Multi-finance.ru

Обзор финансовых рынков
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Нужно ли вести личные карточки сотрудников

Работодатель является коммерческой организацией, продолжает использовать в работе унифицированные формы кадровой документации, утвержденные постановлением Госкомстата. Может ли работодатель вести личную карточку работника (N Т-2) только в электронном виде, переводя ее в бумажный формат только при увольнении?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Работодатель не вправе вести личную карточку работника только в электронном виде, распечатывая ее лишь при увольнении.

Обоснование вывода:

Форма личной карточки (N Т-2) утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление). Вести личную карточку на каждого сотрудника должны все организации (п. 2 Постановления). При этом с 1 января 2013 года на основании ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) унифицированные формы не являются обязательными для использования в коммерческих организациях (письма Роструда от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1, от 23.01.2013 N ПГ/10659-6-1, от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1, письмо Минтруда России от 14.05.2013 N 14-1/3030785-2617). Эти организации вправе как пользоваться формами первичных учетных документов, разработанными ими самостоятельно, так и продолжать использовать унифицированные формы.

Таким образом, само по себе принятие работодателем решения продолжать использовать унифицированные формы кадровой документации не обязывает его придерживаться установленных постановлением правил их заполнения, поэтому теоретически работодатель вправе вести документацию в электронном виде.

Однако согласно п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Для выполнения этого требования в разделе III формы Т-2 предусмотрена графа 6 «Личная подпись владельца трудовой книжки». То есть ведение личной карточке в электронной форме, не позволяющей работнику проставить в ней свою роспись об ознакомлении с записью, не соответствует Правилам.

Личные подписи работника кадровой службы и работника, на которого ведется личная карточка, предусмотрены также разделом II формы N Т-2. Так, раздел II личных карточек должен вестись аккуратно, без помарок и неустановленных сокращений, четким и разборчивым почерком. Записи должны производиться чернилами, шариковыми, гелиевыми и другими ручками черного или синего цветов, а отметки о проведении сверки с документами воинского учета военных комиссариатов (органов местного самоуправления) — простым карандашом (п. 7 приложения N 7 к Методическим рекомендациям Генерального штаба Вооруженных Сил РФ по ведению воинского учета в организациях). Методическими рекомендациями предусмотрены и другие правила, которые не позволяют вести карточку в электронном виде (помещение карточек в отдельные картотеки, изъятие карточек из картотеки и сдача их в архив).

Кроме того, при проверке государственной инспекцией труда работодатель обязан представить запрашиваемые документы, в том числе личные карточки работников, в виде копий бумажных документов. Предоставление работодателем документов в электронной форме не допускается (п. 26 Административного регламента исполнения Федеральной службой по труду и занятости государственной функции по осуществлению федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 30.10.2012 N 354н).

В случае же ведения личных карточек только в электронном виде, распечатывая её только при увольнении либо в случае запроса контролирующих органов, велика вероятность того, что работник не сможет поставить подписи в ней (отпуск, временная нетрудоспособность и т.п.). Отсутствие личных карточек в бумажном виде, а соответственно, отсутствие в них собственноручных подписей работников, подтверждающих своевременное ознакомление с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, является основанием для привлечения работодателя к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, санкции которой предусматривают наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 тысяч рублей; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей (смотрите решение Московского городского суда от 14.10.2010 по делу N 7-1634/2010).

Следовательно, работодатель не вправе вести личную карточку работника только в электронном виде, распечатывая ее лишь при увольнении. Наличие бумажного экземпляра является обязательным (смотрите также, к примеру, п. 9.2 Инструкции по кадровому делопроизводству в Центральной избирательной комиссии РФ, утвержденной распоряжением Центральной избирательной комиссии РФ от 23.08.2011 N 221-р; п. 4.1 Методических рекомендаций по учету кадров судей судов общей юрисдикции, утвержденных приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 15.01.2002 N 2).

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Личные карточки: вопросы и ответы

1. Каким документом утверждена личная карточка?
Последняя редакция унифицированной формы Т-2 – личной карточки — утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г. №1 (далее – пост.№1).

2. Все ли работодатели должны вести карточки Т-2?
Требование о ведении карточек Т-2 распространяется на организации (п.2 пост.№1). К работодателям-предпринимателям это требование не относится, но они вправе их вести.
Ведение личных карточек является не только обязанностью, но оно может быть и полезным мероприятием. Во-первых, в управленческих целях. Во-вторых, судебной арбитражной практике известны случаи, когда работодатель смог защитить свои интересы, используя личные карточки для доказательства правильного расчета среднесписочной численности работников для исчисления налогов, правомерного вычета из доходов работников и т.д.

3. Вправе ли работодатель вести Т-2 в электронном виде, а не на бумажном носителе?
Работодатель вправе вести карточки Т-2 в электронном виде, но это не освобождает его от обязанности распечатывать их и иметь на бумажном носителе. Да и работник не сможет расписаться в компьютере. Госкомстат России не указал рекомендуемые форматы бланков, но, как видно, форма личной карточки спроектирована так, что для ее изготовления требуется бумага формата 2А4. А в связи с тем, что карточка Т-2 является документом достаточно длительного использования, то рекомендуется при распечатке использовать плотную бумагу.

4. У нас в компании отдел кадров не производит заполнение карточки Т-2, а поручает это работнику. Насколько это правильно?
Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (далее – Указания Госкомстата) заполнение формы № Т-2 производит сотрудник отдела кадров, а при его отсутствии — лицо, которому в организации поручено ведение кадровой работы. Работник не должен вносить какие-либо записи в личную карточку, за исключением своей подписи при заполнении Т-2, когда работника принимают на работу, и при заверении изменений своего трудового статуса.

Читать еще:  Приказ 21н карточка образцов подписей

5. У нас личные карточки на работников, принятых до 2004 года, заполнены по прежней форме, утвержденной Госкомстатом в 2001 году. На работников, принятых в 2004-2005 годах, личные карточки ведутся по новой форме, утвержденной пост. №1. Должны ли мы переписывать «старые» карточки на работников, принятых до 2004 года, на новые бланки?
Законодатель не разъяснил, как быть работодателям в данном случае. Среди инспекторов Государственной инспекции труда существуют различные мнения. В частности, на одном из семинаров я слышала мнение инспектора о том, что работодатель должен хранить «старые» карточки, но и заполнить Т-2 по новому образцу на тех же самых работников. Некоторые инспекторы считают, что на работников, принятых до 2004 года, можно продолжать вести «старые» карточки, а на работников, принятых в 2004-2005 годах, заводить карточки Т-2, утвержденные пост. №1. Среди кадровиков и юристов также нет единого мнения по настоящему вопросу. В этой связи мы рекомендуем Вам сделать официальный запрос в местную государственную инспекцию и получить официальный ответ, чтобы в случае проводимой ими у Вас проверки было чем защитить свою позицию.

6. На основании каких документов должно осуществляться заполнение Т-2 при приеме на работу?
Согласно Указаниям Госкомстата личные карточки заполняются при приеме работника на работу на основании следующих документов:

  • трудового договора, заключенного с работником;
  • приказа (распоряжения) о приеме работника на работу;
  • паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
  • трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;
  • страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • документов воинского учета — при приеме на работу военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
  • документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при приеме на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
  • сведений, сообщенных о себе работником.

В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации работодатель вправе требовать предъявления дополнительных документов.
Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных Трудовым кодексом РФ, ), иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ (ст. 65). Поэтому незаконны могут быть требования отдела кадров к работнику о предоставлении свидетельства о присвоении ИНН, справок, характеристик и т.п.

7. Когда именно должна заводиться Т-2 на работника?
Законом не предусмотрено, в какой конкретно срок должна заводиться личная карточка.
Рекомендуется заводить Т-2 сразу после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу, так как запись в трудовой книжке работника о его приеме должна одновременно дублироваться в личной карточке работника.

8. Сколько лет должны храниться личные карточки?
75 лет

Продолжаем заполнять личные карточки работников

В этом материале мы ответим на оставшиеся вопросы по поводу ведения личных карточек. Рассмотрим нюансы внесения некоторых сведений о работнике, а также заполнения разделов карточки о переводах, отпусках, обучении.

Не тяните с оформлением личных карточек

В течение какого срока со дня приема на работу нового сотрудника на него надо завести личную карточку?

: Такой срок законодательно нигде не установлен.

Оптимально будет завести ее сразу после того, как запись о приеме на работу внесена в трудовую книжку работника. Ведь в личной карточке повторяются все записи, вносимые в трудовую книжку на основе приказов, и с этими записями работодатель обязан ознакомить работника под роспись в его карточк е п. 12 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила) . Напомним, что организации и предприниматели обязаны оформить трудовые книжки на основных работников, проработавших свыше 5 дней ст. 66 ТК РФ . Поэтому личные карточки на тех, кто проработал менее 5 дней, можно не заводить.

«Брачные» формулировки

Как правильно в личных карточках заполнять пункт 9 «Состояние в браке»? Есть ли какие-то официальные формулировки или можно писать произвольно?

: Этот пункт предполагает также указание определенного кода по Общероссийскому классификатору информации о населении ОК 018-95 утв. Постановлением Госкомстата от 31.07.95 № 412 . В Классификаторе даны следующие формулировки для брачного состояния:

  • никогда не состоял (не состояла) в браке;
  • состоит в зарегистрированном браке;
  • состоит в незарегистрированном браке;
  • вдовец (вдова);
  • разведен (разведена);
  • разошелся (разошлась).

Однако на наш взгляд, это чересчур подробная градация. И далеко не каждый работник согласится сообщать о себе подобную информацию.

Полагаем, что для этой графы вполне достаточно двух нейтральных формулировок «состоит» и «не состоит». Кстати, в самостоятельно разработанных формах личных карточек пункт «Состояние в браке» можно вообще не предусматривать.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ Нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, предусмотрены требования о наличии определенных сведений в документах по учету кадров, необходимых как для предъявления проверяющим органам, так и для работодателя. Например, применительно к личной карточке это сведения об образовании и профессии, вносимые в раздел I «Общие сведения», если работа требует специальных знаний, графа «Личная подпись владельца трудовой книжки» в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу», сведения, содержащиеся в разделе II «Сведения о воинском учет е» ст. 65 ТК РФ; п. 12 Правил .

Сведения о состоянии в браке к обязательным не относятс я ” .

Коды в карточке — элемент необязательный

Я веду кадровый учет в обычной коммерческой фирме, и у меня такой вопрос. В разделе «Общие сведения» унифицированной формы личной карточки почти для всех пунктов предусмотрены поля для кодирования, где указываются коды по различным классификаторам (ОКАТО, ОКИН, ОКСО, ОКПДТР). Обязательно ли заполнять эти поля? И если мы будем разрабатывать свою форму личной карточки, можно ли в ней вообще не предусматривать поля для кодирования?

: Вот что нам ответили по этому поводу в Роструде.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ Незаполнение полей для кодирования в унифицированной форме личной карточки не нарушает ни трудовых прав работника, ни законодательство о труде, вследствие чего не может являться основанием для привлечения организации или ее должностных лиц к административной ответственности.

Что касается формы личной карточки, самостоятельно разработанной работодателем, то в ней должны присутствовать все обязательные реквизиты первичного учетного документ а ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ . Коды к таким реквизитам не относятся. Поэтому наличие полей для кодирования не является обязательны м ” .

Читать еще:  Карточка счета 84

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
Роструд

Нужно ли в личной карточке указывать место работы в филиале

У нас госпредприятие. Сотрудник работает в филиале. Надо ли указывать наименование филиала в графе «Структурное подразделение» раздела III «Прием на работу и переводы на другую работу» личной карточки?

: Личная карточка заполняется на основании приказа о приеме на работу, который, в свою очередь, оформляется на основании трудового договора с работнико м ст. 68 ТК РФ . Поэтому в графе «Структурное подразделение» раздела III «Прием на работу и переводы на другую работу» личной карточки:

  • структурное подразделение указано в трудовом договоре, то указываете наименование филиала. Такое условие обязательно для включения в трудовой договор, если филиал расположен в другой местност и ст. 57 ТК РФ ;
  • оно не указано в трудовом договоре, то филиал не указываете. Но если вам нужна эта информация, можете указать наименование филиала в разделе X «Дополнительные сведения».

Увеличение зарплаты в личной карточке отражается не всегда

Приказом руководителя были повышены на 20% оклады тем сотрудникам, которые проработали в нашей фирме более 10 лет. Надо ли как-то фиксировать это в их личных карточках?

: В личной карточке графа «Тарифная ставка (оклад), надбавка, руб.» содержится в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу». И заполняется эта графа, соответственно, только на основании приказов о приеме на работу либо о переводе на другую работ у Указания, утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 (далее — Указания) .

Если же работники, которым были повышены оклады, остались в прежних структурных подразделениях и на прежних должностях, то указывать их новые оклады в личных карточках не нужно.

Что было до вас — то неважно.

Подскажите, нужно ли отражать в разделе V личной карточки тот факт, что принятый на работу сотрудник до устройства к нам прошел курсы повышения квалификации, организованные его прежним работодателем?

ВНИМАНИЕ

Личные карточки работников должны храниться в организации 75 лет п. 658 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 .

: Не обязательно, и вот почему.

В раздел V вносится информация о повышении квалификации работника, проведенном исключительно в период работы у нынешнего работодателя. Аналогично дело обстоит и с такими разделами, как «Аттестация», «Профессиональная переподготовка», «Награды (поощрения)». Но если для вас такая информация важна, то укажите ее в личной карточке.

Как отразить временный перевод в личной карточке

Кассир, которая работает у нас с 01.04.2014, переведена с 08.06.2015 на должность старшего кассира для исполнения обязанностей сотрудницы, находящейся в отпуске по уходу за ребенком. Надо ли вносить сведения о таком переводе в личную карточку и если да, то как это сделать?

: У вашего сотрудника временный перевод на другую работ у статьи 72, 72.2 ТК РФ . Личные карточки ведутся на основе записей в трудовой книжке. А в трудовую книжку вносятся записи только о переводах на другую постоянную работ у п. 4 Правил . В то же время и в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу» личной карточки, и в Указания х утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 (там, где говорится о заполнении этого раздела) сказано, что записи о переводах вносятся на основе приказов. При этом не уточняется, сведения о каких переводах вносятся в раздел. Поэтому целесообразно указывать в этом разделе сведения как о переводах на другую постоянную работу, так и о временных переводах.

Заполнение личной карточки форма Т-2


Скачать классификатор профессий и должностей ОКПДТР 2019 (в данном справочнике содержатся коды профессий, которые используются для заполнения формы Т-2)


Скачать Трудовой кодекс 2019

Обязательно ли вести личную карточку

Личная карточка — основной учетный документ, в котором содержатся персональные данные сотрудника. Форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. Личные карточки на сотрудников должны вести все фирмы независимо от организационно-правовых форм. Личная карточка работника оформляется на каждого сотрудника, принятого в фирму по трудовому договору. Ее заводят при приеме на работу и ведут в течение всего периода его трудовой деятельности в компании. С увольнением сотрудника личная карточка т 2 закрывается, но продолжает храниться в фирме. Можно ли не оформлять личные карточки, а вместо них вести личные дела?

Нет, нельзя. Фирма не обязана оформлять на сотрудников личные дела, в то время как личная карточка формы № Т-2 — документ обязательный. Она прямо упомянута в лПравилах ведения и хранения трудовых книжек» (п. 12). Там сказано, что в личной карточке формы Т-2 повторяются все записи из трудовой книжки о приеме на работу, переводах и увольнении. С каждой такой записью работодатель обязан ознакомить сотрудника под расписку в личной карточке.

Какие документы нужны для заполнения личной карточки

Для заполнения формы Т-2 нужны приказ о приеме сотрудника на работу и личные документы сотрудника, а именно:

  • трудовая книжка;
  • паспорт;
  • военный билет (для военнообязанных);
  • документ об окончании учебного заведения;
  • свидетельство государственного пенсионного страхования;
  • свидетельство о постановке на учет в налоговых органах;
  • другие документы (например, медицинская книжка, водительское удостоверение, документы, подтверждающие повышение квалификации, награждение государственными наградами, наличие инвалидности и т. п.). Кроме того, будут нужны и такие сведения, которые нельзя почерпнуть из документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками — всю эту информацию сотрудник должен сообщить о себе сам. Поэтому необходимо, чтобы он присутствовал при оформлении личной карточки.

Не доверяйте заполнение формы № Т-2 самому сотруднику, а заполняйте только собственноручно. Личная карточка — документ строгой отчетности и ответственность за ее правильное оформление несете вы.

Личная карточка состоит из одиннадцати разделов:

  1. Общие сведения
  2. Сведения о воинском учете
  3. Прием на работу и переводы на другую работу
  4. Аттестация
  5. Повышение квалификации
  6. Профессиональная переподготовка
  7. Награды (поощрения) и почетные звания
  8. Отпуск
  9. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством
  10. Дополнительные сведения
  11. Основание прекращения трудового договора (увольнения).

В каждом из этих разделов есть графы, куда нужно записывать сведения о работнике. А в первом разделе (лОбщие сведения») предусмотрены еще и окна для кодирования информации. Коды для заполнения личной карточки можно найти в классификаторах информации:

  • ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. № 412;
  • ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 30 сентября 2003 г. № 276-ст;
  • ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г. № 367;
  • ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. № 413.
Читать еще:  Зарплата на карточку может работник отказаться

Обязательно ли кодировать информацию в личной карточке?

Не обязательно. Кодирование предназначается для автоматизированной обработки данных и статистического учета. Оно было введено, когда еще не существовало универсальных компьютерных программ для кадровиков. С помощью ЭВМ, которая считывала с документов коды, можно было посчитать численность сотрудников и разделить их по категориям (уровень образования, профессия и т. п.). Сейчас такая обработка практически нигде не ведется. Даже если кадровики используют специальные компьютерные программы, которые автоматически проставляют коды в личной карточке, сами коды утратили свое первоначальное значение. Но помните о том, что из унифицированных форм нельзя удалять графы. Поэтому если вы не кодируете информацию, не убирайте окна для кодов, а просто оставляйте их незаполненными.

Начало формы и раздел лОбщие сведения»

Вначале указывается наименование фирмы В соответствии с уставом и другими учредительными документами. В правом верхнем углу нужно проставить код фирмы по ОКПО (его знает ваш главный бухгалтер). Дату заполнения личной карточки пишите цифровым способом, например, 11.08.2006.

Далее в форме идет таблица, в которую заносятся следующие сведения:

  • табельный номер (он присваивается сотруднику при приемена работу и не изменяется при переводах и перемещениях внутри организации);
  • идентификационный номер налогоплательщика — ИНН. Если сотруднику он не присваивался, оставьте ячейку незаполненной;
  • номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • алфавит (первая буква фамилии сотрудника);
  • характер работы (постоянно или временно);
  • вид работы (основная или по совместительству);
  • пол (мужской, женский).

Теперь предстоит заполнить самый объемный раздел формы Т-2 — лОбщие сведения». Первым делом в специальной ячейке укажите номер и дату трудового договора, заключенного с сотрудником.

ПУНКТ 1. лФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО». Внимательно перепишите данные из паспорта сотрудника. Имя и отчество нужно указывать полностью. Старайтесь оставлять на строчках место для будущих изменений анкетных данных (это особенно актуально, если вы заполняете личную карточку женщины).

ПУНКТ 2. лДАТА РОЖДЕНИЯ». Месяц рождения пишется буквами, а число и год — цифрами. С правой стороны в ячейке для кода напишите дату рождения цифровым способом.

ПУНКТ 3. лМЕСТО РОЖДЕНИЯ». Записывается в соответствии с паспортом. Если вы кодируете данные в форме Т-2, то для заполнения пункта 3 вам понадобится ОКАТО.

ПУНКТ 4. лГРАЖДАНСТВО». Существуют стандартные формулировки записей о гражданстве. Они содержатся в ОКИН. И даже если вы не кодируете информацию в личной карточке, запись в текстовом поле пункта 4 должна строго соответствовать этому классификатору.

Личная карточка сотрудника — можно ли не оформлять

В данной статье мы рассмотрим понятие личной карточки сотрудника, когда ее можно не оформлять, а когда она должна быть в обязательном порядке.

Понятие личной карточки сотрудника

Личная карточка сотрудника представляет собой документ, который заводится на каждого сотрудника при приеме на работу и содержит сведения о работнике, кадровых перемещениях, отпусках, увольнении.

Законодательное регулирование вопроса

Законодательное регулирование вопроса осуществляется несколькими нормативными актами, среди которых:

Можно ли не оформлять личную карточку

Обязанность оформления карточки вводится постановлением №1 Госкомстата РФ, в которой и утверждена форма Т-2. В Постановлении сказано, что оформлять карточку должны все работодатели, которые зарегистрированы на территории Российской Федерации не важно в какой форме собственности они находятся.

Важно! На вопрос о возможности не составления личных карточек на сотрудников можно дать однозначный ответ — Карточки должны быть у всех работодателей на своих сотрудников независимо организация это или индивидуальный предприниматель.

В какой момент оформлять карточку

Личная карточка сотрудника должна быть оформлена на каждого работника при приеме его на работу.

  1. Трудовой договор между работодателем и работником;
  2. Заявление сотрудника на прием его в качестве работника в организацию (или ИП);
  3. Приказ о приеме работника;
  4. Заявление на предоставление стандартных налоговых вычетов (при наличии у работника детей), а также подтверждающие право на вычеты документы — свидетельства о рождении детей, справка с места учебы (если ребенку от 18. до 21 года и он учится очно в учебном учреждении);
  5. Личная карточка сотрудника.

По какой форме создается личная карточка сотрудника

Личная карточка может быть составлена:

  • По унифицированной форме Т-2;
  • По произвольной форме, которую разработал работодатель и утвердил на предприятии своим приказом.

Выбор по какой форме оформлять личные карточки стоит за работодателем. Если работодатель намерен применять форму, которую он разработал, то она должна быть утверждена. Если работодатель решил использовать унифицированную форму, то ее можно взять из официальных источников. Скачать форму можно здесь:

Личная карта по собственной разработанной форме

Правила ведения бухгалтерского учета из Федерального закона 402 «О бухгалтерском учете» гласят, что первичные учетные документы могут быть составлены предприятием по форме, которую утвердил директор (или иной руководитель) предприятия.

Важно! Если на предприятии используется личная карта, разработанная данным предприятием, то ее форма должна содержать все обязательные реквизиты.

При этом в статье девятой этого же закона содержится перечень обязательных реквизитов первичных форм документов, среди которых:

  1. Наименование формы;
  2. Дата составления данного документа;
  3. Содержание факта хозяйствования;
  4. Название хозяйствующего субъекта, который составил документ;
  5. Величина измерения факта;
  6. Кто совершил сделку и оформил документ;
  7. Подписи лиц, участвующих в создании документа и совершении сделки.

Личная карточка по унифицированной форме

Личная карта оформляется при приеме работника на основании тех документов, которые предоставляет работник. В дальнейшем записи делаются на основании Приказов руководителя (Например приказа на отпуск или перевод работнику в другое подразделение). При приеме на работу сотрудник, отвечающий за оформление карточки ставит свою подпись под внесенными сведениями, а также дает расписаться новому работнику в достоверности записанных в карточку сведений. Личная карточка содержит следующие разделы:

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector