается объектом налогообложения НДС
• Наличие счета-фактуры
• Оприходование приобретенных товаров (работ, услуг)
• Фактическая оплата приобретенных товаров (работ, услуг)

Отражена выдача топливной карты под отчет водителю

Д 71 К 50-3 Сумма, руб. 100

Оприходован бензин, заправленный в бак автомобиля по топливной карте на основании отчета и иных документов, выданных электронным терминалом

Д 10-3 К 60-1 «Расчеты с поставщиками» Сумма, руб. 9900 (990 х (11,8 — 1,8))

Отражена сумма НДС по оприходованному бензину

Д 19 К 60-1 Сумма, руб. 1782 (990 х 1,8)

Зачтен ранее выданный аванс (предоплата)

Д 60-1 «Расчеты с поставщиками» К 60-2 . «Авансы выданные» Сумма, руб. 11682

Возвращена водителем топливная карта в кассу организации

Д 50-3 К 71 Сумма, руб. 100

Списана стоимость израсходованного организацией бензина на основании путевого листа автомобиля.

Д 20 (23, 26, 29, 44) К 10-3 Сумма, руб. 9 700 ((990 — 20) х (11,8-1,8))

Фактически израсходованное количество бензина определяется исходя из пробега автомобиля и нормы расхода бензина на 100 км. Норма расхода бензина утверждается приказом руководителя исходя из контрольного замера расхода топлива.

В соответствии с Руководящим документом Р3112194-0366-03 «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (утв. Минтрансом РФ 29 апреля 2003 г.) нормы расходов топлива устанавливаются на основе фактического пробега (на основании путевого листа) помноженного на норму расхода топлива для соответствующей марки машины (л/100 км), скорректированную на коэффициенты учитывающие факторы, изложенные в Р3112194-0366-03. В соответствии с письмом УМНС по г. Москве от 30 апреля 2004 г. № 26-12/31459 оправдательным документом для списания расходов на ГСМ служит путевой лист.

Примечание: в соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК организация вправе отнести на расходы для целей налогообложения расходы на бензин, это можно сделать, даже если транспортное средство взято организацией в аренду (Письмо Управления МНС по г. Москве от 23 января 2003 г. N 26-12/4740).

По окончании месяца, на основании документов, выставленных поставщиком, производятся следующие записи:

Принят к вычету НДС по оплаченному и оприходованному бензину на основании полученного счета-фактуры.

Д 68 К 19 Сумма, руб. 1 782

Вариант 3 (наименее трудоемкий)

Перечислены поставщику денежные средства в порядке предоплаты приобретаемого бензина

Читать еще:  Учет комплектующих для основных средств

Д 60-2 Субсч. «Авансы выданные» К 51 Сумма, руб. 11 800 (1000 х 11,8)

Перечислены поставщику денежные средства в оплату приобретаемой топливной карты

Д 60-1 Субсч. «Расчеты с поставщиками» К 51 Сумма, руб. 118

Принята к учету полученная от поставщика топливная карта (118 — 18).

Д 50-3 К 60-1 Сумма, руб. 100

Отражена сумма НДС, предъявленная организации поставщиком

Д 19 К 60-1 Сумма, руб. 18

Принята к вычету сумма НДС, оплаченная организацией при приобретении карты

Д 68 К 19 Сумма, руб. 18

Примечание: для принятия НДС к вычету в соответствии со статьей 172 НК РФ должны выполнятся следующие условия:

• Товары (работы, услуги) приобретались для производства товаров (работ, услуг) реализация которых признается объектом налогообложения НДС
• Наличие счета-фактуры
• Оприходование приобретенных товаров (работ, услуг)
• Фактическая оплата приобретенных товаров (работ, услуг)

Отражена выдача топливной карты под отчет водителю

Д 71 К 50-3 Сумма, руб. 100

По окончании месяца, на основании документов, выставленных поставщиком, производятся следующие записи:

Оприходован бензин, заправленный в бак автомобиля по топливной карте на основании АКТа ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ топлива поставщика

Д 10-3 К 60-1 «Расчеты с поставщиками» Сумма, руб. 9900 (990 х (11,8 — 1,8))

Отражена сумма НДС по оприходованному бензину

Д 19 К 60-1 Сумма, руб. 1782 (990 х 1,8)

Зачтен ранее выданный аванс (предоплата)

Д 60-1 «Расчеты с поставщиками» К 60-2 . «Авансы выданные» Сумма, руб. 11682

Принят к вычету НДС по оплаченному и оприходованному бензину на основании полученного счета-фактуры

Д 68 К 19 Сумма, руб. 1 782

Списана стоимость израсходованного организацией бензина на основании путевого листа автомобиля

Д 20 (23, 26, 29, 44) К 10-3 Сумма, руб. 9 700 ((990 — 20) х (11,8-1,8))

Фактически израсходованное количество бензина определяется исходя из пробега автомобиля и нормы расхода бензина на 100 км. Норма расхода бензина утверждается приказом руководителя исходя из контрольного замера расхода топлива.

В соответствии с Руководящим документом Р3112194-0366-03 «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (утв. Минтрансом РФ 29 апреля 2003 г.) нормы расходов топлива устанавливаются на основе фактического пробега (на основании путевого листа) помноженного на норму расхода топлива для соответствующей марки машины (л/100 км), скорректированную на коэффициенты учитывающие факторы, изложенные в Р3112194-0366-03. В соответствии с письмом УМНС по г. Москве от 30 апреля 2004 г. № 26-12/31459 оправдательным документом для списания расходов на ГСМ служит путевой лист.

Примечание: в соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК организация вправе отнести на расходы для целей налогообложения расходы на бензин, это можно сделать, даже если транспортное средство взято организацией в аренду (Письмо Управления МНС по г. Москве от 23 января 2003 г. N 26-12/4740).

Учет топливных карт: разбираем основы

Что собой представляют топливные карты

Учет бензина по топливным картам в бухгалтерии — это современный способ приобретения ГСМ для эксплуатации транспорта. Расчеты с поставщиком топлива обычным способом имеют ряд недостатков. В бухучете возникают постоянные разрывы между фактическим поступлением и расходом топлива, между документацией, полученной от поставщика. Применяя топливные карты, учет в бухгалтерии можно выровнять до идеальных показателей.

Что такое топливные карты (ТК)? Это инструмент, отнесенный к строгой отчетности, который позволяет обеспечить достоверный и подробный учет приобретения и отпуска ГСМ для эксплуатации транспортных средств организации. Работа с топливными картами позволяет их владельцу получать топливо на специализированных заправках именно в тот момент, когда это действительно необходимо, не дожидаясь оформления накладных, счетов, оплаты, чеков и прочей документации.

Виды ТК различны:

  1. По обозначенному лимиту:
  • лимитированные, доступный к отпуску бензин разрешено использовать только в установленном пределе, лимит может быть выделен на сутки или неделю;
  • нелимитированные, по которым нет установленного ограничения, то есть отпуск топлива производится по потребности.
  1. По виду баланса:
  • денежные, то есть на баланс карточки вносится определенная сумма, и при очередном отпуске ГСМ списывается его стоимость по фактической цене, актуальной на день совершения операции;
  • литровый, держатель ТК приобретает конкретное количество литров топлива, уплачивая сумму из расчета цены на день покупки, списание производится в литрах, без учета динамики цен на ГСМ.
  1. По способу расчета:
  • дебетовые карточки, то есть держатель ТК должен сначала пополнить баланс, зачислив деньги или оплатив литры, и только потом списывать доступные ГСМ;
  • кредитные ТК, отпуск топлива идет в кредит, то есть оплата производится по окончании расчетного периода. Такой вид ТК оформляется довольно редко, и бухгалтерский учет топливных карт вызывает вопросы.

Как оформить топливную карточку

Для получения ТК придется оформить заявку в поставляющую компанию. Форма заявки индивидуальна. Затем формируется договор с процессинговым центром доставки ГСМ (это центральный пункт сбора информации обо всех карточных системах и терминалах заправочных станций). К договору отдельным приложением прикладывается перечень всех действующих пунктов заправки, на которых поддерживается работа с ТК.

За изготовление карточки может быть предусмотрена отдельная плата. Возможен и бесплатный выпуск, если в договоре предусмотрен возврат ТК по окончанию действия договора.

Поставка топлива производится посредством его выборки в пунктах АЗС поставщика. Момент перехода прав на бензин — момент заправки транспортных средств в перечисленных пунктах.

Рекомендации по учету

Правила, как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете, затрагивают не столько порядок формирования бухгалтерских записей, сколько алгоритм работы. Компании недостаточно только отразить правильные проводки в бухучете, сначала нужно закрепить в локальных распорядительных документах, на каком счете учитывать топливные карты, как учитывать бензин по топливным картам, и прочие важные моменты. Разберемся, как правильно это сделать.

Топливные карты в бухучете

Необходимо определить порядок работы с ТК в организации и закрепить выбранный алгоритм в Учетной политике организации. Указать, на каком счете учитываются топливные карты в учетной политике, недостаточно. Необходимо раскрыть следующую информацию:

  1. Порядок формирования стоимости ГСМ, по которой приобретенное топливо будет приходоваться в бухучете, а затем списываться.
  2. Нормы на списание топлива по топливным картам юридического лица. При определении норм учитывайте категорию транспортного средства и период эксплуатации (зима-лето).
  3. Метод учета и отнесения транспортно-заготовительных затрат по горюче-смазочным материалам.
  4. Особенности налогообложения затрат в пределах норм и сверх утвержденных лимитов. В состав каких расходов будут относиться затраты при налогообложении.
  5. Алгоритм на принятие к учету топливных карт, их списание. Необходимо обозначить причины, по которым ТК должна быть списана.
  6. Правила, как проходит выдача топливных карт сотрудникам, как оформить нужную процедуру документально.

Требуется обозначить материально ответственных лиц, которые будут использовать ТК в работе и отвечать за их сохранность. Необходимо обозначить структурные подразделения, склады, за которыми будут закреплены ТК.

Но и это еще не все. В компании необходимо организовать документооборот для обеспечения полноты, достоверности и прозрачности учета топлива. Для этого придется утвердить соответствующие бланки. Путевой лист, журнал учета путевых листов, акт на списание топливных карт — образцы этих документов можно как разработать самостоятельно, так и использовать унифицированные формы.

В дальнейшем потребуется систематически проводить сверки с поставляющей компанией в рамках заключенного договора. Сверки надо проводить не только по общим показателям, но и в разрезе каждой выданной ТК, чтобы исключить нецелевое использование и факты хищений.

Бухучет трат на топливо

Когда нормативные требования определены и закреплены в учетной политике, можно перейти непосредственно к составлению бухгалтерских записей. Обратите внимание, какими записями надо отражать хозяйственные операции в организации:

Предоставление ТК во временное пользование на безвозмездной основе — ситуация довольно редкая. Поставщики в большинстве случаев предпочитают получить плату непосредственно за выпуск карточки. В этом случае стоимость самой карты без учета стоимости приобретенного топлива или внесенного аванса на баланс отразите в составе материально-производственных затрат по фактической себестоимости.

В обычной практике стоимость ТК отражают на счете 10.6 «Прочие материалы» на основании полученной товарной накладной или договора поставки горюче-смазочных материалов по ТК.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector