Multi-finance.ru

Обзор финансовых рынков
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Срок хранения муниципального задания

Номенклатура дел в ДОУ (примерный образец-2020)

Номенклатура дел в ДОУ— систематизированный перечень наименования дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

В статье вы найдете ответы на вопросы: как оформляется номенклатура дел в ДОУ, ее содержание, сроки хранения документов, образец номенклатуры дел, приказ об ее утверждении и другие. На занятиях по курсу «Делопроизводство» много видела номенклатур дел ДОУ, но все они составлены с нарушением, так как оформляются в произвольной форме и не соответствуют общим правилам.

Номенклатура дел в ДОУ: как оформляется

Номенклатура дел в ДОУ оформляется в установленном порядке по общим правилам. Основой для разработки номенклатуры дел в ДОУ является Приказ Министерства культуры РФ № 558 от 25 августа 2010 года Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов , органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Приказ зарегистрирован в Минюсте РФ 8 сентября 2010 года № 18380.

Руководитель ДОУ прежде чем разрабатывать номенклатуру дел, должен внимательно изучить приказ № 558. Номенклатура дел может составляться на 5 лет и пересматриваться ежегодно.

С 18 февраля 2020 года вступит в силу Приказ Росархива от 20 декабря 2019 N 236 года «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Зарегистрирован приказ в Минюсте России 06 февраля 2020 года N 57449.

Этапы разработки номенклатуры дел

  1. Определить круг документов для включения в номенклатуру.
  2. Составить заголовки (наименования) дел.
  3. Разработать классификационную схему номенклатуры (порядок расположения дел).
  4. Определить сроки хранения дел.
  5. Определить системы индексации и установить индексы дел.

Содержание номенклатуры дел в ДОУ

Номенклатура дел ДОУ должна охватывать все документы, полученные и создаваемые в процессе деятельности дошкольного учреждения, которые должны быть сгруппированы в дела постоянного и временного срока хранения. В номенклатуре дел необходимо обратить внимание на конкретность и четкость формулировок заголовка дела.

По содержанию номенклатура дел может содержать следующие разделы:

  • Руководство
  • Организационные вопросы
  • Планирование
  • Финансирование деятельности
  • Трудовые отношения, кадровое делопроизводство
  • Охрана труда
  • Административно-хозяйственные вопросы
  • Делопроизводство и отчетность
  • Образовательная деятельность
  • Деятельность по присмотру и уходу и другие.

Форма номенклатуры дел

Форма номенклатуры дел включает пять граф:

  • индекс дела;
  • заголовок дела;
  • количество дел;
  • срок хранения дела;
  • примечание.

Индекс дела определяет руководитель самостоятельно. Заголовок дела должен соответствовать приказу № 558 например: Документы (акты, заключения, протоколы, отчеты о несчастных случаях и производственных авариях.

Срок хранения документов также определяется по приказу № 558 в соответствии с номером статьи. Например: Документы (акты, заключения, протоколы, отчеты о несчастных случаях и производственных авариях хранятся 75л, в соответствии со статьей 632.

В Примерную номенклатуру дел включаются дела, состоящие полностью из документов на бумажном носителе, и дела, состоящие из электронных документов (полностью или частично).

Номенклатура дел в ДОУ образец

Образец номенклатуры дел в ДОУ может быть только примерным, так как дошкольные образовательные учреждения могут быть разными по виду: ясли-сад; детский сад; детский сад компенсирующего вида; детский сад комбинированного вида и другие. Поэтому и номенклатура дел будет иметь свои особенности.

Каждый руководитель ДОУ на основе образца может разработать номенклатуру дел своего дошкольного образовательного учреждения.

Отметка «ЭПК», проставленная к срокам хранения отдельных категорий дел, означает, что документы, включенные в дело могут быть отнесены к сроку хранения «постоянно» или срок их временного хранения может быть продлен исходя из их практической надобности.

Например: 02-05 Документы (протоколы, планы, отчеты, справки, переписка) рабочих (творческих) групп комиссий по деятельности организации срок хранения указываем 5 л. (1) ЭПК ст.59 , а означает (1), что После завершения деятельности рабочих групп документы храним еще 5 л.

Срок хранения «до минования надобности» означает, что документы имеют только практическое значение, и срок их хранения не может быть менее 1 года.

Например: 01-01 Законы и иные нормативные правовые акты (указы, постановления, распоряжения РФ, муниципальные нормативные правовые акты) До минования надобности ст.1

Так как в законы часто вносятся изменения, это значит что устаревшие законы хранятся еще определенный срок 1 год

Приказ об утверждении номенклатуры дел в ДОУ (образец)

Наименование дошкольного образовательного учреждения

Об утверждении номенклатуры дел

В соответствии с Приказом Росархива от 22.05.2019 N 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления»

1.Утвердить номенклатуру дел в МАДОУ №___ на 2020 год (Приложение № 1 на 10 л. в 1 экз.)

2.Контроль оставляю за собой.

Заведующий __________ П.И. Иванова

Если информация оказалась полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Основные виды и сроки хранения бухгалтерских документов 16.07.2012

Деятельность любой организации, так или иначе, всегда связана с документацией самого разного рода – это учредительные документы компании, организационно-распорядительные, кадровые, а также документы бухгалтерского и налогового учета.

Бухгалтерские и налоговые документы выступают документальным подтверждением доходов и расходов организации, поэтому субъект хозяйственной деятельности обязан организовать их надлежащее хранение.

Чем руководствоваться при определении сроков хранения документов?

Статья 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» определяет, что организации обязаны хранить бухгалтерскую документацию в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но при этом минимальный срок хранения не может быть менее пяти лет.

Читать еще:  Постановление администрации клинского муниципального района

При определении конкретных сроков хранения бухгалтерской документации организации руководствуются Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558, который устанавливает следующий порядок и сроки хранения:

ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Прогнозирование

Текущее планирование

Ценообразование

ФИНАНСИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Финансирование, кредитование

УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ

Бухгалтерский учет и отчетность

Статистический учет и отчетность

Срок хранения «постоянно» документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.

Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.

Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.

Следует иметь в виду, что исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Так, например, исчислять срок хранения дел, законченных делопроизводством в 2010 г., организация начнет только с 1 января 2011 г. Особо обращаем внимание на то, что уничтожить документы, сроки хранения которых истекли, можно лишь в том случае, если период, к которому они относятся, уже проверен.

Как уже было отмечено, налоговое законодательство также требует от налогоплательщика обязательного хранения документов, правда, здесь основные сроки хранения чуть меньше. Налоговым кодексом Российской Федерации определено, что налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.

Мы не случайно отметили, что четыре года – это общие сроки хранения. Так как в отношении некоторых видов документов налоговое законодательство устанавливает специальные сроки хранения. Например, это касается документов, подтверждающих объем убытка, полученного налогоплательщиком.

НК РФ установлено, что такие документы сохраняются налогоплательщиком в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков. Напомним, что НК РФ предоставляет налогоплательщику право переносить убыток на будущее в течение десяти лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором убыток получен, в силу чего документы, подтверждающие сумму убытка, должны сохраняться налогоплательщиком в течение десяти лет.

Несмотря на то, что НК РФ обязывает налогоплательщика сохранять документы только в течение четырех лет, хранить всю бухгалтерскую и налоговую документацию следует в течение пятилетнего срока. Ведь НК РФ не содержит конкретного перечня документов, подлежащих хранению в течение четырех лет, поэтому такая мера может помочь налогоплательщику избежать проблем при проверках.

Бухгалтерская документация текущего финансового года хранится в бухгалтерской службе организации, причем ее хранение может осуществляться либо в отдельном помещении, либо в закрывающихся шкафах в самой бухгалтерии. Эта мера направлена на защиту документов от несанкционированных исправлений. Ответственность за сохранность документов несут лица, назначенные главным бухгалтером.

Татьяна Войцехович
Ведущий эксперт компании «Делис Архив»

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Номенклатура дел — сводный перечень наименований документов делопроизводства в организации с указанием сроков их хранения. Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации.

Нормативная база

Продолжительность нахождения в архиве документов по номенклатуре дел определяет архивное законодательство. Недавно Росархив установил новые сроки хранения кадровых документов, поэтому рекомендуем пересмотреть ЛНА, чтобы учесть в них изменения.

Сроки хранения документов устанавливают:

  1. Трудовой кодекс РФ, статьи 230, 230.1.
  2. Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
  3. Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, утвердивший перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения (Перечень), где определены обязательства для всех организаций по разного рода документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
  4. «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).

Не стоит забывать, что нормативные акты, которые определяют, сколько хранятся документы в архиве организации, носят рекомендательный характер.

Правила хранения

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и сохранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел.

1. Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:

  • наименование организации (в полном виде);
  • наименование структурного подразделения (в полном виде);
  • номер дела (в соответствии с номенклатурой);
  • заголовок дела;
  • срок сбережения документов по номенклатуре. К примеру, срок хранения приказов по основной деятельности — постоянно, но если организация не является источником комплектования архивов, то до ее ликвидации.

2. В дело подшиваются:

  • только оформленные и исполненные документы;
  • один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев;
  • изданные в одном календарном году.

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, и, как правило, их подшивают в разные дела. На каждом ставят сроки хранения приказов по личному составу: например, на папке с приказами о предоставлении отпуска по уходу за ребенком — 75 лет, с приказами о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска — 5 лет, с приказами о дисциплинарных взысканиях — 3 года и т. д.

Читать еще:  Закон о разграничении муниципального имущества

Сроки хранения

В таблице приведены сроки хранения документов по номенклатуре дел и статьи по перечню, который действует с начала 2020 года.

Продолжительность нахождения в архиве компании

Изменились сроки хранения документов в компаниях

Федеральное архивное агентство России выпустило Приказ от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Зарегистрирован в Минюсте России 06.02.2020.

В чём суть документа?

Что будет с ранее применявшимся перечнем?

Кого касается новый перечень?

Для удобства пользования перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания.

Какие сроки хранения установлены для основных бухгалтерских документов?

Документы о получении зарплаты нужно хранить шесть лет, а не пять. Это касается только случаев, когда у работников есть лицевые счета.

В 15 раз снизили срок хранения реестров сведений о доходах физлиц. Теперь это пять лет вместо 75.

Для лицевых счетов работников срок хранения тоже скорректировали. Прежний срок 75 лет остался только для документов, по которым делопроизводство закончено до конца 2002 года. Если оно закончено после 1 января 2003 года, хранить лицевой счёт нужно 50 лет.

Срок хранения первичных учетных документов остался прежним — пять лет. Однако теперь норма содержит уточнение: если есть споры или разногласия, документы нужно хранить до принятия решения по делу.

Закреплена обязанность пять лет хранить справки:

— об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов;

— о состоянии расчётов с бюджетом.

Кроме того, теперь есть прямая норма для расчётов по страховым взносам. И годовые, и квартальные документы нужно хранить 50 или 75 лет в зависимости от того, когда закончено делопроизводство.

Срок хранения документов о дебиторской и кредиторской задолженности остался прежним — пять лет. Однако теперь появилось уточнение, что он применяется при условии погашения долга.

Что по основным средствам?

Есть ли специальные сроки хранения для «упрощенцев»?

Изменились ли сроки хранения договоров и соглашений?

Договор лизинга следует хранить 5 лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества. Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу. По прежнему перечню хранить нужно было постоянно. Аналогичные изменения затронули все документы по лизингу.

Документы по залогу недвижимости хранятся 10 лет вместо постоянного хранения. Как и для лизинга, срок считают с момента истечения срока действия договора или выкупа имущества. В случае спора документы хранят до принятия решения по делу.

Договор поручения следует хранить 15 или 10 лет в зависимости от вида имущества, вместо пяти лет.

Договор кредита или займа с условием о залоге имущества нужно хранить 10 лет. Требование касается и документов, подтверждающих предоставление средств и исполнение обязательств должником. Это исключение из общего правила 5-летнего хранения кредитных договоров.

Как изменился срок хранения документов для ВЭД?

Что поменялось в сроках хранения кадровых документов?

— график отпусков — три года, а не год;

— книги, журналы, карточки учёта, базы данных отпусков — пять лет вместо трёх.

Некоторые документы нужно будет хранить меньше, чем сейчас:

— документы о дисциплинарных взысканиях — три года вместо пяти лет;

— заявки о потребности в иностранцах — год вместо пяти лет;

— документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда — пять лет, а не постоянно;

— книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий — 45 лет, а не постоянно.

Для ряда документов срок хранения будет зависеть от того, когда по ним закончено делопроизводство: если до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет, если после — 50 лет. Среди них трудовые договоры, документы о приёме, переводе, увольнении, личные карточки работников. В прежнем перечне для таких документов был установлен срок хранения 75 лет.

Кроме того, для отдельных видов документов установили специальный срок хранения. Так, уведомления, предупреждения работников нужно будет хранить три года. Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии придётся хранить год. Журналы, книги учёта инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) понадобится хранить 45 лет.

Какие сроки хранения установлены для бюджетных организаций?

План финансово-хозяйственной деятельности нужно хранить столько же, сколько бюджетную смету: 5 лет по месту утверждения и постоянно по месту разработки. По прежнему перечню бюджетные сметы по месту утверждения и разработки нужно было хранить постоянно. Кроме того, не было отдельных положений для плана ФХД. На него распространялись общие требования к годовым планам организации — постоянное хранение.

Появились отдельные нормы для отчётов о выполнении планов ФХД: годовые нужно хранить постоянно, квартальные — 5 лет, месячные — 1 год.

Документы о передаче имущества в оперативное управление или хозяйственное ведение нужно хранить «до ликвидации организации». Прежний перечень определял только сроки хранения переписки о передаче имущества. Её нужно было хранить 10 лет, если экспертная комиссия не продлевала этот срок.

Читать еще:  Доплата за классный чин муниципальным служащим

Что с документами по госзакупкам?

Планы-графики следует хранить 3 года.

Документы, составленные в ходе проведения конкурентных способов госзакупок, нужно будет хранить в течение 3 лет независимо от объекта и объёма закупки. Для госзакупок эти правила распространили на извещения, документацию, протоколы, изменения и разъяснения положений документации, заявки участников, аудиозаписи вскрытия конвертов участников. Для закупок по Закону № 223-ФЗ по таким правилам будут хранить извещения, положения о закупке и протоколы.

Для контрактов и договоров срок хранения останется прежним — 5 лет.

Сокращён срок хранения журналов регистрации заявок и представителей участников. По новым правилам он составит 3 года вместо 5 лет.

Что ещё принёс Приказ Росархива?

— о намерении государственного или муниципального служащего выполнять иную оплачиваемую работу;

— о получении подарков в связи с протокольными или другими официальными мероприятиями, а также командировками;

— об обращениях с целью склонить к коррупции;

— о личной заинтересованности, которая приводит или может привести к конфликту интересов.

В прежних правилах упоминались только уведомления о фактах склонения к коррупции и об осуществлении иной оплачиваемой деятельности. Срок также был 5 лет, однако экспертная комиссия могла его продлить.

В перечне установлены сроки хранения и для других документов.

Какая ответственность предусмотрена за несоблюдение сроков хранения?

Согласно ст. 15.11 КоАП РФ отсутствие у компании первичных учётных документов, и (или) регистров бухучёта, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчётности в течение установленных сроков хранения таких документов квалифицируется как грубое нарушение требований к бухучёту. Оно влечёт наложение штрафа на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей.

Согласно ст. 120 НК РФ отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учёта считается грубым нарушением правил учёта доходов и расходов и объектов налогообложения, за которое взимается штраф в размере 10 000 рублей; за то же нарушение в течение нескольких периодов — 30 000 рублей. Если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы, то штраф, налагаемый на компанию, составит 20% суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Кроме того, отсутствие первичных бухгалтерских документов при проведении налоговой проверки чревато доначислениям налогов расчётным путём.

Примерная номенклатура дел отдела образования администрации муниципального образования

УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ РЕСПУБЛИКИ БУРЯТИЯ

ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОТДЕЛА ОБРАЗОВАНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

Сроки хранения дел и номера статей

в номенклатуре дел проставлены в

соответствии с «Перечнем типовых

управленческих архивных документов,

образующихся в процессе деятельности

государственных органов, органов

местного самоуправления и организаций,

с указанием сроков хранения, М., 2010 г.

Рекомендации по применению Примерной номенклатуры дел Отдела образования Администрации муниципального образования

Примерная номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве Отдела образования Администрации муниципального образования (далее – Отдел), является методической основой для рационального построения делопроизводства.

Примерная номенклатура дел построена по структурному принципу, внутри разделов документы располагаются по их значимости.

Примерная номенклатура дел составлена в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 000.

Примерная номенклатура дел может быть использована при составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел.

Индивидуальная номенклатура дел должна отражать все виды документов, образующихся в деятельности Отдела, в том числе специфические, не предусмотренные примерной номенклатурой дел.

При составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел следует:

— выбрать из примерной номенклатуры дел заголовки тех дел, которые фактически заведены или предполагается завести в делопроизводстве Отдела;

— уточнить и конкретизировать заголовки дел, переносимые из примерной номенклатуры дел в индивидуальную;

— дополнить индивидуальную номенклатуру дел заголовками дел, не предусмотренных примерной номенклатурой дел.

Для дел, не предусмотренных примерной номенклатурой дел, сроки хранения устанавливаются в соответствии с перечнями или по согласованию с архивным органом (архивным отделом ) Администрации муниципального образования путем определения научной, исторической или практической ценности документов специалистами экспертной комиссии Отдела.

Все сроки хранения являются обязательными при составлении номенклатуры дел. В конкретных случаях к сроку хранения некоторых дел может быть указана отметка «ЭПК», которая означает, что часть документов дела может быть отнесена к сроку хранения «постоянно». В таких случаях по истечении установленного срока должна проводиться дополнительная полистная экспертиза ценности документов.

Форма конкретной номенклатуры дел определена Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия, утвержденными приказом Управления по делам архивов Республики Бурятия от 29 июня 2010 г. № 32.

Заголовки дел в номенклатуре дел ежегодно уточняются. Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел составляется в IV квартале текущего года на следующий год специалистом, ответственным за организацию делопроизводства, согласовывается с экспертной комиссией Отдела, а затем (архивным отделом) Администрации муниципального образования, утверждается руководителем Отдела. Отдел обязан не реже одного раза в пять лет согласовывать номенклатуру дел с архивным органом (архивным отделом) Администрации муниципального образования. В случае коренного изменения функций и структуры Отдела должна быть разработана новая номенклатура дел.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector